Система хранения документов дома: Как правильно организовать хранение документов дома, популярные способы и идеи

Основные виды:

• простые папки на кнопках, замках. Желательно выбирать прозрачный пластик. Либо модели с окошками для нанесения записи;
• скоросшиватели с файлами. Стоят недорого, удобные в работе. Видно содержимое прозрачных кармашков. Бывают окошки для нанесения надписей. Минус — мягкая обложка;

• папки с кольцами. Вариант дороже, механизм сложнее. Имеется солидная, твердая обложка. Отличаются вместимостью, удобством. Подойдут для самых важных договоров, личных документов;

Для мелких листочков удобнее завести бумажные конверты либо пакетики с застежками zip.

Корзины

Корзины легко приобрести в хозяйственных магазинах, отделах канцелярии. Множество идей предлагают гипермаркеты Икеа, Леруа Мерлен. Чаще емкости выполнены из пластика. Встречаются картонные, металлические модели.

Недостаток — открытое хранение. Корзины оставляют на столах, реже убирают внутрь шкафа, стеллажа. Достоинство — возможность наполнять документацией разного формата, толщины, скоросшивателями. Существуют разборные конструкции.

Комод

Удачный способ, как легко организовать хранение различных документов дома. Достаточно осуществить складирование в комод. Вариант идеально подходит для большого количества. Несомненный плюс — быстрый поиск, просто сохранять дома порядок. Несложно выдвинуть, посмотреть, вернуть назад. Ящики выдерживают внушительный вес, долго служат. Пластиковые корзинки, органайзеры быстрее ломаются.

Держатель для бумаг

Представляет собой органайзер с отделениями. Бывает оснащение стаканчиками для ручек, карандашей, зажимами для записок. Ошибочно считать держатели исключительно офисным вариантом. Удобно использовать дома. Нужно спрятать — конструкция убирается в шкаф.

Держатели делаются из пластика, могут иметь металлические элементы, произвольное количество полочек.

Система и идеи хранения

Редкий хозяин задумывается о системном хранении документов. Чаще дома выделяется ящик, полка шкафа. Поиски маленькой справки от нарколога, справки об отсутствии судимости, старой квитанции занимают немало времени. Приходится вытаскивать кипы бумажек, перебирать, складировать. Второй минус — постоянный беспорядок. Избавить от подобных хлопот поможет домашняя систематизация.

Плюсы системного хранения дома:

• поддерживается порядок;
• легко находить нужные документы;
• документы не теряются.

Минусы:

• нужно подобрать систему;
• требуется время для организации;
• необходимо привыкнуть.

Идеи для организации системного хранения документов дома:

• настольные органайзеры. Больше подходят для бухгалтерских документов, рабочих бумаг. Простой органайзер несложно сделать своими руками;
• коробки. Подойдет картонная, пластиковая тара с отверстиями, замками, крышками. Моделей масса. Хорошо иметь внутри разделители;
• лотки для корреспонденции. Применяются для постоянно используемой документации;

• настольные мини-комоды с выдвижными ящиками. По желанию устанавливаются на тумбочки, в шкаф;
• этажерки, тележки на колесиках. Удобная идея для работающих дома людей. Поместится много документов, легко сохранить в опрятном, бережном виде, никаких заломов. Наполнение на виду, конструкция просто перемещается.

Особо важные бумаги хранят в сейфе. Наличие специального шкафчика с замком не отменяет необходимости следить за порядком. Рекомендуем приобрести необходимые папки, удобные коробочки, органайзеры.

Важный момент — проводите ревизию, выбрасывайте мусор. Квитанции не должны храниться дольше трех лет. Срок годности справок от врачей меньше. Дома не нужны документы от выброшенного пылесоса, сгоревшей стиральной машины. Захламление портит настроение, забирает энергию.

Предыдущая

Системы храненияВарианты для изготовления ящика для хранения овощей

Следующая

Системы храненияВарианты хранения сковородок и кастрюль на кухне

Эффективная домашняя файловая система, которая экономит ваше время

Будучи профессиональным организатором из Сиэтла, когда дело доходит до помощи нашим клиентам, мы сталкиваемся с одной из самых больших проблем — это бумажный беспорядок.

Но знаете, почему?

Потому что он есть у всех! #Shocker

Каждый день нас заваливают новой порцией бумажной работы.

От разрешений, художественных проектов + школьных заданий до квитанций + почта. Итак, когда дело доходит до драки, большинство из нас понятия не имеет, как управлять тем, что со всем этим делать.

Когда вам кажется, что вы тонете в море переработанных деревьев + как только вы начинаете продвигаться вперед — на кухонном столе или прихожей начинают накапливаться новые стопки бумаги…

Спросите себя…

• Где в моем доме хранятся документы, которые слишком важны, чтобы их можно было просто сдать на переработку?

• Есть ли у меня система хранения документов?

• Как работает моя файловая система?

Я знаю, что это расстраивает, но сделайте глубокий вдох, друг, выдохните весь стресс, который приходит вместе с беспорядком.

Потому что сегодня мы собираемся научить вас основам создания действительно работающей системы домашнего хранения документов.

А затем, поскольку в душе мы серверы… мы углубимся в то, как сделать все это цифровым, насколько это возможно.

И самое интересное…

Вы больше не будете задыхаться в бумажной работе!

На самом деле, наша домашняя файловая система настолько проста и интуитивно понятна, что ее должен иметь каждый. #Biased

Чтобы все было организовано, нужно приложить совсем немного усилий!

Готов, друг? Давайте углубимся.

Вещь № 1, которую вы должны сделать, чтобы все домашние файловые системы работали

Если вы воспользуетесь только одним советом по организации из наших сегодняшних слов, сделайте это.

Когда дело доходит до создания домашней файловой системы, «Планируйте свою работу, работайте по своему плану».

Совершенно б-р-и-л-л-и-а-н-т цитата дорогого друга нашей семьи (+ бывшего главного тренера НФЛ) Денниса Грина. Нам это нравится, потому что оно подчеркивает стремление тренера к успеху + и его непоколебимую веру в то, что для достижения успеха нужно следовать системе.

Примечание: за свою тренерскую карьеру в «Миннесотских викингах» он набрал 97-62 балла, так что очевидно, что он делал что-то правильно!

Ладно, хватит отвлекать…

К счастью, для нас совет тренера Грина универсален. И его можно легко применить для создания и управления организованной домашней картотекой.

Но тормози скутер!

Это не значит сесть в машину, отправиться в офисный склад + ни с того ни с сего, набить корзину кучей манильских папок, висящих папок + изготовитель этикеток.

Конечно, шоппинг-терапия приятна, потому что на первый взгляд кажется, что вы продвигаетесь вперед.

Однако со временем вы, скорее всего, обнаружите, что все еще несчастны, разочарованы, недовольны + перегружены всем этим. А для тех из вас, кто сидит посреди сумасшествия бумажного беспорядка и кивает головой *подмигивает*, не беспокойтесь, мой друг.

Шаг 1: Планируйте свою работу

Успех создания домашней файловой системы зависит от п-л-а-н-н-и-н-г.

Свернуть

То, что мы рассматриваем как беспорядок, другие могут считать необходимым — поэтому у нас есть нежелательная почта, которая волшебным образом появляется в виде каталогов, купонов или других случайных предложений.

Люди из отдела маркетинга считают эти пачки бумаги необходимыми. Мы, однако, рассматриваем их как ненужный беспорядок 🙂

Помимо случайной нежелательной почты, которую довольно легко выбросить в мусорную корзину, — как вы должны минимизировать беспорядок из счетов и других относительно важных документов?

Ну, наклонись поближе, дорогая, потому что ответ на этот вопрос довольно прост — останови их, пока они не проникли в твой дом.

А?

Прекрасно то, что мы живем в волшебное время, когда почти все доступно онлайн. Будь то банковские выписки или ваш счет за воду, эти вещи могут быть легко доставлены вам в электронном виде, а не отправлены вам по почте в печатной бумажной форме. Таким образом, следующим шагом в создании действительно работающей домашней картотеки является минимизация физического беспорядка за счет перехода на цифровые технологии.

Шаг 2. Сократите беспорядок, перейдя на цифровые технологии

На самом деле, я рад поделиться с вами тем, как именно мы оцифровали каждую квитанцию, счет и почти каждый другой важный документ для нашей личной домашней файловой системы позже (psst … я упоминал, что весь наш бизнес также на 100 % безбумажной?) 

Немного нервничаете по поводу того, чтобы сделать решительный шаг? Не совсем уверены, что хотите все оцифровать? Хорошо, вы не должны этого делать, потому что есть несколько важных документов, которые вы хотите сохранить на физическом носителе, но как вы обеспечиваете обмен данными между цифровыми и физическими файловыми системами?

Что ж, мы скоро поговорим об этом здесь, а пока ваша задача — перейти на цифровые технологии. Все, что вы можете получить онлайн-выписки или безбумажного выставления счетов от добро + сделать это.

Категоризация

Все, что вы не можете оцифровать или просто не хотите, мы хотим, чтобы это было организовано в несколько широких категорий. На самом деле, даже если вы полностью отказываетесь от бумаги и оцифровываете все, что видите, вам также следует использовать эти широкие категории.

Шаг 3. Классифицируйте вашу домашнюю файловую систему

Помните, я говорил, что наша файловая система проста? Что ж, попробуй так…

Разделите категории на две стопки.

Мы называем их ДВУМЯ П: Личное + Собственность.

Все, что связано с вами, вашей семьей или вашими близкими, классифицируется как «Личное» + все, что связано с вашим домом, вашими автомобилями или вашими устройствами, является «Собственностью».

Легко, да?

Говорил тебе, это было легко 🙂

Подкатегория 

Если вы думаете про себя… это было слишком просто, вы были правы. Но это не становится намного сложнее.

С этого момента мы действительно начинаем настраивать домашнюю файловую систему в соответствии с потребностями каждого клиента.

Личное + имущество каждого человека несколько уникальны или отличаются в зависимости от того, где они находятся в жизни.

Чтобы помочь вам начать работу, мы собрали несколько подкатегорий, которые могут вам понадобиться как для личного, так и для имущества.

Шаг: 4 Подкатегории вашей домашней системы хранения документов

Подкатегории личных документов

• свидетельства о рождении, браке и т. д.

• документы о разводе

  90 020

• платежные квитанции

• паспорта

• документы медицинского страхования

• табель успеваемости (на каждого ребенка)

• справки об образовании

• налоговые декларации

• Завещания

• Медицинские карты (или каждого члена семьи)

Подкатегории регистрации собственности

• Содержание дома (расценки + квитанции за недавний ремонт дома)

• квитанции за крупногабаритные отправления

• гарантии и руководства по эксплуатации (электроника и бытовая техника)

• копия договора аренды, если вы арендуете

• документы о страховании жилья

• Кредитные документы

• Договоры ипотеки

• Коммунальные платежи

• Автомобильные документы

Теперь, когда вы спланировали это, у вас есть стратегия по минимизации беспорядка , широко классифицируйте + определите свои собственные подкатегории для вашей домашней файловой системы, все, что осталось, это… работать по вашему плану.

Этап: 5 Работа над планом

Кажется, что это банально, но очень важно организовать все в своем доме. Но особенно для поддержания вашей домашней файловой системы вы действительно должны ее использовать.

Это не может быть вещь, которую вы настроили один раз + потом забыли о ней, потому что она спрятана в шкафу, внутри картотеки, внутри папок с подпапками… вы поняли?

Это не будет та штука, которая волшебным образом запишется сама по себе только потому, что вы пошли дальше + купили кучу красивых папок с цветовой кодировкой + этикетки.

Как использовать домашнюю систему хранения документов

Вы убедитесь, что используете домашнюю систему хранения документов, отметив время в своем календаре (ежедневно, еженедельно, раз в две недели, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно и т. д.), чтобы укрепить свои новые документы. привычки.

Вы обнаружите, что чем чаще вы «работаете по своему плану», тем проще и рутиннее становится домашняя система хранения документов. Чем больше вы настраиваете свои категории + подкатегории для всего, что вам нужно, тем меньше времени уходит на их удаление.

Я не могу вам передать, насколько наши клиенты ценят тот факт, что мы громко говорим — организационные системы терпят неудачу — когда игнорируем их. И наши члены-организаторы любят постоянную организацию, потому что, когда жизнь становится беспокойной, отношения с их организатором — это то, что заставляет их нести ответственность + держать их на вершине своей домашней системы регистрации.

Другими словами, лучшая система хранения документов для вашего дома — это та, которой вы пользуетесь 🙂

Цифровая система хранения документов

Как мы оцифровываем каждую квитанцию, счет и важный документ, чтобы быть почти на 100% безбумажным

Когда мы начинали Elegant Простота Еще в 2009 году мы быстро поняли, что предоставление клиенту физических копий документов не только расточительно для окружающей среды, но и невыгодно для клиента.

Мы давали клиентам документы только для того, чтобы помочь им их организовать. Короче говоря, мы усугубляли их проблему, прежде чем помочь решить ее.

Итак, всего через несколько месяцев после начала нашего бизнеса мы начали доставлять все наши документы в цифровом виде клиентам, генеральным подрядчикам, субподрядчикам, архитекторам и строителям.

И мы создали цифровую систему хранения документов для нашего бизнеса, что означало: меньше бумаги, лучше планета.

Но вопрос так и остался без ответа.

Что мы делаем с бумажными копиями счетов и квитанций? Мы начали со сканера, который был большим и неуклюжим +, честно говоря, доставлял неприятности, сами знаете что, но мы понимали его ценность + знали, что технология будет развиваться быстро.

И прежде чем мы узнали об этом, мы обнаружили приложение, которое превратило наш iPhone в карманный сканер.

Сегодня мы используем Adobe Scan (доступно в магазине приложений), когда нам отправляют бумажную копию счета, квитанции или любого другого важного документа. Мы открываем приложение, делаем снимок + сохраняем его в нашей цифровой файловой системе.

И мы используем домашнюю систему регистрации документов Plan Your Work, Work Your Plan как для бизнеса, так и для личных нужд.

Фактически, так же, как мы классифицируем или подкатегоризируем физические файловые системы, мы делаем это для цифровых файловых систем. Итак, давайте поговорим об этом…

Как создать непрерывность между вашей физической и цифровой файловой системой

Теперь, когда вы знаете, как мы используем Adobe Scan для оцифровки наших счетов, квитанций и других важных документов, давайте поговорим о том, как обеспечить непрерывность между вашей физической и цифровой файловой системой. домашняя файловая система.

К счастью, это не так сложно, как кажется, потому что вы уже выполнили предварительную работу по определению + созданию всех своих подкатегорий в разделе «Личное» + «Собственность».

Предположим, вы работаете преимущественно с физической файловой системой.

То, что вы хотите сделать, это продублировать каждую папку, которая есть в вашей физической файловой системе, и создать точно такие же папки в вашей цифровой системе, чтобы обе системы выровнялись по именованию и иерархии.

Другими словами, файловая система, которую вы используете физически, имеет цифровую копию. Теперь вы не собираетесь записывать что-то в цифровом виде, а затем и физически, но мы хотим, чтобы две файловые системы общались друг с другом так, как вы привыкли их видеть.

Это позволяет вам хранить в цифровом виде все ваши повторяющиеся ежемесячные счета (счета, которые вы вставили в безбумажный биллинг, т. е. выписки по ипотеке), а также иметь папки на случай, если что-то будет невероятно важным + не может быть цифровым.

Хотите узнать больше? Вам понравится руководство для начинающих по важным документам!

Как я и обещал… проще простого, друг!

Несмотря на то, что создать домашнюю систему хранения документов несложно, она может оказаться непосильной + требует много времени, особенно если вы хотите, чтобы все было сделано правильно + вы просто не знаете, как это сделать.

Конечно, это требует больше времени, чем мы надеемся, много энергии + иногда даже немного усилий, чтобы сделать это, но, положа руку на сердце, если вы используете домашнюю файловую систему «Планируйте свою работу, работайте по своему плану», вы не будете Вы только влюбитесь по уши в то, что вся ваша домашняя файловая система организована, но она масштабируема + действительно работает — независимо от того, какая проблема, по вашему мнению, стоит на пути.

Это такой невероятно полезный процесс навести порядок и навести порядок, потому что вы, наконец, можете наслаждаться своим домом без бумаги, лежащей на поверхностях. #ОЧувство

И знаете что, если вы чувствуете себя как рыба, вытащенная из воды, знайте, что мы здесь, чтобы протянуть вам руку помощи,  давайте поговорим.

П.С. Если вам понравилась эта статья, то вам действительно понравится «4 дня до более красивого и функционального дома».

Главная ОрганизацияШерри Монте 30 мая 2022 2 комментария

Home File System Ideas — Организованная мама

Все эти бумаги могут полностью занять ваш письменный стол, прилавки и столы. А если серьезно, как мы на самом деле получаем столько бумаги? Чтобы бороться с бумажным беспорядком, есть несколько систем, которые вы можете внедрить, чтобы не допустить кучи бумаги. Независимо от того, как вы хотите хранить свои бумаги, я дам вам несколько советов по их организации. Кроме того, у меня есть несколько категорий домашней файловой системы, которые вы можете использовать, чтобы поддерживать порядок в своих документах.

Система хранения документов в картотеках

Наиболее распространенным вариантом создания домашних систем хранения документов является использование шкафов хранения документов. Есть шкафы разных размеров. Найдите тот, который будет работать для ваших документов. Но убедитесь, что шкаф для документов не слишком велик, иначе вы соберете бумаги, которые вам не нужны. Не уверены в размере? Начните с небольшого шкафа для документов. Вы всегда можете добавить еще один, если вам нужно. Но когда вы начинаете с небольшого шкафа для документов, вы, скорее всего, будете хранить только те бумаги, которые вам действительно нужны!

Теперь с каждым шкафом для документов вы должны убедиться, что у вас есть визуальная составляющая. Это означает, что вам нужен какой-то способ узнать, что находится внутри картотеки. Мне нравится использовать индекс, в который я записываю все файлы, находящиеся в ящике, и размещаю их снаружи или непосредственно внутри картотеки.

Еще одна вещь, которую следует учитывать при настройке картотеки, — это создание процесса расхламления ненужных документов перед тем, как положить их в картотеку. У многих людей есть лоток для бумаг. Мне нравится, что это способ сортировать бумаги перед подачей. Используйте этот лоток в качестве сортировочной кучи. Решите, что нужно подпилить, а что можно измельчить. Держите шредер рядом с вашим шкафом для документов, чтобы его было легко навести порядок.

Категории домашней файловой системы

Теперь я также предпочитаю систематизировать создание категорий для вашей домашней файловой системы. Я начинаю с рассмотрения всего, что нам обычно нужно сохранить. Затем я создаю папки для каждой категории. Ниже я включил общие категории и подкатегории для домашней файловой системы. Я начинаю с группировки предметов по категориям. Затем я разбиваю все на подкатегории по каждой категории. Вы также можете получить дикий и цветовой код для каждой категории. Или просто придерживайтесь одного цвета, чтобы упростить задачу. Когда вы помещаете категории в свою картотеку, вы можете расположить их по алфавиту или по тому, как часто они вам нужны. Один клиент хранил все медицинские и денежные файлы в передней части своего шкафа с документами. А файлы дома и машины сзади, в зависимости от того, как часто ей нужно было подшивать и находить файлы.

Домашняя файловая система Категории + подкатегории

• Медицина
  • Индивидуальный член семьи
• Дом
  • Документы на недвижимость
  • Квитанции за крупную бытовую технику
  • Документы для крупных проектов по благоустройству дома
  • Документы для крупных покупок жилья
  • Страхование домовладельцев
  • Страхование арендаторов
  • Любой другой документ, относящийся к дому
• Автомобиль
  • Страхование
  • Документы для ремонта/обслуживания
  • Титул
• Финансы
  • Кредитные карты
  • Банк
  • Кредиты
  • Инвестиции
  • Налоги
• Важные документы
  • Свидетельство о браке
  • Свидетельство о рождении
  • Паспорта
  • Карточки социального обеспечения
  • Документы об усыновлении
  • Свидетельства о смерти
  • Декреты о разводе
  • Военный учет
  • Доверенность
  • Воля и доверие
• Гарантии
  • Крупная бытовая техника
  • Детские товары
  • Крупные закупки

Хранение документов на рабочем столе

Хотя я люблю организованный шкаф для документов, я знаю, что не каждый может с ним справиться. Итак, у меня есть несколько идей, как упорядочить ваши документы, оставив органайзеры на вашем столе.

Первый способ сделать это — использовать держатели журналов. Каждый держатель может быть категорией. И все документы идут в этот держатель. Пометьте держатель журнала, чтобы вы могли найти нужную категорию. Мне нравится эта система, потому что ее легко зарегистрировать и легко найти. Единственное, что держатели для журналов могут быть заполнены, поэтому вам придется часто расхламляться.

Еще один способ создать домашнюю систему хранения документов — использовать ящик для хранения документов. Это коробка, в которой хранятся ваши файлы, похожая на картотечный шкаф. Но вы держите его на своем столе или на полке. Мне это нравится, потому что это позволяет вам по-прежнему подшивать документы, не беспокоясь о том, что вы забудете, куда положили их в большом шкафу для документов. Сложность с ящиками для документов заключается в том, что они обычно поставляются с крышкой. И бумаги могут легко складываться друг на друга на этой крышке. Итак, мое решение? Снимите крышку, чтобы вы могли легко добавлять бумаги в нужные папки. Просто убедитесь, что у вас есть план по расхламлению бумаг до того, как вы начнете свою папку для документов.

Как не отставать от домашней системы хранения документов

Независимо от того, какую домашнюю систему хранения документов вы используете, вы должны убедиться, что у вас есть система для расхламления документов как до подачи, так и после нее. Один из способов, которым я люблю это делать, — установить время раз в год для просмотра всех моих файлов, чтобы уничтожить все, что мне больше не нужно. Я также стараюсь перевести как можно больше бумаги в цифровой формат, чтобы я мог хранить файлы на своем компьютере, что упрощает поиск. И я бы посоветовал получить мой бесплатный контрольный список Declutter Paper Like A Pro. Этот контрольный список помог тысячам людей с легкостью избавиться от хлама в бумаге! Загрузите свой прямо сейчас!

Хотите узнать больше о бумажных беспорядках? Ознакомьтесь со следующими ресурсами:

Что делать со старыми бумагами

Организация бумаги как профессионал

Как справиться с бумажным беспорядком

Теперь ваша очередь создать домашнюю систему хранения документов, которая будет работать на вас.