Документы как хранить: Хранение документов дома: идеи организации с фото

Как организовать хранение документов дома

Для хранения документов дома можно применять специальные полки, выдвижные ящики, короба.

1. перебрать;
2. выкинуть неактуальное;
3. рассортировать остатки.

Папки для хранения документов покупаются заранее. Понадобится несколько штук для квитанций, свидетельств, договоров.

Чтобы навести порядок, содержимое хранилищ складывают в одну кучу и затем по одной бумаге тщательно изучают. Некоторые письма, расписки имеют юридический вес даже через несколько десятков лет. Например, переписку с судебными приставами, о том, что бывший муж не платит алименты ребенку, сохраняют. Такая информация может стать доказательной базой в дальнейшем.

Легко можно избавиться от:

1. чеков из магазинов, по истечению срока возврата покупки;
2. уведомлений из налоговой инспекции, о приближении срока предоставления отчетов;
3. квитанции со сроком давности свыше 3 лет;
4. устаревших гарантийных талонов, инструкций.

Наводим порядок: сортировка

Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.

Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.

Срок давности бумаг варьируется от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл проредить бумажные залежи, чтобы избавиться от бесполезного балласта. Информацию о сроке давности документа проще всего получить у того, кто его выдает. Постоянно (пока они актуальны) хранятся следующие типы бумаг:

• Документы на недвижимость, машину (пока вы владелец).
• Семейные: свидетельства о браке и рождении, завещания.
• Касающиеся образования (аттестаты, дипломы), работы и выхода на пенсию.
• Нотариально заверенные бумаги.
• Касающиеся здоровья, например, выписки из больницы, результаты обследований. Корешки квитанций частных клиник, которые могут понадобиться для страховых выплат, сберегают 2 года.

Чеки на крупные и дорогие покупки сохраняются в течение срока, указанного в гарантийном талоне, в стандартном случае — 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг, а также услуг врача, преподавателя, адвоката необходимо сберегать 3, максимум 5 лет, после чего от них избавляются.

Систематизация

Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.

Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации.

В этом случае появляются следующие группы:

• документы на жилье,
• налоговые,
• медицинские и далее по необходимости.

Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.

Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их. 

В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:

• Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
• Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
• Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.

Правила хранения документов дома

Чтобы у вас в документах всегда был порядок, регулярно просматривайте их на актуальность.

Быстро устаревают:

1. Оплаченные коммунальные квитанции. Эти сведения актуальны в течение трех лет;
2. Ежегодно возобновляемые договора.

Как и в чем хранить документы дома

Дома организовать хранение документов просто в шкафу, комоде, на полочке. Помогают корзинки, органайзеры, папки, коробки, передвижные этажерки, тележки, мини-комоды.

Папки для хранения

Доступный любому человеку вариант. Продается в магазинах канцелярии. Нетрудно найти подходящий цвет, размер, форму, способ крепления.

Основные виды:

• простые папки на кнопках, замках. Желательно выбирать прозрачный пластик. Либо модели с окошками для нанесения записи;
• скоросшиватели с файлами. Стоят недорого, удобные в работе. Видно содержимое прозрачных кармашков. Бывают окошки для нанесения надписей. Минус — мягкая обложка;
• папки с кольцами. Вариант дороже, механизм сложнее. Имеется солидная, твердая обложка. Отличаются вместимостью, удобством. Подойдут для самых важных договоров, личных документов;

Для мелких листочков удобнее завести бумажные конверты либо пакетики с застежками zip.

Папка для бумаг

Плюсы:

• недорогая;
• легкий доступ к бумагам;
• в коробке или лотке для бумаг с помощью папок можно добиться большего порядка.

Минусы:

• поместится немного бумаг
• все они будут лежать вперемешку, документы меньшего формата могут затеряться
• из папок-уголков бумаги могут случайно выпасть
• тонкий пластик недолговечен
• не впишется в аккуратный интерьер

Для упорядочивания папок используйте самоклеящиеся этикетки и подпишите на них категорию, например «договоры в поликлинику», «недвижимость».

Папки для бумаг могут быть двух видов. В уголках удобно хранить то, к чему мы чаще всего обращаемся, например, квитанции за коммунальные платежи. А договоры, которые нам еще не скоро пригодятся, можно положить в папки, закрывающиеся на кнопку или молнию. Также второй вариант отлично подойдет для хранения медицинских карт и справок, тогда можно будет взять к врачу сразу всю папку.

Лучше папки хранить не просто стопкой, а в коробке или специальном лотке для бумаг.

Папка для файлов

Плюсы:

• недорогая;
• можно удобно рассортировать документы по разным файлам;
• файлы можно менять местами и добавлять новые;
• в коробке или лотке для бумаг с помощью папок можно добиться большего порядка.

Минусы:

• файлы со временем помнутся и будут выглядеть неаккуратно
• не впишется в аккуратный интерьер

Этот вариант похож на первый, только здесь бумаги будут храниться не просто в папке, а в отдельных файлах форматов А4 и А5. На папки и файлы тоже можно наклеить специальные этикетки, чтобы подписать что где лежит. В файлах удобно хранить второстепенные бумаги, к которым мы обращаемся не часто.

Подставка или лоток для бумаги

Плюсы:

• недорогие
• документы всегда под рукой
• можно найти стильный дизайн металлической подставки

Минусы:

• переполненный лоток с бумагами или разноцветными папками смотрится неаккуратно
• на бумагах скапливается пыль

Подставки и лотки для бумаг идеально подходят для того, что должно быть под рукой: для рабочей документации, школьных тетрадей или рецептов на кухне. Можно подобрать красивый дизайн металлических органайзеров, который украсит ваш стол. В лотках и подставках можно еще больше упорядочить бумаги, если хранить их в папках и файлах.

Держатель для бумаг

Представляет собой органайзер с отделениями. Бывает оснащение стаканчиками для ручек, карандашей, зажимами для записок. Ошибочно считать держатели исключительно офисным вариантом. Удобно использовать дома. Нужно спрятать — конструкция убирается в шкаф.

Держатели делаются из пластика, могут иметь металлические элементы, произвольное количество полочек.

Коробка

Плюсы:

• в большой коробке могут поместиться документы всех категорий;
• можно найти красивые коробки, подходящие к интерьеру.

Минус: неудобно перебирать все документы в поисках одного нужного.

Коробки отлично подойдут для того, что не понадобится нам в ближайшее время: для памятных вещей или второстепенных договоров. Внутри коробки лучше разместить бумаги в папках, а не просто положить их стопкой. Папки по возможности нужно поставить вертикально, чтобы в любой момент можно было взять любую из них. Довольно красивые, подходящие по стилю к вашему интерьеру коробки можно приобрести в ikea.com или на aliexpress.com. В крайнем случае, можно обклеить простую коробку обоями или красивой упаковочной бумагой.

Портфель из пластика или полиэстера

Плюсы:

• в портфеле с несколькими отделениями можно систематизировать документы по категориям;
• все самое основное можно хранить в одном месте.

Минусы:

• чтобы найти нужную бумагу потребуется достать, по крайней мере, половину портфеля;
• пластик со временем потрескается и потеряет хороший вид.

Есть портфели с одним отделением, в которых можно разместить несколько папок с документами. А есть папки-портфели с пластиковыми разделителями, в которых можно просто хранить бумаги даже без файлов. На aliexpress можно найти недорогие чемоданчики-органайзеры для большого количества бумаг. Но выглядят они не слишком презентабельно.

Корзины

Корзины легко приобрести в хозяйственных магазинах, отделах канцелярии. Множество идей предлагают гипермаркеты Икеа, Леруа Мерлен. Чаще емкости выполнены из пластика. Встречаются картонные, металлические модели.

Недостаток — открытое хранение. Корзины оставляют на столах, реже убирают внутрь шкафа, стеллажа. Достоинство — возможность наполнять документацией разного формата, толщины, скоросшивателями. Существуют разборные конструкции.

Комод

Удачный способ, как легко организовать хранение различных документов дома. Достаточно осуществить складирование в комод. Вариант идеально подходит для большого количества. Несомненный плюс — быстрый поиск, просто сохранять дома порядок. Несложно выдвинуть, посмотреть, вернуть назад. Ящики выдерживают внушительный вес, долго служат. Пластиковые корзинки, органайзеры быстрее ломаются.

Специальные органайзеры

Плюсы:

• плотные вкладыши не помнутся и не порвутся, в отличие от простых файлов;
• во вкладышах легко разместятся заламинированные документы;
• вкладыши можно менять местами и добавлять новые;
• предусмотрены карманы для документов нестандартного формата;
• молния не позволит документам случайно рассыпаться, даже есть органайзер упадет;
• плотный каркас папки защитит архив от механических повреждений;
• а натуральная кожа защитит от воздействия влаги;
• органайзер отлично впишется в любой интерьер.

Минус: дороже предыдущих вариантов.

Папка Дела Семейные – это вариант для тех, кто хочет не только навести порядок в доме, но и сделать его уютнее. Все самые ценные документы семьи будут храниться в органайзере из натуральной кожи.

В Делах Семейных документы хранятся в плотных вкладышах из европейского пластика и в карманах на кожаных разворотах.

• На первом развороте удобно разместить те документы, которые мы планируем использовать чаще всего, в их числе паспорта, СНИЛС, свидетельства о рождении и т.д. Также здесь есть место для флешки, банковских карт и фотографий на документы.
  А под перечисленными отделениями расположился карман для документов нестандартного размера.
• Благодаря многочисленным карманам в вкладышах из плотного пластика можно себе позволить хранить все документы в разных отделениях. Просто берём любой из них и вставляем его в карман нужного формата.
• А на последнем кожаном развороте расположились карман для документов нестандартного размера и отделения для банковских карт и визиток.

Плотный каркас в сочетании с натуральной кожей защищают документы от механических повреждений и воздействий влаги. Удобно и то, что папку можно закрыть на молнию, обеспечив полную сохранность домашнему архиву.

Удобное хранение документов в электронном виде

Паспорта, свидетельства о браке, разводе, рождении необходимо сканировать. В случае утраты их будет проще восстановить по распечатанным копиям. Скинуть информацию можно на флешку, а продублировать в облачном хранилище, например Яндекс Диске, Гугл Драйве или Дропбокс. Если накопитель информации выйдет из строя, сведения останутся целыми на сервере.

Нужные инструкции, гарантийные талоны можно сложить в один отдельный органайзер, для хранения документов дома. Руководства, которые редко нужны, переводят в электронный вид. Для этого можно создать текстовый файл в ноутбуке, и туда занести полные названия, маркировку всей имеющейся бытовой техники. Можно часть инструкций отсканировать или сфотографировать.

Совет!

Электронное хранение инструкций — это удобное размещение, которое экономит место у вас в жилище.

Электронные способы хранения позволяют сохранить информацию по строительным материалам, декоративной отделке. В любое время можно открыть файл и просмотреть сведения о производителе, названии колера, коллекции:

1. плитки;
2. линолеума;
3. обивочной ткани.

Отсканированные брошюры, инструкции удобно читать на мониторе. Обычно руководства печатают очень мелким шрифтом. Фото можно увеличить до удобного для чтения размера.

Совет!

Скорее всего, в интернете уже есть инструкции от вашей бытовой техники. Найдите её по названию модели. Вам не придется фотографировать и сканировать инструкцию самостоятельно.

Способы организации

Для быстрого поиска нужного документа, вам нужно разделить их на категории.  Не забудьте прикрепить ярлыки каждой категории, или используйте цветовую разметку. Классифицировать бумажную информацию можно по назначению:

1. медицина;
2. бытовая техника;
3. ремонт.

Слишком мелкое дробление приведет к тому, что нагромождение папок будет затруднять поиск нужной справки.

Хранение документов в кабинете

Если у вас есть рабочий кабинет, то более комфортно организовать хранение документов в нем. Ящики рабочего стола и стеллажи — это удобный способ хранения документов дома. Размещайте в них только важные бумаги или те, к которым требуется быстрый доступ.

Важно!

Ключевые и значимые рабочие документы лучше хранить в сейфе. Поместите его в ящиках рабочего стола или шкафу. Панели мебели должны быть непрозрачные.

Для хранения второстепенных документов подойдет коробка. Если в квартире есть отдельный рабочий кабинет, можно купить специальную офисную мебель. На полках шкафов подписанные папки расставляют вертикально в алфавитном порядке.

Коробка для хранения большого количества документов дома не лучший вариант. В нее бумаги вкладывают стопкой. Когда нужно что-то найти, приходится вынимать полностью все содержимое перебирать поштучно. На такие манипуляции уходит много времени. Поэтому для медицинских брошюр, рецептов, справок нужно использовать органайзер для хранения документов.

Чем лучше сейчас вы все систематизируете, тем проще потом будет найти любой документ не только вам, но и каждому члену семьи.

Другие способы организации документов и идеи

Люди, у которых хранится большое количество разнообразных важных документов, могут приобрести:

1. деревянный либо пластиковый ящик;
2. стойки для бумаг;
3. сортер;
4. вертикальные лотки;
5. папку портфель;
6. кейс, запирающийся на замок;
7. канцелярские конверты;
8. папки на молнии или с кнопкой.

Есть несколько правил, как удобно организовать хранение документов дома:

1. Бумаги, которыми пользуетесь редко, ставьте дальше;
2. Создайте несколько крупных папок, в которых сгруппируйте бумаги по одному направлению;
3. Выбирайте инструменты для хранения нужного размера. Мелкие документы можно хранить по несколько штук в одном файле;
4. Постарайтесь максимально перенести документ в электронный вид, чтобы освободить пространство;
5. Проводите ревизию своего архива документов один или два раза в год.

Вертикальные стойки и короба для хранения документов дома можно купить, либо сделать своими руками из ДВП, фанеры, или же купить в мебельном магазине.

Год от года документов скапливается все больше, и нужны они оказываются чаще всего неожиданно и срочно. По этой причине рациональным решением станет их сортировка и систематизация. Существует немало способов удобного хранения бумажной документации, каждый из которых поможет навести порядок и забыть о бумажных залежах и лихорадочных поисках нужного листочка.  Оценок 0 Прочитать позже

Где хранить документы в Москве

С документами человек сталкивается практически с момента рождения, когда выдается свидетельство о рождении. Далее на ребенка заводится карта в поликлинике, где указывается информация о его здоровье, прививках и т.д. Без полиса ОМС в России не получится воспользоваться услугами медицинского характера бесплатно. При трудоустройстве необходимо страховое свидетельство с ИНН. С годами объемы документации только увеличиваются и здесь встает вопрос, как и где хранить документы.

Хранение банковских карт и визиток

Визитные и банковские карточки, которые используются чаще всего, необходимо оставить в кошельке. Остальные можно сложить в большую визитницу и оставить на видном месте, к примеру, на рабочем столе в домашнем кабинете или коридоре. Также можно использовать галошницу. Обычно она применяется для хранения обуви, но плоские модели можно использовать и для других вещей: зонтов, очков, пакетов, в том числе и для визитницы. При открытии счета в банке, документы на него необходимо сложить в отдельный файл и убрать в личную папку. Можно завести несколько папок для различных целей, что упростит дальнейший поиск нужных документов.
 

Инструкции для бытовых приборов

При покупке любого бытового прибора к нему идет инструкция по эксплуатации, где указан гарантийный срок, а также условия возврата товара. Естественно, выбрасывать такие документы не рекомендуется, как минимум пока не истечет гарантия.

Прежде, чем разобраться, где можно хранить документы на технику, следует заняться их сортировкой на:

• большие;
• средние;
• маленькие;
• инструкции на устройства, которые уже не используются, можно выбросить.

В качестве самого простого органайзера можно использовать обычную коробку из-под картона. Ее размер выбирается с учетом количества документов и их размеров. Чтобы сохранить коробку от влаги, лучше всего сложить ее в пакет, на который можно приклеить информационную надпись.

Как и для любых других бумажных документов, важно, чтобы место хранение было темным и сухим, а также защищено от вредителей в лице насекомых и грызунов. Если коробка небольшая, то ее можно спрятать в шкаф. Для более массивных контейнеров лучше выделить нижнюю полку в кладовой.
 

Хранение личной документации

У каждого человека имеется множество личных документов:

• дипломы об образовании и прохождении различных курсов, сертификаты;
• страховые полисы;
• свидетельство о рождении;
• различные договора и т.д.

Все из них необходимо отсортировать по всем представителям семьи. Если есть животные, то для их документации необходимо выделить отдельную папку. Папки следует подбирать разных цветов. Чеки и квитанции желательно хранить отдельно. Их лучше всего делить по месяцам.

Где лучше хранить документы личного характера?  Наиболее оптимальным местом является тумбочка под телевизор, этажерка или шкаф. Также можно приобрести специальный настольный бокс с различными отсеками, отличающимися по габаритным размерам. Ценную документацию лучше спрятать подальше от посторонних мест, либо вовсе разместить их в банковской ячейке.

Как хранить рабочую документацию

Чтобы определиться с местом и способом хранения, необходимо определиться с количеством документом и их видом. Если фирма небольшая, то вопрос, где хранить кадровые документы решается несколькими папками с кольцами и разделителями. Складировать документы можно в шкафу или выдвижных ящиках, подобно тому, как это делают в медицинских центрах. Для архивной документации следует выделить отдельный шкаф, а при наличии возможностей, отдельное помещение.
 

Что делать, если документов слишком много

Если объемы документации слишком большие, а места дома или на рабочем месте не хватает, то можно воспользоваться услугами сторонней организации. Например, компания «Антресоль24» предлагает аренду боксов временного хранения, где можно разместить личные вещи, в том числе и документы.
 

Основные преимущества данной услуги:

• полная защита боксов и ячеек от проникновения посторонних лиц, благодаря видеонаблюдению и круглосуточной охране;
• возможность размещения любого количества документов – можно выбрать бокс площадью от 1 квадратного метра;
• минимальный срок аренды – всего 1 месяц, а максимальный практически не ограничен.

Склады временного хранения удобны не только тем, когда нужно разместить большое количество документов. Они также позволяют ограничить доступ посторонних лиц и не переживать об их сохранности. Если вас заинтересовали услуги временного хранения от компании «Антерсоль24», напишите или позвоните нам. Мы свяжемся с вами в ближайшее время и проконсультируем по всем интересующим вопросам. Будем рады взаимовыгодному сотрудничеству.

Похожие статьи

Организация архивного хранения документов

Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г.

В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.

Разновидности архивного хранения документов

Согласно «Перечню типовых управленческих документов», который был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, есть определенные группы бумаг, имеющих конкретный срок и даже тип хранения.

Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.

В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии:

• Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
• Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.
• Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
• Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.

Порядок архивирования

В отношении каждой информационной группы документов ответственный сотрудник, основываясь на нормативно-правовой базе РФ, исключительно в индивидуальном порядке устанавливает конкретные сроки хранения. Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона.

Организация архивного хранения документов внутри компании должна проводиться в локальных зонах или специальных помещениях. Важно наличие систем в виде коробов, архивных папок, боксов и профильного оборудования – каталожных полок, стеллажей. При этом бумаги, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в металлических шкафах, где есть сейфовые замки. Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник компании проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении.

Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.

Требования по организации архивного хранения документов

Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.

Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.

Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.

Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг

Организация архивного хранения документов требует четкого соблюдения следующих правил:

1. безопасность во всех отношениях – само помещение должно быть устойчивым к возгоранию, а также защищенным от возможных затоплений, обязательно наличие запасного выхода;
2. в самой комнате не должно быть магистральных трубопроводов, допускаются только те, которые изолированы посредством защитных приспособлений или материалов;
3. в архиве может быть только скрытая электропроводка и штепсельные герметичные розетки;
4. не разрешается применять огонь и любые нагревательные приборы в архиве, как и хранить там продукты питания, а также прочие посторонние предметы;
5. в помещении должны быть металлические стеллажи передвижного или стационарного типа.

Стеллажи, размещаемые в хранилище, также должны соответствовать ряду определенных требований. Например, главный проход между рядами должен занимать не менее 1,2 м, между стеллажами – 0,75 м. Расстояние от полок, которые стоят параллельно стене, до наружной стены должно быть равно не менее 0,75 м., а между торцом и стеной стеллажа должно быть больше 0,45 м. От нижней полки каждого стеллажа от пола необходимо расстояние в 0,15 м.

На самих стеллажах документы располагают исключительно в связках или коробках. Не допускается нахождение документации на полу или на подоконнике в не разобранном виде.

Стеллажи необходимо располагать только перпендикулярно в отношении стен с окнами и элементов питания. При этом расстояние от источника тепла или окна до стеллажа должно составлять больше 0,6 м. Прилегание стеллажей к тем же источникам тепла и наружным стенам не допускается.

Как правильно хранить документы

Свет в помещении, где хранятся архивы, может быть организован как искусственным, так и естественным путем. Если имеется только природное освещение, то важно полностью исключить попадание прямых солнечных лучей на бумаги. Для этого на окна вешают светозащитные шторы и жалюзи.

Искусственное освещение – это обычно лампы накаливания, обязательно находящиеся в закрытых плафонах. Если используются люминесцентное оборудование, то лучше чтобы это были приборы с небольшим УФ-спектром.

Организация хранения документов всегда подразумевает поддерживания правильного температурно-влажностного режима. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%. Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40–45%, температура для черно-белых пленок – около15°С, для цветных – 2-5°С. Если информация размещается на магнитных лентах и дисках, то влажность воздуха в диапазоне 50-65% и температурный режим в 15-20°С будет идеальным.

Организация оперативного хранения документов

Каждый день в любой организации появляются новые документы, и за много лет накапливаются тома и папки, набитые бумагами. Пока в шкафах есть место для них, мы не особенно беспокоимся. А вот когда стратегические запасы площадей начинают приближаться к критической отметке, работник, ведущий делопроизводство организации, поневоле задается вопросами: куда это все девать и как это все хранить? Часто за ними следует здравая мысль: а не сдать ли это все в архив? Мысль довольно разумная. Но, как оказывается, не все так просто, как нам бы хотелось! Если ваша организация не является источником комплектования государственных и муниципальных архивов, то надежда только на архив (архивохранилище) вашей организации.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Минимальные сроки хранения документов приведены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016).

При определении сроков хранения документов до передачи их в архив нам поможет Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 23.05.2016).

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ОПЕРАТИВНОМУ ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Начнем с определения термина «оперативное хранение». Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» оперативное хранение документов – хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

■ На оперативном хранении находятся:

• исполненные документы до помещения их в архив;

• документы в процессе исполнения (они должны находиться на особом контроле).

Документы (рабочие копии), находящиеся в процессе исполнения, хранятся у исполнителей в соответствующих временных папках, подписанных так, как удобно исполнителю: «На контроле», «В работе», «На отправку» и т.д. Оригиналы документов находятся в службе делопроизводства (канцелярии) также во временных подписанных папках (например, «Контроль», «В работе», «На исполнении»).

■ При хранении документов необходимо обеспечить:

• сохранность документов;

• удобство пользования документами.

Под сохранностью документов подразумевается не только физическая защита их от пожара, затопления, повреждения грызунами и т.д., но и защита содержащихся в них сведений от незаконного доступа к ним посторонних лиц. За сохранность документов работники несут персональную ответственность.

*Утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19.

ПРАВИЛА ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. В течение рабочего дня папки могут находиться на рабочем столе исполнителя. По окончании рабочего дня папки должны быть убраны в шкафы или сейфы (в зависимости от содержания документов и уровня секретности организации).

2. Исполненные документы подшиваются сначала в папки, имеющие наименования и индексацию в соответствии с номенклатурой дел и служащие впоследствии основой для формирования дел.

3. Папки, в которые подшиваются документы, должны содержать на корешках индекс в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел (Пример 1), а на обложках – название организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, количество листов в деле, даты первого и последнего документов, содержащихся в деле (Пример 2).

4. Сформированные дела помещают на оперативное хранение в специальные запирающиеся шкафы или сейфы.

5. Для обеспечения оперативного поиска документов в шкафу дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел.

6. На дверце шкафа внутренней стороны необходимо прикрепить перечень хранящихся в нем дел (Пример 3).

7. В шкафах хранятся обычные дела, в сейфах – дела, имеющие гриф секретности.

8. Поскольку оперативное хранение – это все же не архивное, нет необходимости строго соблюдать условия и требования, предъявляемые к хранению документов в полноценном архивохранилище. Помещение, где стоят шкафы с делами, должно быть сухим, прохладным, по возможности затененным, чтобы солнечные лучи не превратили наши документы в труху еще до того момента, как мы передадим их в архив.

9. Документы, находясь на оперативном хранении, могут выдаваться на срок до одного месяца работникам как вашей организации, так и сторонних организаций, но строго по письменному запросу или служебной записке, на которой будет присутствовать разрешительная виза руководителя вашей организации. Не пренебрегайте этим правилом! Письма и служебные записки с разрешительными визами храните как зеницу ока.

Получатель дела обязательно должен расписаться в карте – заместителе дела (Пример 4).

10. Данная карта-заместитель хранится у архивариуса или иного ответственного лица, выдавшего дело. Для удобства работы можно также фиксировать факт выдачи дела в архивной программе, если она имеется у вас в организации.

В ЧЕМ ХРАНИМ ДОКУМЕНТЫ?

Наша промышленность выпускает великое множество различных скоросшивателей, архивных папок и коробов.

До помещения на архивное хранение документы длительных и постоянных сроков хранения удобно хранить сразу сформированными в дела, подшитыми и прошнурованными в прямой хронологической последовательности (поздние в конце) в картонных папках.

В таких папках дела прошиваются бечевками с помощью дырокола или сверлильного станка, и вынуть или вставить туда документ уже невозможно без переформирования всего дела.

Дела сроков хранения до 10 лет на оперативном хранении можно держать в файлах-регистраторах или иных скоросшивателях, которые удобно размещать в шкафах вертикально и куда удобно подшивать документы, не расшивая всего дела.

В таких папках документы обычно подшиваются в обратной хронологической последовательности (последние сверху).

РЕГЛАМЕНТИРУЕМ ПОРЯДОК ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Думаем, для читателей не будет сюрпризом то, что порядок помещения документов на оперативное хранение должен быть описан в инструкции по делопроизводству организации (Пример 5).

ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ

Документы в электронной форме также подлежат оперативному хранению.

■ Как формируется архив электронных документов. Документы в электронном виде могут создаваться работниками организации на компьютерах, могут быть получены по электронной почте, в виде факса, путем сканирования бумажных документов, поступающих в организацию.

Это еще больше обостряет проблему хранения документов в электронной форме. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жестком диске.

■ Где и как долго хранят электронные документы. Порядок при хранении компьютерных файлов не менее важен, чем при хранении традиционных бумажных документов.

В последнее время наряду с хранением бумажных документов, сформированных в дела, многие организации стали пользоваться и электронными хранилищами.

Создание таких хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работать с документом могут несколько пользователей одновременно, а доступ к нему обеспечивается в течение нескольких секунд в соответствии с их правами.

Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Как правило, все электронные документы относятся к какому-либо уже известному нам виду документов – письма, договоры, бухгалтерская документация и т.д. Посему хранить электронные документы надлежит ровно столько же, сколько и их бумажные оригиналы или аналоги.

При этом, если вы решили вести архив электронных документов, потребуется тотальный перевод всех бумажных документов в электронный вид.

То есть нельзя иметь половину документов на бумаге, а другую половину в электронном виде.

Поэтому создание и ведение электронного архива автоматически удваивает вам работу: нужно будет переводить в электронный вид все бумажные документы и сохранять их в архиве, а электронные документы (факсы и электронные письма) – распечатывать и подшивать в дело с бумажными документами.

■ Навигация по электронному архиву. К электронному архиву должна прилагаться какая-нибудь поисковая система и справочный аппарат, которые обеспечат быстрый и удобный поиск электронного документа в хранилище на сервере, жестком диске или удаленном ресурсе.

Однако не все имеют на рабочем месте подобные специализированные программные продукты. Поэтому в элементарном и доступном всем исполнении это может быть таблица MS Excel, содержащая гиперссылки на электронные документы, хранящиеся на сервере.

Отметим также, что порядок архивного хранения электронных документов и возникающие при этом проблемы у каждой организации будут разными. Это зависит как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, а также от задач, поставленных перед архивом. Но самое главное – эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.

Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах.

И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны в отношении хранения и использования основной массы таких документов в организациях.

Л.А. Назарова,
начальник канцелярии ООО «Профессионал»

Процесс, виды и способы внеофисного хранения документов организации

1. Сроки хранения документов.
2. Основные виды хранения.
3. Почему выгодно сотрудничать с компанией Rentabox.

Сегодня без документов не работает ни одна организация. Отчеты, квитанции, счета, договора – вот лишь небольшой перечень бумаг, которые есть в каждой организации. Очень многие сталкиваются с проблемой хранения документов: нужно ли их хранить, какое место для этого лучше всего определить и т.д. На эти и другие вопросы мы постараемся ответить в данной статье.

Сроки хранения документов

Все документы подразделяются на несколько типов, в зависимости от своего назначения и сроков хранения. Некоторые содержать вовсе не обязательно, так как они теряют свою ценность сразу же после завершения определенной задачи. В то же время, есть бумаги, которые остаются важными на протяжении нескольких лет. Существуют и такие бумаги, которые нельзя уничтожать.
Исходя из этого, выделяют такие сроки:

1. Временный – до десяти лет.
2. Временный – свыше десяти лет.
3. Постоянный.

Чтобы определить, к какому сроку хранения относится конкретный документ, проводится специальная экспертиза – оценка ценности бумаг. Она включает:

1. Постоянное : В эту группу включают документы, которые обладают особым политическим, научным, хозяйственным или культурным значением. Хранение документов этого типа осуществляется на постоянной основе в государственных архивах.
2. Временное. В эту группу включают документы, которые не имеют культурного или научно-исторического значения, однако обладают практическим значением.
3. Отбор бумаг, которые планируется уничтожить. Обычно это бумаги, не имеющие ни культурной, ни научно-практической ценности, ни практического значения.
4. Определение и корректировка сроков хранения.

Основные виды хранения

1. Архивное.
2. Бухгалтерское.
3. Государственное.

Архивное — включает государственные или бухгалтерские бумаги. Обычно все документы должны храниться не менее пяти лет (к ним могут относиться путевые листы, квартальные отчетности деятельности компании, различные бумаги первичного характера). Отдельные бухгалтерские бумаги — более десяти лет (к ним относятся годовые бухгалтерские отчетности и статистические отчеты). Государственные — от 50 до 75 лет (трудовые договора, книги выдачи трудовых книжек). Существуют также другие виды, которые не подлежат уничтожению – например с информацией о сотрудниках, работавших на предприятии или в конкретной организации.

Помните, что при ликвидации предприятия все документы должны быть сданы в муниципальный или государственный архив.

Требования к данному виду:

• соблюдение определенной температуры и влажности во избежание гниения и порчи;
• световой режим для лучшей сохранности бумаг;
• соблюдение санитарно-гигиенического режима – исключение появления грязи, грибка в помещении;
• обеспечение режима безопасности во избежание кражи или намеренного изменения/порчи.

Бухгалтерское — предполагает размещение в офисе или вне такового. Стоит сразу отметить, что внеофисное намного выгоднее офисного, так как позволяет значительно сэкономить на пространстве помещения (кипы бумаг не будут скапливаться в каждом шкафу и на каждой полке), а также поберечь время и силы и не тратить их на постоянную классификацию и отбор бумаг. Наша компания Rentabox предлагает вам качественные услуги по внеофисному хранению документов. Работая с нами, вы получаете постоянный доступ к бумагам в любое время (наши центры находятся в центре Москвы в удобной доступности, добраться до них можно как на общественном, так и на личном транспорте).

Государственное  — содержание в государственных архивах. В государственные архивы бумаги направляются только после того, как их оформили должным образом: проводилась экспертиза по научной и практической ценности и значимости бумаг, составлялась опись дел и производился их переплет (брошюровка).

Почему выгодно сотрудничать с компанией Rentabox

Сегодня внеофисное хранение документов набирает все большую популярность – оно и понятно, ведь это удобно, эффективно, позволяет экономить время и не отвлекаться от первостепенных задач. Компания Rentabox обладает инновационным оборудованием, необходимыми условиями для содержания всевозможных бумаг. Кроме того, мы соблюдаем все законодательные нормы и требования.

Вот лишь несколько преимуществ данной услуги в компании Rentabox:

1. Уменьшение внеплановой нагрузки на сотрудников (постоянный разбор бумаг).
2. Полная защита и сохранность.
3. Значительная экономия средств (оборудование собственного архива в офисе будет стоить в разы дороже).
4. Освобождение офиса от большого количества неиспользуемых бумаг.
5. Временное хранение документов вне офиса осуществляется в полном соответствии с законодательными нормами.

Если вы ищете удобный способ содержания важных бумаг, обращайтесь к услугам нашей компании – мы поможем вам арендовать боксы для хранения документов сэкономить ваше время и силы. Звоните уже сейчас и оформляйте заказ!

Учет и хранение документов компании. Часть 2.

Дата публикации: Август 2009г.

Рекомендации по организации хранения.

Если у Вас небольшая компания и ведением бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства занимается бухгалтер, то обычно все это хранится у него в каморке. Но даже в этом случае мы советуем иметь представление о том, что, где и как храниться – тогда, даже в случае увольнения бухгалтера, у Вас не возникнет проблем с поиском нужных документов.

Если же штатного бухгалтера нет, то упорядочив систему сбора и хранения документов, Вы облегчите себе дальнейшую жизнь и не будете тратить на поиски нужных документов свое время.

Учредительные документы.

Такие документы рекомендуем хранить в надежном месте (например, в сейфе), при этом целесообразно иметь в запасе по несколько нотариально заверенных копий каждого из них, чтобы в случае необходимости (например, по запросу контрагента) не бежать в очередной раз к нотариусу. Очень удобно. Ну и как вариант, нет необходимости хранить оригиналы документов в офисе, вполне будет достаточно – даже для проверяющих органов, нотариально заверенных копий. Оригиналы, по запросу, можно будет предоставить позднее, обычно этот срок составляет 5-10 дней. Такие документы вполне можно собрать в одну папку формата А4 с вложенными прозрачными файлами, упорядочив их в хронологическом порядке, например — учредительный договор, далее устав, свидетельство о регистрации и так далее.

Договора.

Можно — в алфавитном порядке (по наименованию контрагента), можно по их видам — аренды, поставки, продажи, займов и так далее, а можно – по номерам. Не важно, как именно, главное найти вариант, с которым Вам будет удобно работать с документами. Обычные папки с разделителями легко справятся с этой задачей.

Внешние и внутренние первичные учетные документы.

Накладные, акты, счета-фактуры, инвентарные карточки основных средств, требования-накладные на списание ТМЦ, акты инвентаризации, ввода в эксплуатацию, формы КС-2 и КС-3, путевые листы, и все прочее многообразие финансового и бухгалтерского документооборота компании. Мы рекомендуем хранить их, разделяя по видам, в хронологическом порядке. При больших объемах документации — по месяцам с формированием реестров, с указанием номера, даты и суммы документа. Если законодательство не требует специального оформления, то для таких документов также вполне подойдут картонные папки и разделители к ним. Например, удобно завести отдельные папки для приходных и расходных накладных, подшивая их в хронологическом порядке по датам и по номерам. Тоже касается актов выполненных работ или оказанных услуг. Счета-фактуры, являясь основным документом налогового учета НДС, хранить отдельно в соответствии с журналом учета полученных и выданных счетов фактур также по мере выставления их покупателям или получения от поставщиков. Кроме этого, на документах, по которым нужно получить дополнительную информации или бумажку (например, доверенность на получение ТМЦ) или внести исправления, советуем использовать клеевые закладки – по ним легко будет определить, какой именно документ требует доработки.

Банковские документы.

В тех же картонных папках, в разрезе по счетам и банкам – если расчетных счетов несколько, также в хронологическом порядке. К выписке из банка подшиваются платежные документы и документы – основания для платежа (счета) за операционный день. Если Вы используете в работе систему банк-клиент, то распечатывать выписки каждый день не обязательно — можно сделать это один раз за период, например, за месяц. В этом случае счета можно подшивать в отдельную папочку – «оплаченные счета». Следует иметь ввиду, что в разных банках разные условия – в одних выписки доступны в течение всего срока действия договора по использованию электронной системы платежей, в других этот срок может быть ограничен. И тогда Вам придется запрашивать бумажные копии, а такая услуга банка может стоить денег. Внимательно изучите договор на подключение системы при его подписании и тарифы банка. При наличии валютных счетов у Вас будут еще дополнительные документы для валютного контроля – справки-подтверждения выполненных работ/услуг, паспорта сделок, справки о валютных операциях. Их также желательно хранить в разрезе контрактов/контрагентов либо номеров паспортов сделок, с приложением копий документов, особенно при больших объемах – заведите отдельные папки.

Документы по учету труда и заработной платы.

К документам по личному составу (личные дела, приказы, трудовые договора, личные карточки) нужно отнестись с особым трепетом и вниманием. Если в компании есть отдельный человек, на которого возложены обязанности ведения кадрового делопроизводства, то он и должен организовать правильное оформление и обеспечить сохранность документов. Очень удобны в использовании запирающиеся металлические шкафы. Если же документооборот совсем невелик, можно обойтись использованием того же сейфа, или в крайнем случае – обычным запирающимся шкафом. Почему запирающимся? Во-первых, данные о сотрудниках относятся к персональным данным, и работодатель несет ответственность за разглашение личной информации в соответствии с ФЗ «О защите персональных данных». С другой – Вашим сотрудникам не обязательно знать заработную плату и прочую информацию о других. В-третьих – хоть как-то можно обеспечить сохранность. Уж очень проблематично их восстановление, особенно это касается трудовых книжек. Их хранению следует уделить особое внимание. В настоящее время существует законодательно установленные «Правила по учету и хранению трудовых книжек» (постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225), в соответствии с которыми на предприятии учет ТК осуществляется в:

• Приходно-расходной книге по учету бланков ТК и вкладыша в нее
• Книге учета движения ТК и вкладышей в них

Документы по охране труда и технике безопасности.

Вот эти документы советуем иметь всегда под рукой, а лучше всего – на видном месте в организации, например, на ресепшн. Инструкцию по технике безопасности — на стене около каждого рабочего места. Организуйте так называемый «уголок по охране труда» при входе, развесьте таблички «запасной выход» и мини-огнетушители по офису – наглядная демонстрация серьезного подхода к охране труда в организации для любого проверяющего. Естественно, что для полного и правильного обеспечения мер  по охране труда, технике и пожарной безопасности потребуется гораздо бОльший бюджет и временные затраты, однако и собственными небольшими усилиями можно минимизировать риски штрафов и привлечения к административной ответственности.

Кассовые документы.

Все операции, связанные с движением наличных денежных средств, должны отражаться в кассовой книге.  Кассовая книга должна быть прошнурована и пронумерована и скреплена подписью руководителя и главного бухгалтера и печатью организации. Кстати. Для сшивания документов (особенно если их не много) совсем не обязательно покупать дорогостоящие наборы в канцелярских магазинах – используйте обычную нитку плюс иголку,  результат получается тот же. Тем, кто ведет кассовую книгу в электронном виде, советуем распечатывать ее по мере необходимости. Если операций по кассе немного – раз в год, полугодие или квартал.  У кого большие обороты по кассе – раз в месяц, а у кого-то может быть и стопка документов за один день. Иногда оформлять книгу в печатном  виде приходится в связи с проверкой обслуживающего банка соблюдения кассовой дисциплины. На каждую операцию составляются приходные или расходные кассовые ордера. Расходные и приходные кассовые документы подшиваются вместе с отчетом кассира каждый день в хронологическом порядке с приложением документов, связанных с операцией, например, расчетной ведомостью по выплате зарплаты. При наличии ККТ необходимо каждый день снимать показания счетчика, вести журнал кассира-операциониста, а также составлять отчет по установленной форме. Более подробно с порядком ведения кассовых операций и их документальным оформлением можно ознакомиться в официальном документе ЦБ России  №40 «Порядок ведения кассовых операций в РФ». Напомним, что требования к хранению кассовых документов такие же, как и по прочим бухгалтерским документам – пять лет.

Бланки строгой отчетности.

Применение БСО регламентируется на сегодняшний день Постановлением Правительства РФ «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и/или расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ» от 06.05.2008 года № 359. В указанном документе содержатся основные требования к БСО, их виды, порядок применения, заполнения, учета и хранения. Поступление и списание таких документов осуществляется в специальной книге учета БСО, а хранение – в металлических шкафах или сейфах.

Отчетность.

Бухгалтерскую и налоговую отчетность, отчетность в фонды и статистику, с отметками о ее принятии, советуем подшивать отдельно по отчетным периодам (кварталы, года).

Переписка.

Разделите на входящую и исходящую корреспонденции, заведите журнал регистрации, может быть даже в электронном виде, подшивайте бумажные документы в хронологическом порядке. Назначьте человека, ответственного за ведение переписки и делопроизводства. Все это впоследствии поможет в случае необходимости найти любой документ, адресованный компании или ушедший из нее.

Место хранения документов

Что касается места хранения документов, то Вы можете организовать хранение документов как у себя в офисе, оборудовав при  этом специальное помещение или просто выделив место в запирающихся шкафах или стеллажах, так и сдать документацию на хранение в государственный или частный архив. Документы, которые не уже используются в работе, по истечении какого-то периода (месяца, квартала или года) складываем в архивные короба или коробки. При этом обязательно сделайте на них пометку – какие именно документы и за какой период хранятся. Меньше времени потратите потом на поиски.

Маленький совет – с самого начала не допускайте бумажного бардака в компании, особенно в бухгалтерии, требуйте порядка!

И последнее. Если Вы не знаете, нужен Вам или нет какой-либо документ, или Вы не знаете что с ним делать – не выбрасывайте его, заведите папку «Разное» — вполне вероятно, именно он нам пригодится в самый ответственный момент

С другой стороны, в компнании бывают документы, которые хранить нельзя, но сразу и уничтожить невозможно. Такие документы надо держать отдельно от всех остальных, чтобы была возможность быстро сделать с ними то, что необходимо. Надо взять за правила папку с такими документами периодически проверять и уничтожать все, что уже не нужно.

В данной статье мы попробовали дать Вам общее представление о количестве документов, их видах и способах организации  хранения. Вы можете найти и другие варианты, отличающиеся от того, что было предложено.

Если у Вас возникли какие — то вопросы в процессе организации или классификации тех или иных документов, Вы можете задать нам любые уточняющие вопросы или обратиться к нам за помощью. Если мы упустили из виду какие-то документы, порядок формирования, учета и хранения которых, на Ваш взгляд важны,  присылайте Ваши комментарии и пожелания – мы обязательно их учтем. А для наших клиентов, по желанию и в соответствии с условиями договора, после первой сдачи отчетности в рамках сотрудничества, мы предоставляем единовременную бесплатную услугу по подготовке  и оформлению всей необходимой документации в соответствии с законодательством РФ и настоящими рекомендациями.

Как хранить важные документы в Интернете и дома

Если вы чем-то похожи на обычного человека, скорее всего, у вас есть стопки документов, сложенные (или сложенные) по всему дому. Некоторые из них важны, а другие можно выбросить.

Перейти к этим разделам:

Возможно, вам интересно, что произойдет, если вам понадобится срочно получить важный документ. Сможете ли вы найти его быстро и легко?

Лучший способ убедиться, что вы можете найти важные личные и домашние документы, — это создать надежную систему.Ниже мы подробно рассмотрим, как хранить важные документы как в печатном виде, так и в Интернете.

На всякий случай поделитесь своими последними пожеланиями.

Создайте бесплатный профиль планирования конца жизни Cake и мгновенно поделитесь своим здоровьем, юридическими решениями, похоронами и прежними решениями с близким.

Шаг 1. Соберите документы

Первый шаг — выяснить, какие документы важны, и отследить их. Легче сказать, чем сделать. Дайте себе достаточно времени, чтобы выполнить этот шаг, поскольку вам, возможно, придется тщательно искать несколько ключевых элементов.

Если вы потеряли какой-либо из необходимых документов, вы обычно можете запросить новый. Однако этот процесс может занять много времени, и вам нужно начать как можно скорее.

Итак, какие документы нужно иметь дома и безопасно хранить в сети?

Вот простой список, который поможет вам собрать все необходимое:

• Личная и семейная документация: Свидетельства о рождении и документы об усыновлении, карты социального обеспечения, удостоверения личности и водительские права, паспорта или грин-карты, документы о натурализации, завещания, свидетельства о браке, документы о разводе, доверенности и расширенные директивы, а также свидетельство о смерти
• Документация на автомобиль: Регистрация транспортного средства и подтверждение права собственности, договоры аренды и платежи по автокредиту
• Жилищная документация: Ипотечный акт или договор доверительного управления и договоры аренды
• Доход: квитанции о заработной плате и государственные пособия (включая социальное обеспечение, поддержку ветеранов и т. Д.)
• Здравоохранение: Карточка медицинского страхования, выписки из сберегательного счета и последние медицинские записи
• Активы и сбережения: Профессиональная оценка имущества, выписки с пенсионных счетов, выписки с инвестиционных счетов, а также выписки из банков и кредитных союзов
• Долги и обязательства: Выплаты по студенческим кредитам, алименты и алименты
• Налоги: Налоговые декларации за последние три года, декларации по налогу на имущество и декларации по налогу на имущество физических лиц

Шаг 2. Выбор платформы онлайн-хранилища

Хранение важных документов в Интернете может показаться находкой.Однако вы должны быть осторожны с тем, как вы выбираете и используете платформу онлайн-хранилища.

Взлом данных становится все более распространенным явлением, поскольку крупные компании проникают через свои головы и перерастают свои возможности безопасного хранения. Кроме того, многие сайты, на которых хранятся данные, просто не соответствуют требованиям HIPAA, а это означает, что ваша личная медицинская информация может оказаться под угрозой.

С помощью Cake вы можете составить план смерти и поделиться с семьей, включая похоронные пожелания, завещания и доверенности.Платформа Cake также позволяет хранить важные документы и фотографии, чтобы у всех, с кем вы ими делитесь, был доступ, если и когда он им понадобится.

В дополнение к резервному копированию ваших документов с помощью надежной платформы для хранения данных мы рекомендуем также хранить большую часть ваших документов на бумаге. Это позволяет вам легко получить к ним доступ, не беспокоясь о доступе в Интернет и паролях. Вы можете связаться с ними так быстро, как вам нужно.

Шаг 3. Отсканируйте документы и загрузите

Так как же сделать резервную копию всех этих документов в Интернете? Во-первых, важно признать, что процесс резервного копирования документов на онлайн-сервер может быть расширенным.

Это может занять несколько часов, и вам может понадобиться помощь в этом процессе. Продолжительность этого шага зависит от того, сколько документов у вас есть и вы хотите загрузить.

Получить доступ к сканеру

Для начала вам понадобится сканер с доступом в Интернет или компьютер. Многие люди больше не владеют принтерами и сканерами, и приложение для сканирования iPhone, вероятно, не подойдет для этого проекта.

Если вам нужно отсканировать и загрузить много страниц, вы можете нанять службу сканирования, которая сделает это за вас.Многие центры доставки и офисные поставки предлагают услуги сканирования на месте. Вы можете платить поминутно за использование сканера самостоятельно, или вы можете платить за страницу, чтобы кто-то сделал это за вас.

Сделай сам или заплати за услугу сканирования

Если вы работаете с личными документами, которые содержат личную информацию, например номер социального страхования, безопаснее сканировать документы самостоятельно.

Офисный сканер в FedEx, Staples или другом надежном месте позволит вам сканировать больше страниц быстрее, чем домашний одностраничный сканер.

Большинство из этих мест позволяют сканировать документы на компакт-диск или флэш-накопитель, которые можно взять с собой. Вам нужно будет найти тот, который подходит.

Загрузите свои документы

После того, как у вас есть все важные документы на компакт-диске или флэш-накопителе, вы можете загрузить эти файлы в систему хранения данных по вашему выбору.

Также неплохо хранить флэш-накопитель или компакт-диск в защищенном месте, где вы можете легко их найти.

Вы можете даже сделать копию, скопировав файлы на другой компакт-диск или флэш-накопитель, на всякий случай.

Шаг 4. Поместите копии в надежный контейнер

Организовать все в цифровом виде — это здорово. Но вам все равно нужно хранить бумажные копии многих ваших самых важных документов. Если вы сделали резервные копии компакт-дисков или флэш-накопителей, их тоже нужно хранить в надежном месте.

Для безопасного хранения документов у вас есть два варианта: безопасное хранение документов дома или сейф (или и то, и другое).

Сейф для хранения документов

Многие люди хранят копии своих самых важных бумажных документов или цифровых запоминающих устройств в сейфовых ячейках.

Вы можете использовать этот метод для хранения своего завещания и любых других документов, к которым вам не нужно часто обращаться.

Чтобы приобрести сейф, обратитесь в свой банк или несколько банков в вашем районе. Вам нужно будет платить ежемесячную арендную плату, чтобы содержать коробку.

Если вы пойдете по этому пути, важно сделать дополнительный шаг, чтобы сообщить близкому человеку о вашей сейфовой ячейке и о том, как получить к ней доступ.

Если у вас есть ключ от ящика, храните ключ в надежном месте дома, где кто-нибудь сможет найти его, если понадобится.Включите также информацию о местонахождении ключа или код доступа к сейфовой ячейке в свое цифровое резервное хранилище. Вся эта информация может быть частью вашего инструктивного письма.

Хранение документов дома

Независимо от того, снимаете ли вы сейф, вам также необходимо будет установить домашнюю систему хранения. Многие документы должны быть доступны вам в любое время на тот случай, если вам понадобится обратиться к ним за важной информацией.

Сюда входят квитанции о заработной плате, налоговая информация и данные о ваших активах и долгах.Кроме того, вы часто будете добавлять новые документы и выбрасывать старые, поскольку они вам больше не нужны (см. Как долго хранить документы ниже).

Вот несколько советов по настройке домашней системы хранения:

• Закупка тары. При настройке домашнего хранилища выбирайте водонепроницаемые и огнестойкие ящики для файлов

Руководство для начинающих по хранению документов на вашем компьютере

Не знаете, где сохранили налоговую информацию? Не можете найти фотографии с отпуска с внуками? Если ваши файлы не хранятся на вашем компьютере должным образом, вы можете потратить дни на поиски этих важных документов.

Представьте, что ваш компьютер — это огромный картотечный шкаф. Как на Mac, так и на компьютерах под управлением Windows вы можете легко создавать папки и подпапки, чтобы хранить всю вашу информацию и держать ее под рукой.

Уловка состоит в том, чтобы знать, с чего начать. Считайте встроенную папку «Документы» своим картотечным шкафом. Затем разделите его на «ящики», создав отдельные общие папки в более крупной папке «Документы». Например, вы можете создать:

• Папка Finances для ваших таблиц и другой финансовой информации;

• Папка Work для рабочих документов; и

• Папка Family для ваших семейных фотографий, свидетельств о рождении и других важных семейных документов.

Для дальнейшей организации «картотеки» вы можете создать в этих папках подпапки. Например, фотографии с прошлого Рождества можно сохранить в папке «Семья» по годам и событию — Семья / Фотографии / Рождество 2014 г.

Как сделать резервную копию фотографий и файлов бесплатно

Создание папок на компьютере под управлением Windows

Если вы используете компьютер под управлением Windows, вы увидите список «Документы», щелкнув меню «Пуск». Нажмите на нее, и вы увидите, что она уже содержит несколько папок, включая «Загрузки», «Мои изображения» и другие.

Хотя они и полезны, лучше настроить большую папку «Документы» под свои нужды. Для этого:

• Щелкните «Создать новую папку» в разделе «Задачи для файлов и папок».

• Новая папка будет называться «Новая папка». Введите имя для своей папки, чтобы заменить ее.

• Если вы хотите создать подпапки в новой папке, обязательно сначала откройте новую папку.

Создание папок на Mac

На Mac Finder — это главная картотека, где все хранится.Чтобы создать новые папки в Finder, щелкните значок в виде шестеренки в верхней части дисплея или перейдите в меню «Файл» в верхнем левом углу экрана. В любом случае выберите «Новая папка» и дайте ей имя.

Если вы уже создали документы или сохранили фотографии и хотите их систематизировать, вы можете легко переместить их в новые папки.

Выделите файл, который вы хотите переместить, щелкнув левой кнопкой мыши и удерживая кнопку нажатой. Перетащите файл в папку, в которую хотите его переместить.Когда вы поднимете палец, файл «упадет» в папку.

Этот метод работает как на Mac, так и на Windows.

Как обновить браузер?

Резервное копирование файлов

Если ваши документы, фотографии и другие файлы достаточно важны, чтобы их можно было систематизировать, они достаточно важны для резервного копирования.

Резервное копирование файлов означает их хранение отдельно от жесткого диска вашего компьютера — вы можете узнать, как это сделать, из нашего руководства по резервному копированию данных.

Создание папок и резервное копирование файлов станет вашей привычкой после того, как вы сделаете это один или два раза. Возьмите в привычку сейчас и никогда больше не беспокойтесь о попытках найти этот важный документ в последнюю минуту.

Как сканировать и хранить документы на iPhone или iPad

По мере того, как мы приближаемся к полностью цифровой эпохе, многие из физических вещей, которые мы используем в нашей повседневной жизни, также становятся цифровыми. Наши документы, удостоверяющие личность — такие как удостоверения личности с фотографией, налоговые удостоверения, подтверждения адреса и т. Д.- все это физические документы, но нам все равно время от времени нужно использовать их в цифровой форме. Возможно, вы подписываетесь на услугу, которая требует от вас загрузки документов, удостоверяющих личность, для подтверждения вашей личности, или вам может потребоваться отправить им копии своих документов в рамках их процесса. Как бы то ни было, важно знать, как сканировать и хранить цифровые копии документов, удостоверяющих личность, и использовать их при необходимости.

Давайте посмотрим, как вы можете сканировать и хранить документы, удостоверяющие личность, и документы, подтверждающие адрес, в цифровой форме и использовать их при необходимости с помощью Scanner Pro и PDF Expert.Scanner Pro — это невероятное приложение-сканер Readdle для iPhone и iPad, которое позволяет использовать камеру на устройстве iOS для сканирования документов, сохранения их и обмена ими с кем угодно или в любом приложении. Используя Scanner Pro, вы можете создавать цифровые копии ваших физических документов (в данном случае ваши документы, удостоверяющие личность и адрес), а затем сохранять их для быстрого доступа на вашем iPhone или iPad.

Во-первых, давайте посмотрим, как сканировать и создавать PDF-файлы документов с фотографиями и адресами с помощью iPhone или iPad.

Как сканировать документы с помощью iPhone или iPad

1. Загрузить Scanner Pro.
2. Положите документ, удостоверяющий личность, на ровную поверхность с контрастным фоном. Это позволяет приложению автоматически определять края вашего документа.
3. Откройте Scanner Pro и нажмите оранжевую кнопку «+» в правом нижнем углу экрана.
4. Держите телефон над документом, удостоверяющим личность, так, чтобы был виден весь документ.
5. Scanner Pro автоматически обнаруживает его, делает снимок и создает отсканированный документ, готовый к использованию.

Вот насколько просто сканировать и создавать цифровые копии документов, удостоверяющих личность, с помощью Scanner Pro на вашем iPhone и iPad. Приложение автоматически называет документ за вас, но вы всегда можете дать ему собственное имя.

Теперь вам должно быть интересно, зачем мне PDF Expert — лучший редактор PDF для iOS, если Scanner Pro автоматически создает для меня PDF-файлы документов, удостоверяющих личность? Это связано с тем, что с помощью PDF Expert вы можете делать гораздо больше с PDF-файлом, созданным Scanner Pro, например редактировать PDF-файл, добавляя к нему любые дополнительные примечания, объединять PDF-файлы вместе, чтобы вы могли объединить два или более идентификационных документа в один файл. , и даже подписывайте эти PDF-файлы всякий раз, когда вам нужно их проверить.PDF Expert дает вам замечательную ценность при работе с PDF-файлами, а в сочетании со Scanner Pro рабочий процесс сканирования и редактирования документов становится невероятно простым.

Давайте посмотрим, как хранить документы, удостоверяющие личность, с помощью Scanner Pro и PDF Expert.

Как хранить удостоверения личности с фотографией и другие документы в PDF Expert

После того, как вы отсканировали все соответствующие и требуемые документы с помощью Scanner Pro, вы можете легко скопировать их с помощью PDF Expert с помощью нескольких простых нажатий. Вот как:

1. Откройте любой документ, удостоверяющий личность, который вы отсканировали в Scanner Pro.
2. Коснитесь значка «Поделиться» внизу экрана.
3. На листе общего доступа вы найдете значок PDF Expert 6. Нажмите на него.
4. Вы попадете в PDF Expert, где сможете сохранить PDF-файл, а также редактировать, объединять, добавлять текст или подписывать PDF-документ любым способом.

Примечание: Каждый раз, когда вы передаете свои удостоверения личности с фотографией или подтверждения адреса какой-либо службе в целях проверки, рекомендуется указывать цель в документе, чтобы избежать неправомерного использования другими сторонами.Рекомендуется добавить в документ примечание, подобное приведенному ниже.

«Эта отсканированная копия моего документа [тип документа] была отправлена ​​с целью проверки [название услуги и описание цели] и действительна только для этой цели».

Не забудьте подписать его и добавить дату рядом с заметкой, когда закончите.

Readdle предлагает лучший набор приложений для повышения производительности для ваших личных и деловых нужд. Загрузите PDF Expert и приступайте к созданию цифровых копий документов, удостоверяющих личность, к которым вы можете получить доступ в любое время и в любом месте.

Оставайтесь на связи

Читайте новости прямо на свой почтовый ящик

Подпишитесь на новости

Спасибо!

Где хранить файлы — служба поддержки Office

В Microsoft 365 вы можете хранить свою работу в OneDrive для бизнеса или на сайтах SharePoint. У каждого сотрудника вашей организации есть собственная библиотека OneDrive для бизнеса для хранения личных рабочих файлов.Когда вы создаете и сохраняете файлы в папке OneDrive, они синхронизируются с облаком, поэтому вы можете получить к ним доступ из любого места — через веб-браузер, компьютер или мобильное устройство. Для общего файлового хранилища и совместной работы используйте сайт SharePoint. Сайты SharePoint также синхронизируются с облаком для быстрого доступа из любого места.

Храните файлы или делитесь ими с OneDrive

1. На вашем компьютере используйте проводник, чтобы открыть OneDrive. Или из Office 365 откройте OneDrive из средства запуска приложений.

2. Просмотрите и загрузите личные файлы или поделитесь документами или папками, щелкнув Поделиться , а затем либо пригласив других для просмотра документов, либо отправив им ссылку. Учить больше.

Совместная работа с сайтом SharePoint

1. В Office 365 откройте SharePoint из средства запуска приложений, а затем выберите сайт группы.

2. Добавьте файлы в папку для документов по умолчанию или создайте дополнительные папки для документов, называемые библиотеками.

Вы можете настроить свой сайт SharePoint, создав дочерние сайты для конкретных проектов, групп или клиентов. Вы также можете добавить название своей компании, логотип и внешний вид, превратив сайт в корпоративную интрасеть. Учить больше.

См. Также

Загрузить файлы в библиотеку

Одним из преимуществ Microsoft 365 является доступ к вашим рабочим файлам из любого места на любом устройстве.Microsoft 365 дает вам два способа хранения вашей работы в облаке: OneDrive для бизнеса и сайты SharePoint.

Давайте сначала взглянем на OneDrive. Когда вы работаете в приложении Office, сохраняйте файлы в папке OneDrive так же, как вы сохраняете файлы в папке на своем компьютере.

Когда вы сохраняете здесь файлы, они синхронизируются с облаком, и вы можете получить к ним доступ из любого места, включая веб-браузер или телефон. Вы можете перейти в OneDrive на своем компьютере, открыв проводник.Или перейдите к тем же файлам в Интернете в Microsoft 365, выбрав OneDrive . С OneDrive никто другой не сможет видеть ваши файлы, пока вы не поделитесь ими. Вы можете поделиться отдельными файлами или папкой с несколькими файлами.

Еще один способ хранить рабочие файлы в облаке — разместить их на сайте SharePoint. В Microsoft 365 выберите SharePoint . Тогда ваш сайт. Когда вы храните файлы в SharePoint, ваша команда или даже весь офис могут видеть или обновлять файлы.

Как и OneDrive, вы можете получить доступ к своим файлам отсюда, или с телефона с мобильным приложением SharePoint, или с вашего компьютера, если вы синхронизировали файлы там.В отличие от OneDrive, вы можете настроить сайт SharePoint, добавив страницы, приложения и логотип компании, и превратить его в свою собственную интрасеть.

Если вы создаете группу или команду в Microsoft 365, сайт SharePoint будет включен. Используйте этот сайт для краткосрочных проектов или при работе с клиентами для обмена файлами и совместной работы над ними.

Узнайте, что еще вы можете делать с OneDrive и SharePoint в Microsoft 365.

Настройте документ в Pages

Переключайтесь между типами документов, меняйте поля, используйте разворачивающиеся страницы и многое другое со своего iPhone, iPad, iPod touch, Mac или через Интернет в iCloud.com.

Настройка в Pages на iPhone или iPad

Переключение между текстовым редактором и макетом страницы

В текстовых документах текст перетекает с одной страницы на другую, что делает их идеальными для таких документов, как отчеты и письма.В документах с макетом страницы вы можете расположить объекты, такие как текстовые поля и изображения, как хотите, что делает их идеальными для информационных бюллетеней и листовок. Вы можете переключаться между этими двумя типами документов:

1. Открыв документ, нажмите кнопку «Еще», затем нажмите «Настройка документа».
2. Переключиться на другой тип документа:
   • Чтобы переключиться на документ с макетом страницы из текстового редактора, коснитесь «Документ», затем выключите «Основная часть документа».
   • Чтобы переключиться на обработку текста из макета страницы, включите основной текст документа.

Изменить поля, ориентацию страницы и размер страницы

1. Открыв документ, нажмите кнопку «Еще», затем нажмите «Настройка документа».
2. В текстовом документе коснитесь «Документ». Если вы находитесь в документе с макетом страницы, перейдите к следующему шагу.
3. Чтобы изменить ориентацию страницы, коснитесь Книжная или Альбомная.
4. Чтобы изменить размер бумаги, коснитесь параметра в разделе «Размер бумаги».Если вы хотите напечатать документ на бумаге для принтера 8,5 x 11 дюймов, выберите Letter. Если вам нужен нестандартный размер, нажмите «Нестандартный размер», введите размеры и нажмите «Готово».
5. Чтобы настроить поля для текстового документа, нажмите кнопку «Дополнительные параметры», затем перетащите стрелки вокруг основного текстового поля. Вы можете изменить поля со всех сторон страницы.
   
6. Когда вы закончите, нажмите Готово.

В настройках документа вы также можете включить вертикальный текст для документа, а также изменить фон документа.

Используйте разворотные страницы

Вы можете оформить документ как разворот на две страницы. Документы, настроенные как двухстраничные развороты, могут иметь разные верхние и нижние колонтитулы и главные объекты на левой и правой страницах. Используйте разворотные страницы для макетов для печатных книг или для двусторонних документов, которые вы собираетесь распечатать.

1. Открыв документ, нажмите кнопку «Еще», затем нажмите «Настройка документа».
2. В текстовом документе коснитесь «Документ», затем включите «Разворот страниц».В документе с макетом страницы включите «Разворот страницы».
3. Вы можете установить разные верхние и нижние колонтитулы для левой и правой страниц:
   • В текстовом документе нажмите кнопку «Еще», нажмите «Настройка документа», затем нажмите «Раздел». Включите «Левая и правая страницы разные».
   • В документе с макетом страницы нажмите кнопку «Еще», нажмите «Настройка документа», затем включите «Левый и правый разные», расположенный под переключателем «Разворот страницы».

Вы можете просматривать разворотные страницы как разворот на две страницы или как одну страницу:

• На iPhone нажмите кнопку «Еще», затем включите или отключите двухстраничный просмотр.
• На iPad нажмите кнопку «Параметры просмотра», затем включите или выключите «Две страницы».

Работа с верхними и нижними колонтитулами

Вы можете добавлять или удалять верхние и нижние колонтитулы, отображать или скрывать их, добавлять к ним содержимое и многое другое.

Настройка в Pages для Mac

Pages для Mac — это мощный текстовый редактор, который дает вам все необходимое для создания и редактирования документов с вашего Mac.

Переключение между текстовым редактором и макетом страницы

В текстовых документах текст перетекает с одной страницы на другую, что делает их идеальными для таких документов, как отчеты и письма. В документы с макетом страницы вы можете добавлять такие объекты, как текстовые поля и графику, которые вы можете расположить, как хотите, что делает их идеальными для информационных бюллетеней и листовок.

Вы можете переключаться между этими двумя типами документов:

• Чтобы преобразовать текстовый документ в документ с макетом страницы, откройте документ, затем выберите «Файл»> «Преобразовать в макет страницы».
• Чтобы преобразовать документ с макетом страницы в текстовый редактор, откройте документ, затем выберите «Файл»> «Преобразовать в текстовый редактор».

Изменить размер бумаги, ориентацию страницы и поля

1. Нажмите кнопку «Документ» на панели инструментов, затем нажмите «Документ».
2. Чтобы изменить размер бумаги, щелкните всплывающее окно «Размер бумаги» в разделе «Принтер и размер бумаги» и выберите нужный вариант. Если вы хотите распечатать документ на 8.Бумага для принтера 5 x 11 дюймов, выберите US Letter. Вы также можете установить собственный размер бумаги.
3. Чтобы изменить ориентацию страницы, щелкните ориентацию в разделе «Ориентация страницы».
4. Чтобы изменить поля в текстовом документе, в разделе «Поля документа» щелкните стрелки или введите значения в поля рядом с верхним, нижним, левым и правым. Для пустого шаблона все поля автоматически устанавливаются на один дюйм. Если вы используете другой шаблон, размеры полей могут отличаться. *
   

* Если японский, китайский или корейский язык является основным языком для вашего устройства или добавлен в качестве предпочтительного языка, вы также можете включить вертикальный текст для своего документа.

Используйте разворотные страницы

Вы можете оформить документ как разворот на две страницы. Документы, настроенные как двухстраничные развороты, могут иметь разные верхние и нижние колонтитулы и главные объекты на левой и правой страницах. Используйте разворотные страницы для макетов для печатных книг или для двусторонних документов, которые вы собираетесь распечатать.

1. В текстовом документе нажмите кнопку «Документ», затем нажмите «Документ».В документе с макетом страницы нажмите кнопку «Документ».
2. Выберите разворотные страницы.
3. Если вам нужны разные нижние колонтитулы для левой и правой страниц:
   • В текстовом документе нажмите кнопку «Документ», нажмите «Раздел», затем выберите «Левая и правая страницы разные».
   • В документе с макетом страницы нажмите кнопку «Документ», затем выберите «Левая и правая страницы отличаются».

Вы можете просматривать разворотные страницы как разворот на две страницы или как одну страницу.Нажмите «Масштаб», затем выберите «Две страницы» или «Одна страница». Если вы просматриваете документ как двухстраничный разворот, выберите «По размеру разворота», чтобы уместить двухстраничный разворот по вертикали на экране.

Работа с верхними и нижними колонтитулами

Добавить номера страниц

Если вы хотите, чтобы номера страниц отображались в одном месте на каждой странице, поместите их в верхний или нижний колонтитул.Вы можете добавить номера страниц или количество страниц в верхний или нижний колонтитул документа — щелкните серое текстовое поле, затем нажмите «Вставить»> «Номер страницы».

После добавления номеров страниц вы можете изменить начальный номер и стиль нумерации:

1. В текстовом документе нажмите кнопку «Документ», затем нажмите «Раздел». В документе с макетом страницы щелкните пустую область на странице, затем нажмите кнопку «Формат», чтобы открыть инспектор макета страницы.
2. В разделе «Нумерация страниц» щелкните всплывающее меню «Формат», чтобы выбрать числа, римские цифры, заглавные и строчные буквы.
3. Вы также можете выбрать, хотите ли вы, чтобы нумерация продолжалась с предыдущего раздела или начиналась с определенного номера.
4. Чтобы добавить счетчик страниц в документ, щелкните текстовое поле верхнего или нижнего колонтитула, затем выберите «Вставить»> «Количество страниц».

Добавить дату и время

Вы можете добавить дату в любую часть документа — щелкните текст и выберите «Вставка»> «Дата и время».

Pages автоматически определяет стиль даты в системных настройках вашего Mac. Узнайте больше об обновлении стиля даты и времени.

Настройка в Pages для iCloud

Pages для iCloud позволяет создавать и редактировать документы в Интернете. Pages для iCloud имеет те же параметры настройки документа, что и Pages для Mac. Однако добавление номеров страниц и включение лицевых страниц в Pages для iCloud немного отличаются.

Добавить номера страниц

Вы можете добавить номера страниц в любом месте документа, щелкнув заголовок, основной текст или текстовое поле, а затем нажав кнопку «Вставить».

• Чтобы вставить номер текущей страницы, выберите «Номер страницы».
• Чтобы вставить общее количество страниц, выберите «Счетчик страниц».
• Чтобы отформатировать документ так, чтобы отображалось и то, и другое, выберите «Номер страницы», введите «из» в верхнем или нижнем колонтитуле, затем вставьте счетчик страниц.

Использовать разворотные страницы в Pages для iCloud

В Pages для iCloud можно включить разворотные страницы, чтобы настроить документ как двухстраничный разворот, но нельзя просматривать страницы рядом. Чтобы включить разворотные страницы, нажмите кнопку «Документ», затем выберите «Разворот страниц».

Дата публикации: 12 ноября 2020 г.

Что такое Документы Google и как ими пользоваться

Google Docs — это компонент текстового редактора офисного онлайн-пакета Google.Это бесплатная альтернатива Microsoft Word. Он также имеет больше функций, чем вы думаете.

В этой статье мы ответим на наиболее часто задаваемые вопросы о Документах Google.

Что такое Документы Google?

Google Docs — это текстовый редактор Google на базе браузера.Вы можете создавать, редактировать и обмениваться документами в Интернете, а также получать к ним доступ с любого компьютера, подключенного к Интернету.

Что отличает Google Docs от своего основного настольного конкурента, Microsoft Word, так это возможности совместной работы.Google Docs был одним из первых текстовых процессоров, предлагающих совместное редактирование документов в Интернете.

Google невероятно упростил обмен документами на разных платформах и совместную работу над ними в режиме реального времени из окна браузера.Вашим соавторам даже не нужна учетная запись Google для просмотра или редактирования документов Google, которыми вы с ними поделились.

Более того, надстройки Google Docs позволяют расширять функциональность и добавлять недостающие функции.

Как использовать Документы Google

Вы можете использовать Google Docs так же, как и документы Word.Создавайте новые документы, используйте шаблоны Google Docs, делитесь документами со своей командой и работайте вместе в режиме реального времени. Мы покажем вам основы здесь.

Как создать документ Google

Чтобы создать новый документ Google, сначала зайдите в docs.google.com и войдите в свою учетную запись Google. Находясь на начальной странице Документов Google, вы можете создать новый пустой документ или выбрать шаблон. Из существующего документа Google вы также можете перейти к File> New> Document или File> New> From template , чтобы сделать то же самое.

Вы можете изменить многие аспекты документа, включая ориентацию страницы.

Как сохранить документ Google

Вам никогда не придется помнить о сохранении документа Google, потому что Google автоматически сохраняет ваши документы на ваш Google Диск, компонент онлайн-хранилища пакета онлайн-офиса Google.Следовательно, вы не найдете кнопки «Сохранить».

Как скачать Документы Google

Google хранит ваши документы на Google Диске.Чтобы загрузить документ Google на свой компьютер, выберите «Файл »> «Загрузить как » и выберите желаемый формат файла.

Как отправить документ Google по электронной почте

Если вы хотите загрузить документ, потому что хотите отправить его по электронной почте, вы можете сделать это прямо из документа.Перейдите в Файл> Электронная почта как вложение , выберите формат файла, который вы хотите вложить, и заполните стандартные данные электронной почты.

Как поделиться документом Google

Однако вместо того, чтобы отправлять документ по электронной почте, мы рекомендуем поделиться им.Это связано с тем, что общий доступ позволяет всем просматривать одну и ту же версию документа и работать с ней. Таким образом вы избегаете создания конфликтующих копий или дублирования вашей работы. Как упоминалось ранее, получателю не требуется учетная запись Google для просмотра или редактирования документа.

Чтобы поделиться документом Google из документа, нажмите кнопку Поделиться в правом верхнем углу.Теперь у вас есть несколько вариантов:

1. Щелкните ссылку « Получить» в правом верхнем углу.Ссылка будет скопирована в буфер обмена. и рядом с Любой, у кого есть ссылка , может изменить уровень доступа со значения по умолчанию может просматривать — может редактировать или может комментировать . Если вы вносите изменения, нажмите Копировать ссылку , чтобы обновить копию в буфере обмена. В том же меню вы также можете отключить опцию обмена ссылками, то есть только определенные люди могут получить доступ к документу.
2. Введите имена или адреса электронной почты желаемых получателей.Обратите внимание, что уровень доступа по умолчанию для этого метода — , можно редактировать . Щелкните значок пера справа, чтобы изменить его на , можно просмотреть или , можно прокомментировать .
3. Щелкните Advanced в правом нижнем углу, чтобы поделиться напрямую с Gmail, Google Plus, Facebook или Twitter, чтобы управлять обменом ссылками, приглашать людей и управлять настройками владельца, например , запрещающим другим редакторам изменять доступ и добавлять новых людей .

Если вы хотите поделиться копией своего документа Google с несколькими соавторами, потому что вы не хотите, чтобы они вносили изменения в исходный документ, вы также можете использовать этот трюк «сделать копию», чтобы сэкономить часть работы.

Как отслеживать изменения в Google Документах

Если вы часто вносите изменения в свои Документы Google или когда вы делитесь ими с другими, вы захотите отслеживать изменения.

История версий

Google Docs делает это автоматически, отслеживая историю версий вашего документа.Перейдите в Файл> История версий> Просмотреть историю версий , чтобы развернуть меню, в котором перечислены все изменения, которые Google отслеживал для вашего документа. Вы увидите, когда были внесены изменения, кто их внес, и все они выделены в документе.

Вы даже можете назвать текущую версию , чтобы легко отменить изменения, сделанные позже.Либо перейдите в Файл> История версий> Назовите текущую версию , введите имя и нажмите Сохранить . Также можно перейти в меню истории версий и щелкнуть дату или имя версии, чтобы переименовать ее. Затем в меню истории версий вы можете включить настройку , чтобы отображать только именованные версии (см. Снимок экрана выше).

История версий — это основная форма отслеживания изменений.Вы можете восстановить версии документа, выбрав его и нажав кнопку Восстановить эту версию . Что вы не можете сделать, так это принять или отменить отдельные изменения в каждой версии. Если вам нужна именно такая функциональность, вы должны использовать другую функцию: режимы.

Режим предложения

Документы Google поддерживают три разных режима: Редактирование, , Предложение, и Просмотр, .Редактирование — это режим по умолчанию. Чтобы переключиться в другой режим, перейдите в View> Mode или щелкните значок пера в правом углу меню инструментов. Для управления отдельными изменениями используйте Режим подсказок .

Когда вы вносите изменения в режиме предложения, вы увидите комментарий в правой части документа с возможностью принять или отклонить предложение.Вы также можете написать ответ, чтобы обсудить каждое изменение. Все изменения, сделанные в этом режиме, отслеживаются индивидуально под соответствующей версией документа в истории версий. Таким образом, у вас есть возможность просмотреть и восстановить отклоненные изменения, хотя вам придется восстанавливать эту версию документа, что означает, что вы потеряете все последующие изменения.

Совет: Чтобы ваши соавторы использовали режим предложения, установите для них доступ , можно комментировать при совместном использовании документа.

Как печатать из документов Google

Печать из Документов Google работает так же, как печать любого другого документа на вашем компьютере.Чтобы распечатать документ Google, откройте документ, затем либо выберите Файл> Печать , либо нажмите сочетание клавиш Ctrl + P или щелкните значок печати в меню инструментов.

Каждое из этих действий открывает меню печати.Отсюда выберите свой принтер и настройки и распечатайте как обычно.

Как редактировать документы Google офлайн

Чтобы редактировать документы Google в автономном режиме, вы должны выполнить несколько основных условий.Во-первых, вы должны быть онлайн при настройке офлайн-доступа. Вам также необходимо использовать Google Chrome вне режима инкогнито, установить и включить расширение Google Docs Offline Chrome и иметь достаточно свободного места для хранения файлов.

Как только это будет сделано, перейдите в docs.google.com, щелкните гамбургер-меню в правом верхнем углу, перейдите к Settings и убедитесь, что ползунок рядом с Offline находится в положении On (см. снимок экрана ниже).

Теперь каждый документ, над которым вы начинаете работать, также будет доступен в автономном режиме на вашем компьютере; хотя бы временно.Значок вспышки рядом с названием документа означает, что вы не в сети. Любые внесенные вами изменения будут синхронизированы после повторного подключения к Интернету.

Включив расширение Google Docs Offline, вы можете просмотреть список всех своих документов в разделе docs.google.com даже в автономном режиме. Все документы, постоянно доступные офлайн, будут отмечены значком галочки. Щелкните трехточечное меню для управления опцией Доступен в автономном режиме .

Расширение Google Docs Offline также кэширует все открытые вами документы.Если вы потеряете подключение к Интернету, у вас будет доступ даже к тем документам, которые явно не доступны офлайн. В этом случае вы можете навсегда сделать документ доступным офлайн, даже если вы не в сети. Между тем, документы, которые не кэшированы и недоступны в автономном режиме, будут отключены.

Для резервного копирования и синхронизации файлов Google Docs со своим компьютером или мобильным телефоном вы также можете использовать инструмент Google Drive Backup and Sync.

Документы Google теперь под вашим контролем

Теперь вы знаете основы работы с Документами Google.Теперь пора открыть для себя изящные способы создания красивых документов Google. Затем вы можете перейти к изучению функций, актуальных для деловых документов и голосового набора в Документах Google.

Вы хотите, чтобы ваш сайт выглядел великолепно, но вам не хватает навыков веб-разработки?

Тина пишет о потребительских технологиях с 2006 года.После получения докторской степени в области естественных наук она посвятила себя карьере фрилансера и вскоре стала редактором. Вы можете найти ее в Твиттере и прогуляться по близлежащей тропе.

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Подпишитесь на нашу рассылку технических советов, обзоров, бесплатных электронных книг и эксклюзивных предложений!

Еще один шаг…!

Подтвердите свой адрес электронной почты в только что отправленном вам электронном письме.