Как организовать дома хранение документов: Как правильно организовать хранение документов дома, популярные способы и идеи

11 дельных идей для хранения документов

1 Папки-органайзеры

Если у вас не так много различных бумаг и документов, собрать их воедино помогут специальные папки-органайзеры. Можно приобрести готовые или заказать у рукодельниц нужный вариант. А можно смастерить и самостоятельно, «собрав» в отделе канцтоваров подходящую папку из основы и нужных файлов-вкладышей.

2 Газетницы

Если количество ваших важных бумаг, счетов и квитанций постоянно пополняется, и актуальные нужно держать на виду, подойдут газетницы (бывают напольные, настенные, настольные). Для большего удобства можно снабдить их отделения стикерами-метками.

3 Органайзеры для журналов

Подставки-органайзеры для журналов — пожалуй, один из самых простых, незатратных и эстетичных способов организовать дома хранение важных бумаг и документов. Кстати, ими можно дополнить и закрытые шкафы, и открытые полки. Бонус: широкий выбор цветов и размеров и возможность аккуратно прикрепить метки-ярлычки.

4 Коробки + закладки-ярлычки

Коробка с папками и файлами, дополненная для удобства закладками, разделителями и ярлычками, — еще один практически универсальный способ хранить нужные документы. Такая коробочка может занять место в шкафу или послужить вставкой в открытый стеллаж. Увы, если бумаг у вас действительно много, такой способ вряд ли подойдет.

5 Папки для бумаг + стикеры

Обычные папки для бумаг тоже справятся с задачей организовать удобное хранение документов, если их относительно немного. Особенно если выбрать полупрозрачные варианты или снабдить их стикерами для удобства.

6 Винтажные бюро

Количество документов у вас — внушительное? Присмотритесь к ретро-бюро для бумаг. Они замечательно справляются со своей функцией и в рамках современного интерьера. Бонус: винтажная мебель и аксессуары сейчас в тренде.

7 Лотки для корреспонденции

Аксессуары, созданные для сортировки и хранения корреспонденции, отлично выполнят роль органайзеров для ваших документов. Будут эстетично смотреться на комоде в прихожей, на полке открытого стеллажа или на письменном столе.

8 Мини-комоды

Можно хранить нужные документы и в настольных мини-комодах. Способ подойдет для тех, кто отдает предпочтение закрытому хранению и максимально аккуратной организации пространства.

9 Тележки

Более вместительный аксессуар для хранения бумаг — тележка. Выручит тех, кто в элементах обстановки особенно ценит мобильность.

10 Стеллажи

Важных бумаг у вас довольно много, и ни папкой, ни коробкой — не обойтись? Возможно, стоит выделить для их хранения отдельный стеллаж или шкаф-секретер.

11 Пегборды

Перфорированная доска — модный тренд и многофункциональный элемент обстановки. Пригодится он и в организации хранения документов: стоит лишь дополнить соответствующими держателями и зажимами. Для любителей держать все на виду подойдет настенное расположение пегборда. А для тех, кто привык прятать важные бумаги подальше от посторонних глаз и шаловливых детских ручек, хорошим выходом станет разместить доску-органайзер на внутренней стороне дверцы шкафа.

Хранение документов дома: как хранить в порядке и где, в чем удобнее — на столе, в файлах для бумаг, идеи организации с фото, способы удобно и правильно систематизировать и организовать

1. Почему порядок так важен
2. Как организовать хранение документов дома
3. Наводим порядок – осуществляем сортировку
4. Систематизация
5. Системы хранения документов дома
6. Ящики для бумаг
7. Папки для документов
8. Коробки
9. Органайзеры
10. Сейфы
11. Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи
12. Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото
13. Как лучше хранить документы дома: фото и видео
14. Заключение

Со временем у нас накапливается все больше бумаг, деловых и личных, и рано или поздно, но возникает вопрос о том, где же их держать. Поэтому ниже мы всесторонне рассмотрим хранение документов дома: как его организовать, что при этом использовать, чему отдать предпочтение и так далее.

Почему порядок так важен

Даже сегодня, в век всеобщей компьютеризации, далеко не все данные содержатся в электронном виде. Паспорт – наиболее яркий пример физического носителя информации, а ведь есть еще заверенные подписями контракты, дарственные, сертификаты, завещания.

Для вышеперечисленного нужно найти место, причем максимально подходящее. Зачем? Сразу по нескольким причинам:

• Чтобы бумаги не торчали из каждого ящика многострадального комода и, уж тем более, не захламляли комнату, в которой и так зачастую не хватает свободного пространства.

• Чтобы точно знать, где что лежит, и не тратить драгоценное время на поиски понадобившегося файла.

• Чтобы защитить договоры со свидетельствами от порчи, ведь восстановление столь важных вещей либо долго длится, либо вовсе невозможно.

• Чтобы уберечь информацию от любопытных взглядов (чтобы посторонний человек не мог случайно или намеренно ознакомиться с содержанием проекта или личного письма).

• Чтобы успеть быстро забрать бумаги вместе с другими ценностями при экстренном покидании жилья, допустим, в случае утечки газа или пожара.

Причин хватает, и они весомые, но порядок не возникнет сам по себе, только из-за желания его создать, поэтому рассмотрим, как же его добиться.

Как организовать хранение документов дома

Есть сразу несколько эффективных решений: так, можно расставить папки по полкам, сложить их во вместительные короба или спрятать в запираемых на замки ящиках. Но в первую очередь следует разобраться, а все ли из накопившегося вам так уж необходимо, то есть:

1. Тщательно перебрать архив.

2. Без особенных сожалений выбросить то, что уже стало неактуальным.

3. Каталогизировать то, что осталось.

Вот увидите, уже после второго шага вы серьезно облегчите себе задачу. Потому что обнаружите, как то, что имело важное значение 10 лет назад, к сегодняшнему дню превратилось, грубо говоря, в мусор.

Обычно, при организации хранения документов дома, можно смело отправлять в корзину:

• Чеки на те покупки, срок возврата которых уже давно истек.

• Квитанции «старше» 3 лет – это их предельный возраст.

• Уведомления от налоговых органов, сообщающие, что пора предоставлять отчетность.

• Потерявшие актуальность инструкции или гарантийные талоны.

Хотя такие вещи, как контракты, могут сохранять свою юридическую силу на протяжении лет или послужить доказательством правоты в будущем, как письмо от приставов, с подтверждением неуплаты алиментов. Так что важно подойти к вопросу со всей ответственностью и внимательно просмотреть то, от чего собрались избавляться.

Наводим порядок – осуществляем сортировку

Она действительно необходима, чтобы обеспечить удобное хранение документов дома, способы ее выполнения могут быть разными, но все они основываются на выявлении и выбрасывании ненужного.

Эта процедура будет особенно полезна для излишне запасливых людей – для тех, кто когда-то взял за привычку откладывать буквально каждый чек, оказавшийся в их руках, не говоря уже о чем-то более серьезном. И в итоге накопил такой архив, что на поиск чего-то действительно важного, например, договора с провайдером или справки из ЖКХ, потребуются даже не минуты, а часы времени. Помните, бережливость не должна граничить с абсурдом.

Итак, что же делать? Выше мы уже определились, что нужно просмотреть все имеющиеся бумаги, буквально по одной, и безжалостно выбросить те из них, которые уже неактуальны. С другой стороны, необходимы идеи хранения документов, не имеющих срока давности, а есть и такие:

• Свидетельства о рождении или вступлении в брак, завещания и прочее, связанное с семейными делами.

• Подтверждения права владения машиной или недвижимостью.

• Дипломы и аттестаты об образовании, трудовые книжки, пенсионные удостоверения.

• Выписки и справки из больницы, заключения об обследовании; сюда же можно добавить и квитанции из частных медучреждений, но учтите, что их используют для оформления страховых выплат лишь в течение 2 лет с момента их получения.

• Все, что заверено нотариально и имеет юридическую силу.

Гарантийные талоны даже на самые дорогие покупки обычно действительны 12 месяцев (если в них не указан более долгий срок), после чего от них стоит смело избавляться. С чеками на коммунальные услуги, а также помощь врача, адвоката, преподавателя немного другая история: они актуальны от 3 до 5 лет, но по истечении этого времени все равно должны отправляться в корзину.

Систематизация

Основа для хранения бумаг дома, согласно которой все документы нужно упорядочить, то есть разделить по категориям. И вот тут есть 3 подхода.

1. Сортировка осуществляется по сфере применения. То есть паспорт и права держат в одной папке, медицинские справки – в другой, квитанции – в третьей. Это просто и эффективно, уже не запутаешься.

2. У каждого члена семьи есть свой персональный ящик, в который человек может сложить все необходимое. Здесь каталогизация обычно выполняется для родителей, детей и даже домашних животных. Опять же, упрощает жизнь, но стоит учитывать, что в таком варианте у мамы с папой со временем может накопиться гораздо больше свидетельств и справок, чем у Шарика.

3. Проводится классификация бумаг по частоте их использования. Они делятся на архивные «вечные» (фото, техпаспорт на квартиру), базовые, необходимость в которых возникает периодически (водительское удостоверение, медкарта, диплом), и текущие активные, воспользоваться ими придется в ближайшее время (квитанции, чеки).

Все перечисленные способы хранения документов могут подвергаться индивидуальным «доработкам» – в зависимости от конкретной ситуации. Но даже в своем базовом виде каждый из них полезен, так как существенно экономит время на поиск срочно понадобившейся справки или не дает свидетельству о рождении затеряться на антресолях.

Какому бы методу вы ни отдали предпочтение, необходимо помнить, что рабочие и личные бумаги стоит держать отдельно или как-то разделять между собой. В принципе, чем больше параметров сортировки, тем лучше, но в разумных пределах – важно не переборщить и рационально использовать имеющееся место, чтобы не было так, что в большом ящике лежит всего лишь одна маленькая выписка.

Системы хранения документов дома

Определяясь, куда сложить все необходимое, люди обычно выбирают банальные варианты: один человек остановится на верхних полках шкафа, другой – на выдвижном отделении комода. Есть и более оригинальные решения вроде отцовского чемодана-дипломата, антресоли или бабушкиной коробки из-под обуви.

И все они недостаточно хороши, ведь нет никакой классификации: медкарта соседствует с фотографиями детских лет, листы многостраничного договора смешиваются с личными письмами, и даже паспорт легко теряется под ворохом деловых заметок. В итоге, когда что-то понадобится, придется потратить минимум несколько драгоценных минут на поиски.

Путаница недопустима, поэтому мы расскажем, в чем хранить документы так, чтобы они не портились, так, чтобы это было действительно удобно. Популярных вариантов 5, и мы не только их перечислим, но и рассмотрим особенности, преимущества, недостатки каждого.

Ящики для бумаг

Существует огромное их разнообразие, и классифицируются они по целому ряду параметров:

• По расположению – отдельностоящие и встроенные в мебель.

• По исполнению – открытые или с крышкой, выдвижные, запираемые на замок.

• По материалу изготовления – из металла, дерева, пластика, картона.

И это не считая богатства размеров – встречаются как миниатюрные, так и очень габаритные модели, – и даже широты дизайна.

По сути, это универсальная и даже классическая идея, как хранить документы, которую можно дополнить и улучшить. Ее плюс в том, что не составит труда подобрать вариант под любой бюджет. При этом листы, корешки, файлы будут неплохо защищены от внешних воздействий. Также можно установить в боксе разделители и не бояться того, что договоры смешаются с проектами, а водительское удостоверение попадет к снимкам прошлых лет. Минус в том, что пространство не всегда используется с максимальной рациональностью, ведь и сам ящик тоже нужно где-то размещать – либо встраивать в шкаф или стеллаж, либо складировать в личном кабинете, спальне или другом подходящем помещении.

Папки для документов

Это ответ на вопрос о том, как хранить файлы: для бумаги предусмотрены максимально простые варианты. И они же самые дешевые и, внимание, удобные с точки зрения каталогизации – сразу по нескольким причинам:

• Занимают мало места сами по себе.

• Бывают самых разных цветов, что дополнительно упрощает сортировку.

• Без труда прячутся в бюро и шкафы, в кейсы и боксы.

• Не дают листам мяться и растрепываться.

Есть сравнительно объемные их варианты, с твердыми обложками и солидным дизайном, и даже похожие на портфели модели. Выбор широк, но минус в том, что степень защиты от внешних воздействий у папок минимальная, да и любая из них все равно проигрывает ящику или другим конкурентам по вместительности.

Коробки

Вот еще один способ того, как удобно хранить документы дома в порядке: идеи в данном случае сводятся к тому, из какого материала бокс купить — из пластика или картона. Первый дороже стоит и тяжелее, но гораздо долговечнее и выдерживает больший вес, поэтому мы советуем остановиться именно на нем.

Дизайн может быть самым разным – как с уже предусмотренными разделителями, разбивающими свободное пространство на несколько отделов, так и без них (чтобы вы потом могли размещать их там, где хотите).

После этого можно будет рассортировать папки по выбранным коробкам, причем их нужно будет именно ставить, а не класть – сразу по двум причинам:

• Вертикально их войдет больше (полезный объем используется рациональнее).

• Стопка не очень практична, потому что верхние ее предметы будут давить на нижние.

Органайзеры

А вот ответ на вопрос о том, как систематизировать документы дома, по крайней мере, те из них, которыми вы будете пользоваться регулярно, допустим, работая вечерами в своем кабинете.

Популярных вариантов его исполнения сразу несколько:

• Доска, с ящичками, ячейками, кармашками, крючками – удобная для стикеров, чеков, снимков и вообще для множества разных мелочей. Сама она может быть магнитной (что делает ее еще практичнее, но дороже) или обычной пробковой. Единственный недостаток – может занимать много места на стене.

• Подвесная модель типа корзины, снабженная несколькими отделениями: в первое вы сможете вставить папки с архивными делами, во втором – оставить тот договор, над которым трудитесь прямо сейчас, в третьем – сертификаты и так далее. Хороша с точки зрения сортировки, но компактность является ее относительным минусом.

• Ящик, но уже декоративно оформленный и уже имеющий несколько встроенных разделителей – делает возможным хранение документов на столе, естественно, не всех, а только тех, что у вас в работе. Степлеры, печати и другие небольшие предметы в нем вы тоже расположите без труда, но размеры такого вместилища серьезно ограничены – это вариант для самого нужного.

Какой бы модели вы ни отдали предпочтение, на первое место всегда выйдет комфорт. Это решение для регулярно используемых деловых бумаг, которые важно не смешивать между собой. При правильном подходе найти любую из них на доске, в подвесной корзине или боксе можно будет за считаные секунды, быстрее всего. Правда, при этом они сравнительно плохо защищены от внешних воздействий и посторонних взглядов.

Сейфы

А это уже ответ на то, как правильно хранить документы дома, если они обладают практической ценностью или являются предметами коммерческой тайны. Несгораемые ящики или шкафы с хорошими замками будут самыми надежными решениями. Их преимущества очевидны – они:

• Уберегают файлы от огня или влаги.

• Не дают злоумышленникам завладеть дорогим (или просто важным) имуществом.

• Позволяют спрятать проекты и контракты от любопытных глаз.

При этом они традиционно объемны – в них не проблема уместить большое количество папок или даже портфелей. Минусом же является их большой вес и дороговизна, хотя последний недостаток относительный: за годы использования любой отличный сейф стократ себя окупит – хотя бы тем спокойствием, которое он подарит своему владельцу.

Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи

Отсканируйте паспорта всех членов семьи, а также свидетельства о рождении или о вступлении в брак. Тогда, в случае утери или порчи чего-то из этого списка, потерю можно будет сравнительно быстро восстановить по существующей копии. А после добавьте их в облачное хранилище Гугла или Яндекса и отдельно сбросьте на флешку – чтобы у вас было сразу два источника для восстановления.

Сложите в один из органайзеров гарантийные талоны и инструкции ко всей бытовой технике. Если какими-то из них вы не пользуетесь, отсканируйте их, спрячьте физические носители подальше и смело выбрасывайте, когда пройдет 12 месяцев с момента их выдачи.

А как вы храните документы дома? Наверняка некоторые из них можно перевести в электронный вид, и это будет сразу в нескольких смыслах практичное решение:

• Какие угодно брошюры и листы достаточно комфортно читать с монитора, тем более что их в любой момент можно увеличить или уменьшить по желанию;

• Маленький файл MS Word или Excel успешно заменяет собой целый ворох каталогов с теми же строительными или декоративными материалами, и необходимую информацию в нем вы найдете гораздо быстрее.

Кстати, большинство инструкций на все модели бытовой техники и так уже лежат в интернете – на сайтах ее производителей – остается лишь скачать нужную, даже сканировать ничего не потребуется.

Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото

Помимо уже рассмотренных вариантов, для упорядочивания бумаг можно приобрести:

• Сортер.

• Канцелярские конверты.

• Вертикальные лотки.

• Стойки.

• Портфели.

• Запираемые на замки кейсы.

Для своего же комфорта стоит соблюдать следующие правила:

1. Чем реже пользуетесь бумагами, тем дальше их ставьте.

2. Основные группы должны быть собраны по самым крупным папкам (боксам и так далее).

3. Помните о размерах и экономии пространства – мелкие вещи держите вместе по несколько штук.

4. Чем больше файлов переведете в электронный вид, тем лучше.

5. Регулярно проводите ревизию своего архива и убирайте оттуда то, что потеряло актуальность.

Как лучше хранить документы дома: фото и видео

Надеемся, что запечатленные на снимках решения и познавательные тематические ролики помогут вам определиться.

Заключение

Деловые и личные бумаги имеют свойство накапливаться: кажется, что нужна каждая из них, выбрасывать жалко, вот их количество и растет. Поэтому рано или поздно их потребуется упорядочить и начать содержать в подходящих для этого условиях – так, чтобы они не портились, и на поиски срочно понадобившегося паспорта, контракта, дела уходило минимум времени и сил. Предлагаем сделать это сейчас, и уже постарались облегчить вам сортировку.

Мы подробно рассказали, как и где можно хранить домашние документы, а теперь предлагаем самые надежные решения для них – сейфы. Огромный выбор несгораемых шкафов и ящиков – современных, надежных, вместительных – вы найдете в каталоге Хардсейф, обращайтесь.

5 шагов к порядку в личных документах

 

«В конечном счете порядок и только порядок создает свободу. Беспорядок создает рабство»
Шарль Пеги

 

Этой статьей открываю новую рубрику на сайте — «Наводим порядок!»
Здесь будут размещаться статьи по организации, оптимизации и размусориванию окружающего нас пространства — дома, рабочего офиса, электронного пространства (компьютер и прочее), бумаг, гардероба и т.д.

Джулия Моргенстерн в своей книге «Самоорганизация по принципу “Изнутри наружу”» утверждает, что человек окружает себя хаосом лишь по причине, что он не учился организованности. Организованность — это просто навык, которому можно и необходимо учиться.

Сегодня я хочу поделиться своим опытом упорядочивания документов личного хранения.
Для реализации предложенного алгоритма упорядочивания документов потребуется время. Думаю, большинству трудно будет полностью посвятить несколько дней (в зависимости от количества ваших бумаг) только решению одной задачи -приведению бумаг в порядок. Поэтому предлагаю на данный процесс выделить час или два ежедневно, и постепенно из груды бумаг выстроить свою систему хранения документов.

Алгоритм упорядочивания домашних документов

1. Инвентаризация всех бумаг.
На данном этапе соберите все имеющиеся в доме документы в одно место и производим сортировку на две группы:
-мусор — отправить в урну(неактуальная информация, вышли сроки хранения, не представляет ценности и т.д)
-важное и нужное — следует хранить.
2. Сортировка по категориям.
Документы, которые мы оставили для хранения, сортируем по категориям:
-финансовые документы (комунальные счета, кредитные документы, налоги)
-имущество (движимое и недвижимое: документы на жилье, землю, машину и т.д)
-личные документы или документы членов семьи (паспорта, страховые свидетельства, дипломы, награды, документы по здоровью и т.д)
-инструкции, паспорта, чеки и гарантии на приобретенные товары
-документы по направлениям деятельности (хобби, ведение домашнего хозяйства, обучение, развитие и т.д)
В случае большого объема документов в одной из предложенных категорий, возможно выделить отдельные подкатегории. Например, если в семье много хранится медицинских документов или документов по образованию, лучше организовать отдельную категорию «Медицина», «Образование», «Портфолио» и т.д.
Так в моем варианте, выделила в отдельные категории хранения документы, составляющие портфолио членов моей семьи (награды, сертификаты и т.д)
3. Закупка канцелярии и создание системы хранения документов.
После проведения сортировки документов становится ясен объем, подлежащий хранению. Встает вопрос: «Как лучше организовать хранение документов?»
Система хранения должна отвечать требованиям:
-вместить необходимый объем документов;
-легко помещать и вынимать необходимый документ из системы.

«Главное правило: ваша система хранения данных должна быть простой библиотекой, а не напоминаниями о действиях, проектах, приоритетах»           Дэвид Аллен

Следуя этому правилу, напоминания об оплате счетов или оформлении тех или иных документов необходимо встроить в свои ежедневники, а не в систему хранения документов.

На сегодняшний день спектр канцелярских товаров для хранения документов весьма обширен. Для себя я остановилась на папках-накопителях с двумя кольцами и папках-конвертах, позволяющие легко положить и забрать документ из папки.

 

4. Упорядочивание документов в категориях.
Произвела обработку документов в каждой категории: отдельные документы разложила по папкам, которые объединила в папку накопитель с названием той и или иной категории.
На каждой папке написала, что именно хранится в ней. Сроки оплаты счетов и другие напоминания внесла в свой ежедневник.

5. Перевод документов в электронный вид.
Сегодня все чаще становится актуальным хранение информации в электронном виде. Это уменьшает время на доступ к информации (не надо рыться в папках), делает возможным доступ к информации, не привязанный к конкретному месту хранения документа.
На завершающем этапе упорядочивания документов задайте себе вопрос: какие документы я могу хранить в электронном виде без ущерба для доступности этой информации?
Для себя я решила финансовые документы по платежам онлайн впредь буду хранить только в электронном виде.

Разного рода бумаги по хобби и направлениям деятельности перевела в заметки в эверноут (Evernote). Так например, бумаги по садоводству занимали у меня приличный объем и хранились в папке. Это были и рукописные заметки и печатные документы, картинки и т.д. Всю эту массу еще раз пересмотрела на предмет ее ценности и оформила в заметки, объединенные одним блокнотом в эверноут (Evernote). Теперь эта информация мне доступна не только дома, но и в любом другом месте, что увеличило мои возможности использования информации.

От кулинарных рецептов на бумажках я избавилась ранее, писала об этом в  статье «Меню недели. Личная система оптимизации времени и сил на кухне». Сейчас все больше рецептов помещаю также в эверноут (Evernote). Полезные материалы по ЗОЖ и личному развитию также перевела в электронный вид.

Отсканировала личные документы в целях оперативного оформления услуг и разместила их на внешнем носителе (съемный диск).

Степень перехода на хранение информации в электронном виде каждый должен решить для себя в зависимости от своих предпочтений и возможностей. По своему опыту скажу, что использование оцифрованных документов тоже является тренируемым навыком и вносит в нашу жизнь много дополнительных преимуществ. Но это уже отдельная тема для обсуждения…

Буду рада, если мой опыт станет и ТВОИМ РЕШЕНИЕМ жизненных задач!

Читайте еще:

Документы постоянного и личного хранения в Москве

Многие не хотят отдавать хранить документы другим людям или организациям. Это может быть связано со многими причинами. Но тогда следует правильно организовать хранение важных документов у себя дома. Хранение документов дома – очень важный и ответственный процесс, к которому необходимо подойти со всей серьезностью, чтобы в дальнейшем не искать необходимые документы по всем ящикам и полкам.

Как правильно хранить документы

Для начала следует обозначить, какими бывают документы у физических лиц, представляющие наибольшую ценность:

• личные документы;
• документы на квартиру;
• коммунальные платежи;
• второстепенные документы и копии.

К личным документам можно отнести паспорт, водительские права, дипломы о высшем образовании, любые другие документы подтверждающие вашу личность и документы, которые могут понадобиться в оформлении на работу или для любых других нужд связанных с обращением в различные инстанции.

Документы на квартиру, это техническая документация, а также бумаги подтверждающие право собственности на квартиру.

Коммунальные платежи – это все платежи, которые вам приходят за квартиру: газ, свет, отопление, горячую и холодную воду, вывоз мусора и квартплату.

Второстепенными документами можно считать диплом об окончании школы, если вы имеете высшее образование, копии документов или другие справки и документы, которыми вы практически не пользуетесь.

Стоит ли хранить важные бумаги дома

Система хранения документов должна быть продуманной, поэтому следует разделить документы по классификации приведенной выше или вашей личной классификации.

Когда документы разделены, следует рассортировать их. Сортировка в основном необходима документам, которые представляются в нескольких вариантах. Такие документы представлены в коммунальных платежах. В таком случае, лучше их сортировать от самых давних к новейшим. Это позволит сэкономить массу времени при поиске документов.

Так рассортировав коммунальные платежи по месяцам, соединяя все бумаги: газ, воду, квартплату и другое, можно не тратить время на дополнительные поиски каждой платежки. Остальные документы лучше всего хранить в отдельных папках.

Также следует учитывать, что если в семье несколько человек, документы каждого члена семьи следует хранить отдельно. Даже если ребенок еще маленький и большого количества документов у него нет, ему все же необходима папка, так как хранятся, в основном, документы постоянного хранения. 

Если ребенок участвует в олимпиадах, занимается самодеятельностью – ему необходима отдельная папка для наград и дипломов, если их не вывешивают на стену.

Также следует поступать и с документами на собаку или кошку. Паспорт, загранпаспорт, справку о прививках следует хранить в отдельной папке, все дипломы и сертификаты в отдельном.

Место для хранения документов необходимо выбирать исходя из меблировки, защищенности отдельных мест. Так, личные документы лучше хранить в спальне или личном кабинете. Если в квартире есть сейф, некоторые документы лучше хранить там.

Антресоль24 вам поможет

Если же вы уезжаете, то стоит позаботиться о сохранности документов заранее. Зачастую в квартире нет сейфа, а хранить их в квартире или у знакомых может быть не очень безопасно.  В таком случае, мы вам поможем. Наша компания уже длительное время занимается хранением вещей на своем складе и мы имеет ряд преимуществ:

• Вы можете арендовать место от одного квадратного метра, что позволяет не тратить средства на ненужную площадь.
• Мы предоставляем возможность аренды от двух недель. 
• У нас есть постоянные скидки и сертификаты для наших клиентов. 
• В помещениях безопасно. На территории ведется видеонаблюдение, а также установлена сигнализация. Склад находится под круглосуточной охраной. 
• Доступ к ячейке или боксу имеет только владелец, у которого находится ключ. Доступ на территорию склада происходит по пропускам.

Мы работаем двадцать четыре часа в сутки и семь дней в неделю. Места для документов личного хранения лучше не найти, так как мы обеспечиваем полную безопасность и заботимся о желаниях клиента. Это позволяет выполнять нашу работу максимально эффективно и качественно. 

---

Похожие статьи

Как организовать хранение домашних документов

Все документы всегда должны быть в порядке. Это не нужно не только для того, чтобы найти нужную бумагу, но и для безопасности. Ценные бумаги должны быть спрятаны от чужих глаз. А порча или утер документов — это всегда время, нервы и деньги.

Еще один неприятный случай — природные катаклизмы. В таких случаях люди обычно быстро хватают папку с документами и убегают. А если все ценные бумаги хранятся неизвестно где и не в одном месте, то это всегда плохо, можно и без них остаться.

Хранение документов в доме
Первым делом необходимо перебрать документы. Некоторые сердобольные хозяйки хранят все подряд. Но стоит помнить, что у каждого документа есть свой срок — от 2 – х недели и до бесконечности.

Уточните сроки хранения каждого документа. Помните, что документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.

Чеки на бытовую технику хранят в течении гарантийного обслуживания. Но специалисты советуют хранить документы до тех пор, пока Вы пользуетесь техникой.
Квитанции об оплате советуют хранить 3 года.

От старых чеков от одежды, обуви избавляйтесь по мере необходимости.

Как навести порядок в документах?
Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку.

Шаг 2. Рассортирует бумаги по категориям. документы на квартиру
• медицинские док-ты
• налоговые
• кредитные
• квитанции об оплате
• чеки и гарантийные талоны и так далее

Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Главное, чтобы вам было удобно в любой момент найти нужную бумагу.

Шаг 3. Выбор способа хранения. Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут быть разными и с присвоением номера а могут быть одно, единой.

Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов.

Последний способ – это коробки. Документы можно складывать просто в коробки, а можно в папку, а потом уже в коробку.

Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг. Место должно быть секретное, скрыто от чужих глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ.

Также ценные бумаги стоит хранить в недоступном для детей месте, вдали от солнечных лучей и влаги.

Последний нюанс — заведите папку, в которой будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Ксерокопии могут понадобиться в самый неожиданный момент.

Назад в раздел

Хранение на складе документов и архивов, временное хранение на складе

Как организовать хранение документов дома

Для хранения документов дома можно применять специальные полки, выдвижные ящики, короба. Вместимость, внешний вид приспособлений зависит от типа и количества носителей информации. Чтобы организовать хранение документов, нужно накопленный архив:

1. перебрать;
2. выкинуть неактуальное;
3. рассортировать остатки.

Папки для хранения документов покупаются заранее. Понадобится несколько штук для квитанций, свидетельств, договоров.

Чтобы навести порядок, содержимое хранилищ складывают в одну кучу и затем по одной бумаге тщательно изучают. Некоторые письма, расписки имеют юридический вес даже через несколько десятков лет. Например, переписку с судебными приставами, о том, что бывший муж не платит алименты ребенку, сохраняют. Такая информация может стать доказательной базой в дальнейшем.

Легко можно избавиться от:

1. чеков из магазинов, по истечению срока возврата покупки;
2. уведомлений из налоговой инспекции, о приближении срока предоставления отчетов;
3. квитанции со сроком давности свыше 3 лет;
4. устаревших гарантийных талонов, инструкций.

Наводим порядок: сортировка

Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.

Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.

Срок давности бумаг варьируется от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл проредить бумажные залежи, чтобы избавиться от бесполезного балласта. Информацию о сроке давности документа проще всего получить у того, кто его выдает. Постоянно (пока они актуальны) хранятся следующие типы бумаг:

• Документы на недвижимость, машину (пока вы владелец).
• Семейные: свидетельства о браке и рождении, завещания.
• Касающиеся образования (аттестаты, дипломы), работы и выхода на пенсию.
• Нотариально заверенные бумаги.
• Касающиеся здоровья, например, выписки из больницы, результаты обследований. Корешки квитанций частных клиник, которые могут понадобиться для страховых выплат, сберегают 2 года.

Чеки на крупные и дорогие покупки сохраняются в течение срока, указанного в гарантийном талоне, в стандартном случае — 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг, а также услуг врача, преподавателя, адвоката необходимо сберегать 3, максимум 5 лет, после чего от них избавляются.

Систематизация

Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.

Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации.

В этом случае появляются следующие группы:

• документы на жилье,
• налоговые,
• медицинские и далее по необходимости.

Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.

Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их.

В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:

• Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
• Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
• Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.

Как и в чем хранить документы дома

Ценные документы прячут от посторонних глаз. Рабочие бумаги находятся на виду. Следует держать вдали от детей. Необходимо спрятать от домашних животных. Грамотное хранение должно решать перечисленные задачи.

Содержите ли вы документы в порядке?

ДаНет

Пошаговая инструкция:

1. Выбрасываем старые, лишние инструкции, квитанции, чековые книжки, ненужные гарантии.
2. Проводим сортировку. Раскладываем отдельно бумаги: недвижимость, паспорта, медицинские полюса, договора, ксерокопии. Либо делим на пакеты по членам семьи.
3. Выбираем систему хранения. Ниже предоставим актуальные способы.
4. Раскладываем по местам.
5. Поддерживаем порядок — возвращаем в определенные места.

Дома организовать хранение документов просто в шкафу, комоде, на полочке. Помогают корзинки, органайзеры, папки, коробки, передвижные этажерки, тележки, мини-комоды.

Папки для хранения

Доступный любому человеку вариант. Продается в магазинах канцелярии. Нетрудно найти подходящий цвет, размер, форму, способ крепления.

Основные виды:

• простые папки на кнопках, замках. Желательно выбирать прозрачный пластик. Либо модели с окошками для нанесения записи;
• скоросшиватели с файлами. Стоят недорого, удобные в работе. Видно содержимое прозрачных кармашков. Бывают окошки для нанесения надписей. Минус — мягкая обложка;

• папки с кольцами. Вариант дороже, механизм сложнее. Имеется солидная, твердая обложка. Отличаются вместимостью, удобством. Подойдут для самых важных договоров, личных документов;

Для мелких листочков удобнее завести бумажные конверты либо пакетики с застежками zip.

Корзины

Корзины легко приобрести в хозяйственных магазинах, отделах канцелярии. Множество идей предлагают гипермаркеты Икеа, Леруа Мерлен. Чаще емкости выполнены из пластика. Встречаются картонные, металлические модели.
Недостаток — открытое хранение. Корзины оставляют на столах, реже убирают внутрь шкафа, стеллажа. Достоинство — возможность наполнять документацией разного формата, толщины, скоросшивателями. Существуют разборные конструкции.

Комод

Удачный способ, как легко организовать хранение различных документов дома. Достаточно осуществить складирование в комод. Вариант идеально подходит для большого количества. Несомненный плюс — быстрый поиск, просто сохранять дома порядок. Несложно выдвинуть, посмотреть, вернуть назад. Ящики выдерживают внушительный вес, долго служат. Пластиковые корзинки, органайзеры быстрее ломаются.

Удобные системы хранения и папки для документов

Держатель для бумаг

Представляет собой органайзер с отделениями. Бывает оснащение стаканчиками для ручек, карандашей, зажимами для записок. Ошибочно считать держатели исключительно офисным вариантом. Удобно использовать дома. Нужно спрятать — конструкция убирается в шкаф.

Держатели делаются из пластика, могут иметь металлические элементы, произвольное количество полочек.

Правила хранения документов дома

Чтобы у вас в документах всегда был порядок, регулярно просматривайте их на актуальность.

Быстро устаревают:

1. Оплаченные коммунальные квитанции. Эти сведения актуальны в течение трех лет;
2. Ежегодно возобновляемые договора.

Любые платежи удобно производить онлайн через личный кабинет Сбербанка. При недоразумениях с квартплатой всегда можно найти нужный чек в истории и распечатать его в бумажном виде. Так же переводятся деньги за питание детей в школе, вносится ежемесячная родительская плата за дошкольные учреждения. Удобство в том, что электронная форма долго хранится на официальном сайте банка, а не пылится дома в стопках.

Сколько хранить?

тип документа	срок хранения документа
“Важные” (паспорт, дипломы, права и пр.)	пожизненно.
Договоры (с банком, мобильным оператором, интернет-провайдером и другими поставщиками услуг)	на время пользования услугами, пригодятся, если, например, ты решишь сменить тариф.
Квитанции на коммунальные, телефонные платежи, аренду, оплату штрафов	минимум 3 года (срок исковой давности), но лучше их не выбрасывать вообще. Бывают случаи, когда приходится доказывать факт оплаты спустя 10 и более лет.
Бумаги из государственных инстанций	срок действия обычно указан: например, отчеты пенсионных компаний и фондов обновляются каждый год, а выписка из домовой книги дается всего на месяц.
Документы для налоговых органов	4 года – так велит Налоговый кодекс.
Чеки на товары длительного пользования (телевизор, холодильник, сантехника), бытовую технику; гарантийные талоны	весь срок службы. Если он не указан, то принимается за 10 лет. После окончания гарантийного срока от продавца претензии предъявляются производителю. А если ты решишь продать вещь, то по чеку вспомнишь, сколько заплатила за нее сама.
Почтовые квитанции	подписные – на время подписки; об отправлении посылок, бандеролей, ценных писем – до получения адресатом.
Этикетки с одежды	до первой стирки, или пока не запомнишь, что с юбкой из шелка лучше обращаться деликатно.
Истории болезни, выписки, медицинские справки	обновлять по истечении срока годности (справка о прохождении флюорографии выдается на год, общий анализ крови действителен 10 суток – и т.д.).
Расписания	зачастую меняются каждый месяц – лучше перепроверять.
Записки, номера телефонов, листочки с важной информацией	достаточно пересматривать раз в неделю, необходимые данные переносить в записные книжки, остальное выбрасывать.
Бланки	если можно скачать из Интернета, хранить не стоит.

Удобное хранение документов в электронном виде

Паспорта, свидетельства о браке, разводе, рождении необходимо сканировать. В случае утраты их будет проще восстановить по распечатанным копиям. Скинуть информацию можно на флешку, а продублировать в облачном хранилище, например Яндекс Диске, Гугл Драйве или Дропбокс. Если накопитель информации выйдет из строя, сведения останутся целыми на сервере.

Нужные инструкции, гарантийные талоны можно сложить в один отдельный органайзер, для хранения документов дома. Руководства, которые редко нужны, переводят в электронный вид. Для этого можно создать текстовый файл в ноутбуке, и туда занести полные названия, маркировку всей имеющейся бытовой техники. Можно часть инструкций отсканировать или сфотографировать.

Совет!

Электронное хранение инструкций — это удобное размещение, которое экономит место у вас в жилище.

Электронные способы хранения позволяют сохранить информацию по строительным материалам, декоративной отделке. В любое время можно открыть файл и просмотреть сведения о производителе, названии колера, коллекции:

1. плитки;
2. линолеума;
3. обивочной ткани.

Отсканированные брошюры, инструкции удобно читать на мониторе. Обычно руководства печатают очень мелким шрифтом. Фото можно увеличить до удобного для чтения размера.

Совет!

Скорее всего, в интернете уже есть инструкции от вашей бытовой техники. Найдите её по названию модели. Вам не придется фотографировать и сканировать инструкцию самостоятельно.

Как хранить старые газеты? 10 способов хранения старых газет и журналов.

Вы планируете пространство в квартире, но, к сожалению, не имеете много места для накопленной со временем прессы? А может у вас есть много журналов, которые, несмотря на то, что давно прочитаны от А до Я, вы хотите оставить?

Ясно одно — необходимо придумать интересные способы их хранения. Мы подскажем, какие из них можно применить в собственной квартире.

Со временем накапливается много газет и журналов, которым нужно отдельное место для хранения

Хотя в настоящее время вся информация доступна в Интернете, однако, есть люди, которые не представляют себе дня без утреннего чтения журналов и газет. В этом случае необходимыми окажутся интересные и творческие решения для их хранения. Ниже приведены несколько идей, которые вы спокойно можете использовать в собственном интерьере.

Хранение старых газет в газетнице — один из удобных вариантов.

Сегодня рынок предлагает много вариантов, позволяющих хранить в них всю свою «макулатуру». Они не только практические, но также дизайнерские, и вписываются в любой интерьер, который бывает в квартире. Однако, прежде чем вы примите окончательное решение, стоит ознакомиться с подлинными альтернативами этих традиционных моделей.

Хранение старых газет в коробках.

Самый простой и наиболее часто применяемый способ хранения газет и журналов — это хранить их в коробках. Они могут быть изготовлены не только из картона или пластика. Если вы хотите, чтобы газеты и журналы были спрятаны не полностью, а, наоборот, размещены на видном месте, то стоит приобрести более декоративные модели. Благодаря этому, они гармонично впишутся в стиль интерьера.

Хранение газет и журналов в коробках.

Хранение старых газет на стенде, монтирующимся к стене.

Еще одним вариантом является установка специальной стойки к стене. Она не только осуществляет практическую функцию, но и декоративную. С учетом своего современного дизайна, может быть размещена в любом помещении.

Хранение газет и журналов на стенде.

Хранение журналов на стеллаже.

Нельзя не вспомнить и о традиционном стеллаже. Однако стоит не забывать, что некоторые газеты являются достаточно тяжелыми, поэтому книжный шкаф должен быть к ним соответствующим образом приспособлен. Ни при каких обстоятельствах не следует вкладывать деньги в продукт из ДСП. В этом случае стеллаж может не справиться с поставленной задачей.

Хранение журналов на стеллажах.

Хранение старых журналов в ящиках.

Конечно, всегда можно сделать ставку на классический ящик, который вместит все газеты. Его преимуществом является размер, так как он не занимает много места. Он может быть спрятан в шкафу или помещен на видном месте, например, на рабочем столе в кабинете.

Хранение журналов и газет в ящиках.

Хранение старых газет в висящем газетнике.

А что вы скажете на счет газетника, который может быть установлен везде, почти в каждом помещении? Подвесная модель — это замечательная альтернатива для всех тех, кто ценит практичные решения. Газетник можно разместить на любой стене или сбоку шкафов. Он популярен благодаря тому, что не бросается в глаза, но всегда под рукой.

Хранение газет и журналов в газетнике на стене.

Хранение газет и журналов в журнальном столе со специальной полкой.

Вы ищете способ хранения газет, но, несмотря на это, всегда хочется иметь их под рукой? Если да, то стоит приобрести журнальный столик, который имеет специальную полку для прессы. Может ли быть лучший вариант, нежели сидеть за столом без лишних движений?

Хранение газет и журналов в журнальном столике.

Хранение старых газет в стопках.

Хранение газет вовсе не должно предполагать покупку конкретного элемента мебели, который будет выполнять эту функцию. Интересной идеей является также их нестандартное расположение. Вы всегда можете сделать ставку на оригинальность и выложить стопку газет таким образом, чтобы они сами создавали высокую башню, на которой можно успешно укладывать другие гаджеты.

Хранение газет или журналов в стопке.

Хранение старых журналов в ящике под кроватью.

У вас есть кровать с выдвижными ящиками, но вы не имеете понятия, чем их можно заполнить? Помимо стандартного постельного белья, одеял или подушек в них можно разместить журналы и газеты. Удобная кровать и газета под рукой – чего еще можно желать?

Хранение газет и журналов в ящиках под кроватью.

Хранение газет в классической газетнице.

Не каждый из нас является поклонником современных решений хранения газет, поэтому в продаже все еще имеются классические решения, такие как стандартный газетник. Наверное, каждый из нас не раз его видел. Его преимуществом является тот факт, что он впишется в любой интерьер и не будет занимать много места.

Хранение в газетнице — газетница 605 из магазина mebelfashion.ru

Хранение газет в стенде с буквами.

Последнее предложение, как функционально хранить газеты — это расположить их в запланированном вами месте и окружить их буквами. В последнее время такие буквы набирают все большую популярность, а производители предлагаю их огромный выбор.

Хранить газеты лучше в сортировке по дате или названию.

Если вы уже решились воплотить в жизнь один из выше перечисленных способов, не забывайте, что это не конец. Следующим шагом является правильная сортировка прессы. Поэтому в дальнейшем использовании станет очень удобным сортировка журналов по определенной схеме: по дате и названию. Благодаря этому вы сможете очень быстро найти конкретную газету или журнал.

Хранение документов в кабинете

Если у вас есть рабочий кабинет, то более комфортно организовать хранение документов в нем. Ящики рабочего стола и стеллажи — это удобный способ хранения документов дома. Размещайте в них только важные бумаги или те, к которым требуется быстрый доступ.

Важно!

Ключевые и значимые рабочие документы лучше хранить в сейфе. Поместите его в ящиках рабочего стола или шкафу. Панели мебели должны быть непрозрачные.

Для хранения второстепенных документов подойдет коробка. Если в квартире есть отдельный рабочий кабинет, можно купить специальную офисную мебель. На полках шкафов подписанные папки расставляют вертикально в алфавитном порядке.

Коробка для хранения большого количества документов дома не лучший вариант. В нее бумаги вкладывают стопкой. Когда нужно что-то найти, приходится вынимать полностью все содержимое перебирать поштучно. На такие манипуляции уходит много времени. Поэтому для медицинских брошюр, рецептов, справок нужно использовать органайзер для хранения документов.

Чем лучше сейчас вы все систематизируете, тем проще потом будет найти любой документ не только вам, но и каждому члену семьи.

Как правильно хранить документы

Для начала следует обозначить, какими бывают документы у физических лиц, представляющие наибольшую ценность:

• личные документы;
• документы на квартиру;
• коммунальные платежи;
• второстепенные документы и копии.

К личным документам можно отнести паспорт, водительские права, дипломы о высшем образовании, любые другие документы подтверждающие вашу личность и документы, которые могут понадобиться в оформлении на работу или для любых других нужд связанных с обращением в различные инстанции. Документы на квартиру, это техническая документация, а также бумаги подтверждающие право собственности на квартиру.

Коммунальные платежи – это все платежи, которые вам приходят за квартиру: газ, свет, отопление, горячую и холодную воду, вывоз мусора и квартплату.

Второстепенными документами можно считать диплом об окончании школы, если вы имеете высшее образование, копии документов или другие справки и документы, которыми вы практически не пользуетесь.

Другие способы организации документов и идеи

Люди, у которых хранится большое количество разнообразных важных документов, могут приобрести:

1. деревянный либо пластиковый ящик;
2. стойки для бумаг;
3. сортер;
4. вертикальные лотки;
5. папку портфель;
6. кейс, запирающийся на замок;
7. канцелярские конверты;
8. папки на молнии или с кнопкой.

Есть несколько правил, как удобно организовать хранение документов дома:

1. Бумаги, которыми пользуетесь редко, ставьте дальше;
2. Создайте несколько крупных папок, в которых сгруппируйте бумаги по одному направлению;
3. Выбирайте инструменты для хранения нужного размера. Мелкие документы можно хранить по несколько штук в одном файле;
4. Постарайтесь максимально перенести документ в электронный вид, чтобы освободить пространство;
5. Проводите ревизию своего архива документов один или два раза в год.

Вертикальные стойки и короба для хранения документов дома можно купить, либо сделать своими руками из ДВП, фанеры, или же купить в мебельном магазине.

Год от года документов скапливается все больше, и нужны они оказываются чаще всего неожиданно и срочно. По этой причине рациональным решением станет их сортировка и систематизация. Существует немало способов удобного хранения бумажной документации, каждый из которых поможет навести порядок и забыть о бумажных залежах и лихорадочных поисках нужного листочка. Оценок 0 Прочитать позже

Антресоль24 вам поможет

Если же вы уезжаете, то стоит позаботиться о сохранности документов заранее. Зачастую в квартире нет сейфа, а хранить их в квартире или у знакомых может быть не очень безопасно. В таком случае, мы вам поможем. Наша компания уже длительное время занимается хранением вещей на своем складе и мы имеет ряд преимуществ:

• Вы можете арендовать место от одного квадратного метра, что позволяет не тратить средства на ненужную площадь.
• Мы предоставляем возможность аренды от двух недель.
• У нас есть постоянные скидки и сертификаты для наших клиентов.
• В помещениях безопасно. На территории ведется видеонаблюдение, а также установлена сигнализация. Склад находится под круглосуточной охраной.
• Доступ к ячейке или боксу имеет только владелец, у которого находится ключ. Доступ на территорию склада происходит по пропускам.

Мы работаем двадцать четыре часа в сутки и семь дней в неделю. Места для документов личного хранения лучше не найти, так как мы обеспечиваем полную безопасность и заботимся о желаниях клиента. Это позволяет выполнять нашу работу максимально эффективно и качественно.

Похожие статьи

Недорогой склад для вещей в Москве

Аренда склада для малого бизнеса от Антресоль24

Организация хранения документов

Никак не удается найти нужный документ среди бесконечных стопок бумаг в офисе или дома? Как организовать хранение документов, которые Вы не можете уничтожить? Вам знакома ситуация, когда Вы из-за неправильной организации хранения документов долгое время не находите нужную бумагу?

Многие сталкиваются с проблемой организации хранения

И это понятно, ведь разбор документации – это последнее, что могло бы заинтересовать человека в конце рабочего дня. Однако правильная и эффективная организация хранения документов – залог быстрой и эффективной Вашей работы и работы Ваших подчиненных!

Неотъемлемые составляющие удобной организации хранения документов:

1. Упорядоченность. Вы можете систематизировать все имеющиеся документы в алфавитном или хронологическом порядке.
2. Шкафы и ящики. Можно оснастить систему хранения документов замками, если документы имеют конфиденциальный характер.
3. Стеллажи и полки. Это еще один вариант организации хранения документов. Полки и стеллажи удобны, если Вам часто приходиться пользоваться хранимыми там документами.

Кроме того, разумная организация хранения документов поможет Вам снизить расходы. Здесь перечислены некоторые аспекты, способные сделать хранение архивных документов более эффективным:

Печатайте что-либо на бумаге только, если это действительно необходимо

Сообщения электронной почты, например, не нуждаются в распечатывании. Складывайте документы в папки и коробки настолько плотно, насколько это возможно. Организация хранения документов должна быть такова, что документы, предназначенные для длительного и короткого пользования,  хранятся раздельно. Проследите, чтобы на каждой коробке или папке с архивными документами была обозначена дата их уничтожения. Тогда возможно будет поручить уничтожение документов архивной компании. Кроме того, несложно подготовить составить список бумаг, которые были утилизированы.

Как известно, скупой платит дважды

Используйте качественные коробки и папки. Заранее продумайте организацию хранения документов в архиве и спланируйте способ поиска и выемки файлов. Потребуется ли Вам кадастр, одна папка или вся коробка? Будут ли производиться срочные выемки? Правильная организация хранения документов в архиве делает доступной информацию о том, кто и когда обращался к тому или иному архивному документу. Это возможно при создании электронного архива. Возможно, не все эти пункты Вы сможете применить в Вашей организации. Но помните, что эффективная организация хранения документов, возможно, поможет Вам сэкономить.

Как долго нужно хранить важные документы?

Груды бумаги — это боль, а управление домашней файловой системой может оказаться затруднительным. Тем не менее, вам нужно повесить некоторые документы, потому что никогда не знаешь, когда они вам понадобятся.

Как долго вам нужно хранить налоги, квитанции, банковские выписки и другие важные документы? Каждый тип документа отличается, поэтому храните все свои документы достаточно долго, прежде чем запускать шредер, даже если вы думаете, что с ними покончено.

Поддержание работоспособной системы домашнего архива

Один из ключей к созданию работоспособной домашней файловой системы — это начать сокращать количество получаемой вами бумаги. Это действительно может уменьшить количество бумаги, которую вам придется уничтожить или запилить. Это означает избавление от нежелательной почты, подписку на электронные счета и отказ от приема листовок, купонов, которые вы никогда не будете использовать, каталогов, которые вы никогда не прочитаете, или других эфемерных вещей, которые, по вашему мнению, вам нужно придерживаться, когда вы знаете себя. действительно нет.

Если вы позволите этой стадии предварительной сортировки выйти из-под контроля, вы действительно можете начать бороться с бумажным беспорядком.Может даже случиться так, что вы почувствуете, что накапливаете его. В этих случаях может быть очень полезно обратиться к профессионалу, который проведет вас через процесс очистки.

Второй шаг — убедиться, что у вас есть хорошая система управления почтой. Чем эффективнее вы обрабатываете почту, когда она приходит, тем реже вам придется выполнять большой сеанс хранения, измельчения и переработки.

Настройка электронной системы

Избавившись от бумажных документов, установив электронную систему хранения, вы сэкономите место и избавитесь от беспорядка с бумагами.Электронная система подачи документов имеет большой смысл, потому что это проще, чем когда-либо.

Для начала вам понадобится сканер и место для хранения файлов: система папок на компьютере и резервная копия в облаке, а также внешний жесткий диск. Чем больше у вас резервных копий — дома и за пределами офиса — тем лучше вы будете готовы избавиться от кучи документов, не беспокоясь о потере чего-то важного.

Настройте общие папки для разных типов документов (например, домашних, налоговых, авто, свидетельств о рождении и т. Д.) Вам не нужно быть слишком точным с хранением документов, поскольку электронные системы хранения доступны для поиска.

Затем отсканируйте каждый документ и сохраните его в папке в соответствии с содержимым. Дайте каждому уникальное имя файла, чтобы описать его, чтобы его можно было быстро найти с помощью функции поиска вашего компьютера. Кроме того, добавление даты в конце имени файла может помочь вам отличить один и тот же тип документа из разных периодов времени. Например, вместо того, чтобы звонить в счет за коммунальные услуги.pdf, назовите его utilitystatement-Feb2019.pdf.

Также доступен ряд приложений, которые могут помочь вам быстро записывать и хранить различные документы. Многие из них могут управляться через ваш смартфон или планшет, поэтому вы можете избавиться от бумажной работы (особенно с квитанциями), когда вы не находитесь рядом с домашним компьютером.

Сохранить копии

Эксперты советуют хранить несколько копий ваших самых важных документов. Это может означать хранение одной копии в облачном хранилище, а другой на жестком диске.Это также может означать хранение одной копии в вашей электронной документации и одной бумажной копии в несгораемом сейфе.

Ель / Марго Кэвин

Документы для вечного хранения

Ряд документов следует хранить вечно. Это самые важные из того, что вам может понадобиться в любой момент в будущем по разным причинам. Хранение их в надежном месте и сохранность копии сэкономит вам много времени, когда они понадобятся.

• Академические записи: дипломы, стенограммы и любые портфолио, которые могут быть использованы в будущем при приеме на работу
• Документы об усыновлении
• Свидетельства о крещении
• Свидетельства о рождении
• Свидетельства о смерти: могут потребоваться для налоговых целей
• Водительские права
• Записи о трудоустройстве: любые положения, соглашения, дисциплинарные файлы и служебные аттестации.
• Свидетельство о браке
• Медицинская карта
• Военное дело
• Паспорт
• Пенсионный и пенсионный учет
• Карты социального страхования
• Завещания

Документы для хранения в течение определенного периода времени

Представьте себе, что у вас на столе лежат банковские выписки и счета за всю жизнь. Даже всего через десять лет этот стек, вероятно, будет невероятно большим. Существует много типов документов, в основном финансовых, которые следует хранить в течение определенного периода времени, но не обязательно хранить вечно.Возможно, вам придется какое-то время ссылаться на них ежемесячно или еженедельно, а затем они просто станут еще одним листком бумаги, создающим беспорядок.

Сложная часть состоит в том, чтобы знать, когда можно избавиться от этих типов записей. Нет хорошего ответа на все вопросы, но рекомендуемые рекомендации, основанные на том, что это такое:

• Счета по кредитным картам: уничтожайте сразу после оплаты.
• Выписки с банковского счета: один месяц
• Счета: один год на любые налоги или гарантии; все остальные счета следует уничтожить, как только они будут оплачены.
• Зарплата и квитанции: один год или до тех пор, пока вы не получите выписку W-2 за этот налоговый год.
• Инвестиционные записи: через семь лет после закрытия счета или продажи ценных бумаг.
• Налоговые документы: семь лет, включая вашу регистрацию и все сопроводительные документы, такие как W-2 и квитанции.
• Торговые квитанции: сохраняйте в течение всего срока гарантии для крупных покупок, таких как бытовая техника и электроника. Для таких вещей, как продукты и одежда, храните квитанцию ​​только до тех пор, пока вы не узнаете, что возвращать товар не потребуется.
• Договоры аренды: сохраняйте до тех пор, пока вы не съедете и не получите свой залог обратно от арендодателя.
• Квитанции на ремонт дома: храните до продажи дома.
• Записи об автомобиле: Храните до продажи лодки, автомобиля или мотоцикла.

Как избавиться от документов

Уничтожение документов — главный способ защитить себя от кражи личных данных. Как правило, есть определенные документы, которые обязательно нужно уничтожить. Это включает в себя все, что имеет номера счетов, даты рождения, девичьи имена, пароли и PIN-коды, подписи и номера социального страхования.

Если документы все еще «активны» — вы должны хранить их для справки — поместите их в свою домашнюю файловую систему по темам. Уничтожайте их только после того, как они больше не используются.

Ель / Марго Кэвин

Какие документы уничтожать

Когда вы закончите с этими документами и они больше не нужны, не стесняйтесь их уничтожить:

• Квитанции через банкомат
• Выписки со счета
• Копии свидетельств о рождении
• Аннулированные и аннулированные чеки
• Счета по кредитным картам
• Кредитные отчеты
• Водительские права (с истекшим сроком действия)
• Документы о трудоустройстве, содержащие любую идентифицирующую информацию
• Просроченные паспорта и визы
• Номера инвестиционных счетов
• Юридические документы
• Операции с инвестициями, акциями и имуществом
• Предметы с подписью (договоры аренды, контракты, письма и т. Д.))
• Багажные бирки
• Медицинская и стоматологическая документация
• Бумаги с номером социального страхования
• Пароли или PIN-коды
• Корешки для оплаты
• Предварительно утвержденные заявки на кредитную карту
• Квитанции с номерами текущих счетов, номерами кредитных карт или любая другая идентифицирующая информация
• Налоговые формы
• Стенограммы с идентифицирующей информацией
• Маршруты поездок
• Использованные авиабилеты
• Счета за коммунальные услуги (телефон, газ, электричество, вода, кабельное телевидение, Интернет и т. д.)

Все остальное — например, документы — можно просто утилизировать. Убедитесь, что у вас настроена гибкая файловая система, чтобы вы могли держать эти документы под контролем. Также неплохо иметь привычку регулярно просматривать сохраненные документы. Постарайтесь сделать это при оплате счетов, подаче налоговой декларации или выполнении аналогичных повторяющихся задач, чтобы не забыть, и ваши документы выйдут из-под контроля.

Как избавиться от бумажного беспорядка

Бумажный беспорядок накапливается по разным причинам, но конечный результат один и тот же: у вас дома или в офисе кипы бумаг, и вы не знаете, с чего даже начать избавляться от них.Чтобы предотвратить наиболее распространенные причины при укрощении ваших уже заросших стопок бумаг, выполните следующие семь шагов, чтобы избавить ваш дом от беспорядка.

Уменьшить количество нежелательной почты

Если каталоги и листовки приходят на ваш почтовый ящик массово, есть несколько способов уменьшить их количество. У большинства розничных продавцов, рассылающих каталоги, есть номер телефона, по которому можно позвонить, если вы больше не хотите их получать. Вы также можете запросить удаление из списков рассылки благотворительных и некоммерческих организаций.У Better Business Bureau есть советы по последнему. Кроме того, Федеральная торговая комиссия предоставляет ресурсы для исключения себя из списков некоторых прямых маркетологов и других компаний, которые рассылают незапрошенные предложения по почте.

Организуйте регулярно

Как только вы сократите объем нежелательной почты, вам придется меньше разбирать и упорядочивать. Это хорошая вещь. Планируйте время, чтобы убирать мусор каждые несколько месяцев, но также постарайтесь более разборчиво относиться к тому, что вы экономите каждый день.Это особенно верно, если у вас есть склонность к накоплению или вы выросли до того, как все было в Интернете. Нет необходимости сохранять выносные меню или каталоги, когда их содержимое доступно в Интернете.

Измельчите все, что угодно с идентифицирующей информацией

Если вы держитесь за бумаги, которые хотите выбросить, но не делаете этого, потому что беспокоитесь о конфиденциальности, купите измельчитель. Если вам нечего уничтожить, вы можете взять документы в определенные пункты FedEx и за определенную плату уничтожить их.В некоторых регионах в определенные дни вы также можете сдавать бумагу в измельчитель. Проконсультируйтесь с вашим банком или кредитным союзом, поскольку они часто предлагают бесплатные дни измельчения.

Ель / Марго Кэвин

Утилизировать массовую почту

Если вы храните старые газеты, журналы и листовки, потому что не хотите выбрасывать их в мусор, но не знаете, как их правильно утилизировать, потратьте несколько минут на изучение правил утилизации там, где вы живете. . Простое знание того, что можно переработать и куда это доставить, может подтолкнуть вас к действию.Вы также можете узнать в местных домах престарелых, не хотят ли они свежие журналы.

Ель / Марго Кэвин

Выбросьте старые бумаги

Если ваши лишние документы относятся к категории «это может быть важно», выясните, какие старые документы вам действительно нужно сохранить. Ненужные старые записи могут не выглядеть как стереотипный беспорядок на бумаге, но они добавляют веса вашим коробкам, когда вы перемещаетесь, и занимают драгоценное место в ваших файлах.

Сканируй, что можешь

Если вы храните документы, потому что они содержат информацию, которую вы хотите, помните, что вам не обязательно нужна эта информация в бумажной форме.Вместо этого отсканируйте их и сохраните на своем компьютере. Приличный недорогой сканер полезно иметь под рукой, но есть также приложения, которые используют камеру вашего смартфона в качестве сканера.

Оплата счетов онлайн

Самый простой способ избавиться от беспорядка, связанного с бумагой, — это вообще не допускать попадания бумажной массы в дом. Переключитесь на онлайн-оплату счетов и безбумажный биллинг, если вы еще этого не сделали. Вы также можете выбрать получение некоторых других типов записей, таких как банковские выписки и квитанции, в цифровой форме.

Организуйте «промежуточные» документы

Наконец, если ваш стол завален бумагами, с которыми вам нужно разобраться в ближайшее время, но не сразу, выделите место только для них. Это может быть папка-гармошка, простая коробка или буфер обмена. Храните купоны, счета, ожидающие оплаты, и другие срочные документы здесь до тех пор, пока их нельзя будет использовать, зарегистрировать, отсканировать или выбросить.

Как организовать работу с документами

Большинство людей не думают о важном документе, пока он им не понадобится.Если ваши бумаги разбросаны повсюду и у вас нет центральной организационной системы в домашнем офисе, вы можете потратить много времени и энергии на поиски вещей. Вы даже можете что-то потерять.

Начало работы

С помощью нескольких простых шагов вы можете организовать свои важные бумажные документы: вам понадобится небольшой шкаф с двумя выдвижными ящиками или переносной подвесной ящик для файлов, висящие файлы шести разных цветов, манильские папки с третьим вырезом, папки с верхними вкладками и дополнительный пожаробезопасный сейф.Или вы можете приобрести большой скоросшиватель и вкладыши для язычков. Теперь вы готовы начать.

Соберите документы

Прежде чем вы сможете организовать все свои важные документы, вы должны найти их. Иногда легче сказать, чем сделать. Проверьте ящики домашнего офиса и бумаги, сложенные на столе или столе. Проверьте груды бумаги, загромождающие кухонные столешницы, а также кухонные ящики и корзины. Посмотрите на комод и тумбочку в спальне. И последнее, но не менее важное: проверьте свою сумочку или портфель на предмет важных документов, которые вы случайно носите с собой.

Отнести к категории

Наиболее важные документы попадают в одну из следующих шести категорий. Отсортируйте все собранные документы следующим образом:

1. Записи о доме и имуществе: Ипотека, документы о собственности, проекты и квитанции по благоустройству жилья, руководства и гарантии на устройства, информация о налоге на имущество, полисы страхования жилья и руководства
2. Автоматические записи: Названия, записи о техническом обслуживании, страховые полисы и информация, информация о ссуде и записи о платежах
3. Медицинские карты: страховых полисов, руководства по выплатам медицинского страхования, объяснение медицинских льгот, счета от врачей, списки рецептов, информация о гибких расходах, медицинские квитанции, медицинские инструкции, полисы страхования жизни
4. Финансовые отчеты: Банковские выписки, налоговые декларации, отчеты о налоговых вычетах, отчеты об инвестициях, ссуды, отчеты по кредитным картам
5. Электронные записи: Контракты на мобильные телефоны и руководства по оборудованию; товарные квитанции и гарантии на компьютеры, ноутбуки и планшеты; тарифные планы и счета за кабельное и интернет-подключение; квитанция и инструкция по эксплуатации беспроводного маршрутизатора
6. Личные записи: Свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о разводе, документы об опеке, информация социального обеспечения, записи о вакцинации, паспорт, записи о военной службе, записи о крещении и подтверждении, завещания, план похорон и информация о месте захоронения.Они должны быть у каждого члена семьи. Если у вас есть домашние животные, вы также можете включить в эту категорию их важные документы, такие как ветеринарная информация и информация о вакцинах.

Отдельные важные документы

Большинство ваших важных документов можно хранить в обычном шкафу для документов или переносном подвесном ящике для файлов. Некоторые, однако, действительно следует хранить в несгораемом сейфе или в другом месте хранения, например, в сейфе.

Жизненно важные документы — это документы, на замену которых будет очень трудно или потребуется много времени.Они могут содержать конфиденциальную личную информацию, которая в случае кражи может быть взломана похитителями личных данных. Между тем, если ваш дом был разрушен пожаром или наводнением, вам нужно, чтобы эти жизненно важные документы остались нетронутыми.

Для большинства людей следующие документы будут считаться жизненно важными: информация о социальном обеспечении, свидетельства о рождении, страховые полисы и контактная информация агента, завещания, документы о собственности, права собственности на автомобиль, паспорта и любой контракт или соглашение, требующее оригинальной подписи.

Составьте общий список всех жизненно важных документов, которые вы поместите в свой несгораемый сейф или в другое хранилище.

Сделайте копию своего кошелька

Большинство из нас каждый день хранят в кошельке важную информацию, и в случае ее утери или кражи возникнут серьезные неудобства.

Сделайте копии ваших водительских прав, карты донора органов, карты (карт) медицинского страхования, членских карт для тренажерного зала, библиотеки, программ лояльности продуктового магазина, складских клубов и т. Д., и, самое главное, все кредитные и дебетовые карты (копии лицевой и оборотной сторон). Храните эти копии вместе с другими важными бумажными документами.

Создать простую файловую систему

Чем проще система регистрации, тем выше вероятность того, что вы будете использовать ее на постоянной основе. Возьмите каждую категорию важных документов и назначьте ей цвет подвесного файла:

• Записи о доме и имуществе
• Автоматические записи
• Медицинская карта
• Финансовые отчеты
• Electronics Records
• Личные рекорды

Добавьте соответствующее количество висячих файлов в вашу файловую систему в соответствии с количеством документов, имеющихся у вас в каждой категории.

Используйте папки Manila и создайте папку для каждого отдельного документа в каждой категории. Поместите папки в раздел с подвесными файлами соответствующего цвета.

Если вы приобрели большую скоросшиватель с тремя кольцами и вкладыши с выступами, пометьте вкладки одинаковыми именами записей, перфорируйте все документы и систематизируйте их. Если в бумагах невозможно пробить дырокол, поместите их в папку и вместо этого пробейте дыроколом.

Если бумажная работа — не ваше дело, это может быть момент освобождения.Вы можете отсканировать все эти документы, сохранить их на жесткий диск, а затем уничтожить оригиналы.

Но действуйте по своему усмотрению, так как некоторые документы лучше сохранить. Сохраните оригиналы всех жизненно важных документов. Лучше судите о других. Большинство финансовых учреждений довольны отказом от бумажных документов.

Текущее обслуживание

Как только ваши важные документы будут организованы, держите их в таком же порядке. Каждый месяц, когда вы оплачиваете свои счета, подавайте новые документы в соответствующий раздел вашей файловой системы.В то же время поищите любые документы, которые вы удалили из системы в течение месяца, которые все еще могут отсутствовать в файловой системе. Перепишите их. Не реже двух раз в год просматривайте документы в своей файловой системе, чтобы узнать, можно ли их удалить. Хороший график, которому нужно следовать, — это начало календарного года и конец каждого учебного года.

Приложив немного усилий, вы сможете получить долгосрочные выгоды и сэкономить время, упорядочив важные бумажные документы.

Как создавать цифровые семейные документы и управлять ими

В экстренной ситуации последнее, что вам нужно делать, — это искать документы.То же самое можно сказать в моменты сильного стресса или горя. В идеале все важные документы, которые могут вам когда-либо понадобиться, легко найти и легко получить к ним доступ. Как ты это делаешь?

Лучший способ держать важные документы под рукой — отказаться от бумажных документов, оцифровав их, а затем сохранить эти электронные файлы в том месте, откуда их можно будет извлечь с компьютера, планшета или смартфона. Во многих случаях вам также следует сохранять физические копии документов, но это не значит, что вы также не можете сделать цифровую копию.В этом есть много преимуществ.

Во-первых, у вас получается резервная копия, которая невероятно помогает, если с оригиналами что-то случится. Во-вторых, вы можете получить документы в любое время и в любом месте, если у вас есть безопасное подключение к Интернету. В-третьих, когда информация оцифрована, вы можете искать ее по ключевым словам, а не копаться в кипах бумаги. Наконец, гораздо проще поделиться электронным файлом с нуждающимся в нем юристом, финансовым консультантом или членом семьи, чем отправлять факсы или ксерокопии.

Какие важные семейные документы вы могли бы захотеть оцифровать? Как лучше всего сканировать и хранить их, чтобы они были в безопасности, их было легко найти и всегда были доступны, когда они вам понадобятся?

Примеры документов для оцифровки

Вам не нужно оцифровывать все. Хотя экономия каждого счета за коммунальные услуги или выписки по кредитной карте может иметь некоторую потенциальную ценность, какова вероятность того, что они вам понадобятся и вы не сможете получить к ним доступ со своего счета в онлайн-банке или поставщика коммунальных услуг?

Вместо этого сосредоточьтесь на документах, на которые вам, вероятно, придется ссылаться в какой-то момент (например, налоговые декларации) или на которые вам действительно будет полезно иметь резервную копию.Вот несколько примеров:

• Документы, связанные с серьезными изменениями в жизни: свидетельства о рождении; документы об усыновлении; свидетельства о браке, разводе, семейном партнерстве; иммиграционные свидетельства и формы

• Паспорта, водительские права и удостоверения личности

• Отчеты о состоянии здоровья, включая записи о вакцинах и иммунизации

• Записи домашних животных

• Официальные справки об образовании и свидетельства об окончании

• Звания и документы на имущество

• Договоры аренды и ссуды

• Налоговые декларации

Семейные фотографии тоже могут прийти на ум, но они требуют совершенно другого процесса для сканирования и сохранения.Для документа вам не нужно изображение с высоким разрешением, а для фотографий вам нужно. Кроме того, при работе с фотографиями необходимо учитывать цвет, оттенки сепии или оттенки серого, что обычно не является проблемой для стандартных документов.

Если у вас есть исторические семейные документы, которые больше похожи на семейные фотографии, возможно, потому, что они антиквариат или имеют сентиментальную ценность, то вам, вероятно, лучше обращаться с ними как с фотографиями. По поводу любых документов, которые являются чрезвычайно деликатными или ценными, подумайте о том, чтобы обратиться за помощью к архивисту или прочитать несколько советов из Национального архива США.

Как оцифровать важные документы

Давайте сначала посмотрим, как отсканировать документ и превратить его в электронный файл.

Вам не нужен настольный сканер для получения результатов профессионального качества. Все, что вам нужно, это смартфон с мобильным приложением для сканирования, высококонтрастная поверхность (то есть, если ваша бумага белая, поверхность должна быть темной) и приличное освещение.

Для сканирования документа:

1. Положите бумагу на высококонтрастную поверхность. Убедитесь, что у вас достаточно освещения.Находиться возле окна при дневном свете очень помогает.

2. Положите документ ровно. Большинство приложений для сканирования исправляют мелкие дефекты, такие как складки и перевернутые углы, но если вы можете заставить документ лежать ровно, это идеально.

3. Запустите приложение для сканирования и расположите телефон параллельно документу. Большинство приложений для сканирования имеют автоматическое определение краев, если вы приложите разумные усилия, чтобы поместить страницу в рамки экранных руководств.

4. Большинство приложений сканируют страницу автоматически, но в некоторых случаях вам может потребоваться нажать, чтобы завершить сканирование.Затем приложение предложит вам повторить процесс, если вы хотите добавить больше страниц в тот же файл.

Многие отличные приложения для сканирования бесплатны или предлагают бесплатный уровень обслуживания. ABBYY FineScanner и Microsoft Office Lens — два отличных примера. В облачных хранилищах и приложениях для заметок (которые у вас, возможно, уже есть) включено сканирование документов. Это верно, например, для мобильного приложения Dropbox и мобильного приложения Evernote.

Если вам нужна возможность редактировать отсканированные документы, например, чтобы превратить лист бумаги в документ Microsoft Word, вам понадобится приложение для сканирования, которое включает оптическое распознавание текста и преобразование в редактируемый текст.

Где безопасно хранить документы

Вы уже используете облачное хранилище или службу синхронизации файлов, такую ​​как Google Drive или Microsoft OneDrive, для хранения и резервного копирования важных файлов? Тогда, вероятно, имеет смысл использовать тот же сервис для хранения семейных документов.

В облачных хранилищах недостатка нет. Все упомянутые до сих пор варианты — Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive — идеально подходят. Что наиболее важно, приложения для сканирования, поскольку они очень популярны, часто дают вам возможность экспортировать оцифрованные документы прямо в них; или они предлагают свою собственную встроенную функцию сканирования.

Какую бы услугу вы ни выбрали, убедитесь, что она шифрует ваши данные, и убедитесь, что вы используете уникальный и длинный пароль для учетной записи. В этом отношении ваш лучший друг — менеджер паролей.

Как организовать цифровые семейные документы

В зависимости от объема документов вашей семьи вы можете создать серию папок и подпапок в своей службе хранения для их организации. Однако это может занять много времени, и люди часто начинают идти по одному пути сортировки и систематизации, прежде чем на полпути понимают, что это не сработает.

Итак, простой и быстрый способ сделать это — по годам. Начните с создания 10 папок и назовите их за последние 10 лет. Например, у вас будут папки под названием 2020, 2019, 2018 и т. Д. Когда вы дойдете до 11 лет назад, добавьте к имени папки «и старше» (или что-то подобное). Другими словами, ваша самая старая папка будет называться «2010 и старше».

Теперь вы можете отсортировать цифровые документы в папку и примерно знать, где они находятся. Для удостоверений личности используйте год выпуска. Для стенограммы используйте последний год посещения школы.Если у вас слишком много файлов в какой-либо папке, просто создайте подпапку в соответствии с темой, например «Налоговые документы 2020 г.» или «Медицинские записи 2019 г.».

А как насчет имен файлов? Я считаю, что при первом сканировании имеет смысл дать файлу хорошее имя, обычно потому, что я сканирую документ по определенной причине. Если врач просит меня предоставить копию данных о вакцинации, я даю этому файлу четкое имя, прежде чем отправлять его.

Если вы сканируете огромные партии документов за раз, сосредоточьтесь на том, чтобы помещать их в нужную папку по годам, и обязательно создавайте подпапки, чтобы помочь вам понять, что у вас есть.Таким образом, вам не придется тратить слишком много времени на переименование файлов, но ваши документы по-прежнему находятся в разумном порядке, когда вам нужно что-то найти.

Помните о своей цели

Всегда помните о цели оцифровки ваших документов. Для очень важных документов целью может быть резервная копия на случай, если что-то случится с оригиналами. Для других типов документов цель может состоять в том, чтобы сделать файлы легкодоступными в следующий раз, когда вам придется отправить их кому-то другому.Помните о своей цели, чтобы помочь вам, когда дело доходит до именования и сортировки файлов, в частности. Если вы помните об этом, вы легко сможете взяться за этот проект и получить отличные результаты.

Как организовать важные документы

У взрослого человека есть свои преимущества. . . и проблемы. В детстве вы мечтаете о том дне, когда у вас будет возможность водить машину, иметь собственный дом и не спать сколько угодно допоздна. Но вы никогда не задумываетесь о не очень веселых вещах, таких как уплата налогов, удаление зуба или продление водительских прав.О, а как насчет того, чтобы выяснить, как безопасно организовать все те важные документы, которые вы должны хранить на протяжении многих лет?

В какой-то момент просьба к 75-летней маме принести на ночь копию свидетельства о рождении уже не помогает. Так откуда же вам знать разницу между важными документами и теми, которые должны быть отправлены прямо в уничтожитель?

Не волнуйтесь, мы вас позаботимся. Но сначала давайте поговорим о том, что это за важные документы и почему вы должны их хранить.

Что такое важные документы?

Важные документы — это те бумаги, которые вам нужно иметь при себе «на всякий случай». Скорее всего, вам вряд ли когда-нибудь понадобится их использовать, если только не произойдет важное жизненное событие, например покупка дома, рождение ребенка, изменение имени или составление завещания. Но именно в такие важные (но редкие) моменты вы поймете, что вам, вероятно, стоит начать хранить их где-нибудь, чтобы вы могли легко их найти. Эти документы включают:

• Документы, удостоверяющие личность
  • Карты социального страхования
  • Свидетельства о рождении
  • Документы об усыновлении
  • Свидетельства о браке
  • Паспорта
• Налоговые документы
  • Налоговые декларации
  • W-2s и 1099 форм
  • Любые налоговые формы, квитанции и записи
• Ведение собственности
  • Регистрация и права собственности на автомобиль
  • Ипотечные ведомости, акты и векселя продажи
  • Страховые полисы (дом, автомобиль, личное имущество и т. Д.))
• Медицинская карта
  • Завещания, доверенности или жилое завещание
  • Медицинские счета
  • Инструкции по захоронению
  • Полисы медицинского страхования
• Финансовая отчетность
  • Корешки для оплаты
  • Аннулированные чеки
  • Справка об инвалидности или безработице
  • Записи о выходе на пенсию / пенсионный план
  • Инвестиционная отчетность

Получаем.Хранение всех важных документов на жестком диске может показаться лучшим вариантом — никаких потерянных бумаг, никакого беспорядка и никаких забот. Но всегда полезно иметь под рукой бумажную копию, хранящуюся в надежном месте на всякий случай. Никогда не знаешь . . . жесткие диски выходят из строя или теряются, а компьютеры выходят из строя. И в следующий раз, когда переедете, вы можете случайно забыть, где это упаковали. В случае сомнений распечатайте его (и храните в надежном месте).

Свяжитесь со страховым профессионалом в вашем районе сегодня и сэкономьте больше.

Поэтому, когда вы проводите генеральную уборку, обязательно храните их в надежном месте. И нет, мы не говорим о том «безопасном месте», которое настолько безопасно, что вы никогда не сможете вспомнить, где оно находится.

Речь идет о несгораемом сейфе для документов, сейфе или шкафу. Также разумно держать их все в порядке. Вам нужно четко разделить его по категориям, чтобы его было легко найти. Купите несколько папок и этикеток, чтобы все было в порядке и читаемо.

Итак, теперь, когда вы знаете, как отличить важные документы от не очень важных, вам нужно знать, как долго вы должны их хранить.

Как долго я должен хранить банковские выписки?

Банковские выписки: для чего они вообще годятся? Заманчиво выбросить их прямо в ближайший мусорный бак, как только вы их получите. Но не так быстро! Они действительно отлично подходят для просмотра всех ваших ежемесячных транзакций в одном аккуратном месте. Так что в следующий раз, когда вы получите по почте одного из этих плохих парней, уделите несколько минут и поищите что-нибудь необычное. Затем поместите его в несгораемый сейф и храните не менее одного года.То же самое и со всеми этими квитанциями о заработной плате. Они могут понадобиться вам, чтобы предоставить подтверждение дохода, когда вам нужно сделать крупную покупку или оспорить любое подозрительное поведение (например, кражу личных данных).

Как долго я должен хранить свои медицинские записи?

Федеральная торговая комиссия рекомендует хранить оплаченные (и неоспоримые) медицинские счета в течение как минимум одного года. Послушайте: люди делают ошибки. Этот интерн в отделе выставления счетов больницы, вероятно, не изучил все подробности, поэтому вы можете получить один и тот же счет дважды, а можете и не получить.Ваши медицинские счета отражают то, что вы заплатили, и вам пригодятся, когда вы позвоните им и любезно сообщите им, что вы их уже оплатили. А если вы не оплатили или оспариваете счет, вы можете оставить их себе, пока пыль не уляжется и все не будет разрешено.

Как долго мне следует хранить счета за коммунальные услуги?

Недолго — если только вы не знаете, что вам предстоит поездка в DMV и вам нужно будет подтвердить вашу личность. В подобных случаях вам нужно иметь счета за коммунальные услуги за прошлый месяц с указанием вашего имени и адреса спереди и по центру.В противном случае получайте удовольствие, делая свое собственное бумажное конфетти с помощью измельчителя.

Как долго я должен хранить свою налоговую декларацию?

Семь лет. Ага, семь! Никогда не знаешь, когда они могут понадобиться. Может, IRS хочет провести аудит. Может быть, вы собираетесь покупать новый дом и вам нужно доказать, что вы были ответственным человеком в финансовом отделе. Никогда не знаешь, так что лучше держать все, что связано с налогами, при себе. . . так, на всякий случай.

Как долго я должен хранить чеки?

Уничтожьте этих лохов прямо сейчас! Если вы не работаете в домашнем офисе, не занимаетесь ремонтом или чем-то еще, на что вы можете получить налоговую скидку, они вам действительно не нужны.Так что вперед, возьмите кучу квитанций, которые вы собирали из своих еженедельных покупок за продуктами, и измельчите их. Тебе уже не лучше?

На случай, если вам интересно: эти гарантийные талоны, квитанции на дорогостоящие товары (например, этот новый телевизор) и даже доказательства домашнего ремонта? Ага, вы должны держать их при себе, пока не истечет гарантия, вы не продадите этот телевизор или не переедете из дома.

Как долго я должен хранить записи о собственности?

Это зависит от обстоятельств.Вам действительно следует хранить такие вещи, как титулы, документы, выписки по ипотеке и даже страховые полисы, пока вы владеете своей собственностью (или сроком действия ссуды). И как только вы скажете « hasta la vista » на этот платеж по ипотеке, и ваш дом будет оплачен, вы все равно захотите хранить эти документы в течение как минимум 10 лет.

Если вы путешествуете на арендованной машине, пора расплатиться с этим бездельником! Но когда дело доходит до платежей по кредиту, деталей контракта, титулов и доказательств страховки, вы захотите сохранить их как минимум 10 лет.. . так, на всякий случай. Долги не часто возвращаются, чтобы преследовать вас, но всегда полезно быть готовым. Совет профессионала: выплатите все старые долги и навсегда распрощайтесь с Financial Peace. Вы вздохнете с облегчением, когда он наконец исчезнет!

Как долго я должен хранить личные записи?

Личные записи — это свидетельство о рождении, свидетельство о браке, карточки социального страхования, пенсионные счета, документы по страхованию жизни, завещание и доверенности.Вам нужно сохранить все это навсегда. Хотя ваше свидетельство о рождении, свидетельство о браке и карточка социального страхования имеют наибольшее значение, когда вы живы, ваше завещание, доверенность, завещание и полисы страхования жизни (например, пожизненный срок и инвалидность) помогут вашим близким после вашего отъезда.

Когда дело доходит до завещаний, доверенностей, завещаний на проживание, страхования жизни (например, пожизненного или нетрудоспособного) и даже информации о ваших пенсионных счетах, вы не хотите, чтобы члены вашей семьи и близкие были вынуждены искать по мелочам. чтобы узнать, что им делать с вашей личной собственностью.А если у вас нет желания, самое время его получить! Вы можете легко создать свое завещание онлайн уже сегодня. Это самое доброе, что вы можете сделать для своей семьи.

Практическое правило таково: если вы считаете, что он может вам понадобиться, если это документ, удостоверяющий личность, если он имеет отношение к вашим финансам или защищает ваше будущее (например, страхование жизни или завещание), тогда держись за это. И не забудьте уничтожить любой документ с личной информацией, прежде чем выбросить его в корзину.Мало ли кто мог это достать!

Лучшие советы о том, как организовать важные бумаги и документы, чтобы убрать беспорядок в вашем доме

Эти советов по организации важных документов Сообщение спонсировалось Fellowes как часть Активации влиятельных лиц для Influence Central, и все мнения, выраженные в моем сообщении, являются моими собственными.

Весна пришла! А это значит, что сейчас идеальное время для «весенней уборки».

Вообще-то я ненавижу генеральную уборку.И я не очень хорошо умею это делать. Я стараюсь делать понемногу каждый месяц, вместо того чтобы весной меня перегружать.

Но единственное задание, которое я всегда оставляю на весну, — это расхламлять и систематизировать важные документы! Я всегда поступаю правильно с Tax Time.

Почему?

Ну, я уже погрузился в наши важные бумаги, готовясь к подаче налоговой декларации. Так что я считаю, что это оптимальное время для сортировки, просеивания, измельчения и систематизации, пока я уже в беспорядке. Вы знаете, убить двух зайцев одним выстрелом.

Это отличный способ избавиться от беспорядка, связанного с бумагой. Но всегда есть вопрос,

«Ну что мне оставить? А что я могу выбросить? »

Не говоря уже о самом большом бремени из всех

«Как организовать важные документы?»

Не волнуйтесь! Я здесь, чтобы помочь вам!

Имейте в виду, я не специалист по организации-фрику. Но у меня есть довольно простая система, которая имеет большое значение, когда дело доходит до организации наших важных документов.Это может просто помочь вам избежать беспорядка, связанного с монтажной бумагой.

Как систематизировать важные документы

Я использую всего четыре вещи, чтобы упростить систематизацию важных документов. Всего четыре! И у каждого предмета есть свое предназначение. Таким образом, я всегда знаю, где искать, когда мне нужен документ.

Папка для ошибок — В ней будут храниться все ваши самые важные жизненно важные документы. И это первое, что вам следует сделать, когда вы систематизируете важные документы.

Все, что вам нужно, это прочная папка с тремя кольцами, протекторами и разделителями.В этой папке вы будете систематизировать и хранить все свои самые важные документы. Вы знаете, что вам нужно иметь В НАЛИЧИИ, если вам пришлось бежать из дома в экстренной ситуации. Таким образом, как называет это сообщество подготовки, Bug Out Binder.

Храните его в легкодоступном, но при этом безопасном месте. Если возможно, возьмите легкий для переноски огнестойкий / водостойкий сейф и поместите в него связующее. На всякий случай, если вас не будет дома, чтобы взять переплет, когда случится трагедия.

Таким образом, вы всегда будете знать, где находятся ваши самые важные документы.За ними не нужно охотиться. А если вам нужно эвакуироваться, вы просто берете папку (или сейф) и уходите.

Папка Bug Out должна включать:

• Свидетельства о браке
• Свидетельства о рождении
• Карты социального страхования
• Паспорта
• Завещания
• Свидетельства о смерти
• Заголовки
• Записи об иммунизации (если применимо)
• Медицинская карта
• Текущее страховое покрытие (страхование жилья, страхование автомобилей, медицинское / стоматологическое страхование / страхование глаз)
• Информация о регистрации в школе для детей
• текущих семейных фотографий и индивидуальных фотографий детей (в случае разлучения и подтверждения семьи)
• банковская информация
• Денежные средства мелкими купюрами
• хозяйственный инвентарь

Шкаф для документов — Это для длительного хранения важных бумаг и документов.Если у вас нет картотеки, вы можете найти их довольно дешево в комиссионных магазинах. В нашем благотворительном магазине всегда их около 8-15 штук по цене около 5-20 долларов за штуку, в зависимости от размера и качества.

Если вам не нужен картотечный шкаф, можно также использовать ящики для документов. Хотя их не так легко отсеять, когда вы ищете важный документ. Но их проще хранить на чердаке или в кладовой.

Используя папки с файлами, вы можете создавать места для хранения бумаг, которые вам следует хранить долгое время.Сюда входит

• • Налоговые отчеты, квитанции, w2s, налоговые декларации и т. Д. За 7 лет

• • Деловые документы и квитанции, если применимо

• • Контракты — любые контракты на благоустройство дома, на ремонт автомобилей и т. Д.

• • Квитанции на дорогостоящие товары — например, на дорогой холодильник, диван или телевизор, который может сломаться.

• • Информация о гарантии — опять же для дорогого холодильника, дивана или телевизора, который, скорее всего, сломается в какой-то момент.

• • Школьные документы, такие как табели успеваемости для детей, регистрационная информация, дипломы и т. Д.

• • Документы IEP для детей с особыми потребностями — Сохраните их все, но рассортируйте по годам. Это может помочь показать историю, улучшения, предлагает приоритет, если у вас возникнут проблемы в будущем.

• • Контракты на обслуживание до завершения

• • Текущие банковские выписки (ежемесячные отчеты за 1 год, годовые сводки за 7 лет)

Давайте на секунду поговорим о детском искусстве.Вы знаете, что столкнетесь с этой дилеммой!

Сколько у вас осталось? Я не собираюсь хранить каждый лист бумаги, на котором пишет мой ребенок. Мне нужен был совершенно новый дом, чтобы хранить все эти бумаги для всех моих детей.

Итак, это метод, который я использую. В одном картотеке каждому ребенку достается по 2 папки. Первая папка предназначена для длительного хранения, вторая — для текущего года. Когда ваш ребенок приносит домой художественный проект или газету, которой он гордится, он попадает в папку текущего года (то есть после того, как на холодильнике была неделя или месяц).

В конце года вы вместе с ребенком сортируете папку и сужаете ее до нескольких избранных, которые переносятся в папку для долгосрочного использования. Остальное можно выбросить.

По окончании обучения папка для долгосрочного хранения будет изрядно набита, но у вас будут только самые дорогие предметы, а не 5 полных книжных шкафов. Все дело в том, чтобы найти баланс между заботой о ребенке и сохранением рассудка против беспорядка.

Коробка для журналов — предназначена для краткосрочного использования и легкого доступа.Этот краткосрочный метод организации документов действительно довольно прост. У меня есть 2 коробки с журналами. Один предназначен для домашних бумаг, а другой — для рабочих бумаг.

В течение года я собираю важные бумаги в эти журнальные коробки. Документы, к которым мне, возможно, потребуется снова получить доступ в следующем или 2-м месяце позже. Поэтому я сохраняю их легко доступными. Но в одном месте, чтобы они не разбросаны повсюду.

В конце года я просматриваю и сортирую в зависимости от того, что нужно перенести в долгосрочную перспективу, а что можно устранить.

В ящике домашнего журнала хранится

• Выписки по кредитной карте
• Городские купюры
• Счет за электроэнергию
• Счет за газ
• счет за воду
• медицинские счета
• квитанций об оплате указанных счетов
• квитанций для небольших билетов, которые необходимо оставить для стандартной опции «возврата».
• выписки с банковского счета

В коробке My Business Magazine

• договоры на выполнение работ
• Налоговые документы
• Квитанции о покупке
• Счета за ведение бизнеса

В основном все, что вам может понадобиться в течение года.Или если вам нужно оспорить требование о неоплаченном счете. Или ежемесячно проверять условия использования электроэнергии / Интернета, чтобы убедиться, что они не перегружают вас.

В конце года пройдитесь по этим ящикам. Избавьтесь от всех ежемесячных документов, храните сводки за год. Переместите важные предметы на долгосрочное хранение. Избавьтесь от всего остального.

Клочок. Последний способ упорядочить важные документы — это измельчить все остальное!

Вы же не хотите просто выбрасывать бумаги. Конечно, они обычно попадают на свалку или на завод по переработке, но иногда ветер может подняться во время транспортировки, и некоторые из ваших счетов улетят.Или это приложение кредитной карты по почте попадает в чьи-то руки. Теперь вам нужно бороться с кражей личных данных!

Так что всегда уничтожайте любую бумагу, на которой есть конфиденциальная информация. Включите квитанции на счета за продукты, если они вам больше не нужны для «возврата».

Уничтожьте все документы, содержащие конфиденциальную информацию, с помощью шредера с поперечной резкой, такого как Fellowes ’12Cs Shredder. Он может измельчать до 12 листов бумаги одновременно и оснащен технологией SafeSense®, которая делает его отличным выбором для домашнего использования с детьми и домашними животными.

Так вот, когда мы только поженились, у нас был самый симпатичный маленький измельчитель. Он был маленьким, идеально помещался на моем столе и был таким милым!

И это была лажа !!! Эта чертова штука не могла даже разрезать две бумаги одновременно. Вы хоть представляете, насколько это безумно раздражает и бесполезно?

И позвольте мне сказать вам, что попытка уничтожить заявку на кредитную карту была совершенно исключена! Мы усвоили урок! Милый — это НЕ то, что вам нужно, когда дело касается шредера.

Нет, вы хотите убедиться, что у вас под рукой есть качественный измельчитель, который поможет уберечь ваш дом от беспорядка и защитит вас от кражи личных данных.Вам нужен такой, который сможет справиться с домашней нагрузкой и предлагает поперечное измельчение, чтобы ваши бумаги не могли легко склеиваться вместе.

Вот почему я люблю наш шредер Fellowes 12Cs! Он имеет элегантный дизайн, прост в использовании и может справиться с обычной домашней нагрузкой, связанной с измельчением!

Когда мы получаем нежелательную почту, она попадает прямо в уничтожитель.

В Tax Time мы убираем коробки с краткосрочными журналами и измельчаем то, что нам больше не нужно. Это делает процесс настолько простым и легким, чтобы избавить наш дом от бумажного беспорядка.

Что следует измельчить:

1. 1. Заявки на кредитную карту

1. 1. Просроченные кредитные карты

1. 1. Старые купюры

1. 1. Устаревшая страховая информация

1. 1. Все, что содержит конфиденциальную информацию

1. 1. Выписки по старой кредитной карте

1. 1. Старые банковские выписки

1. 1. Завершенные сервисные контракты больше не применяются

1. 1. Истекшие гарантии

1. Нежелательная почта с вашей информацией

Затем, когда бумага заполнится, мы просто выбрасываем всю бумагу в мусорный бак! Просто как тот.Наша информация защищена, в нашем доме нет беспорядка, и мы все еще можем переработать всю эту бумагу.

Уничтожитель документов 12Cs от Fellowes позволяет легко систематизировать важные бумаги во время весенней уборки.

Шредер Fellowes 12Cs можно легко найти в местном магазине Walmart или на Amazon.

Подпишитесь на Fellowes на Facebook и Twitter, чтобы получить больше полезных советов по расхламлению. Посетите Fellowes Online, чтобы найти идеальный измельчитель для ваших нужд. А для получения дополнительных советов по весенней уборке ознакомьтесь с инфографикой ниже!

советов по систематизации важных документов дома

Если вам нужны инструкции по , как организовать важные документы дома, вы попали в нужное место.Мы понимаем, что борьба реальна, независимо от того, нужен ли вам просто совет о том, как хранить важные документы дома, или вы переезжаете на большие расстояния и хотите отслеживать документы, связанные с переездом. Мы собрали важные советы по системам классификации и хранения, которые помогут вам хранить ваши записи в порядке и чистоте.

Что такое важные записи и как долго их следует хранить

Важные записи — это предметы, которые вам нужно иметь при себе для особых случаев.В основном они вам понадобятся в таких ситуациях, как переезд на новое место, покупка дома, составление завещания или рождение ребенка. Такие события случаются редко, но крайне важно, чтобы эти файлы находились в таком месте, где их можно было бы легко найти. Чтобы не загромождать дом и ящики для хранения вещей, вам следует ежемесячно просматривать свои записи и выбрасывать излишки. Давайте рассмотрим примеров ваших важных документов и узнаем, как долго вы должны их хранить. :

• Документация, которую вы должны хранить в течение трех месяцев : счета за коммунальные услуги, квитанции и квитанции для внесения и снятия средств с кредитной карты
• Документация, которую вы должны хранить в течение года : квитанции о зарплате, ипотечные выписки, бухгалтерские книги чековых книжек и просроченные страховые записи
• Документация, которую вы должны хранить до семи лет : банковские выписки, формы W-2 и 1099, медицинские счета, записи об инвалидности, квитанции о безработице и аннулированные чеки
• Документация, которую вы должны хранить бессрочно : личные, медицинские, образовательные и пенсионные записи; годовые налоговые декларации, документы, выписка по ипотеке, юридические контракты, завещания, квитанции о ремонте жилья, свидетельства о недвижимости, страховые полисы, доверенность, названия транспортных средств и инструкции по захоронению.

Обязательно знайте, как долго вам следует хранить соответствующую документацию.

Соберите все свои документы в одном месте

Первый шаг сборки и классификации ваших файлов — собрать их все вместе в одном месте. Большинство ваших файлов можно найти в очевидных местах, таких как шкафы для документов, ящики стола и стопки почты. Однако лучше всего проверить и гостиную, потому что мы склонны складывать там разные документы и счета. Не забывайте также обыскивать свои сумки и кухонные уголки.Когда вы соберете все, , вы внимательно посмотрите, какие из них вы собираетесь хранить, перерабатывать или измельчать . Вы можете сделать это на кухонном столе или на рабочем столе, если он достаточно большой.

Во-первых, вы должны объединить каждый файл и каждую запись для категоризации.

Как правильно систематизировать важные документы

Когда вы поместите всю документацию в одно место, вы можете начать категоризацию. Помимо того, что это часть хорошо организованной жизни в целом, упорядоченная документация также имеет решающее значение для организации переезда — вот почему те, кто переезжает, также найдут эту статью полезной.Для начала, вы можете использовать разные картонные коробки для разных типов записей . Теперь давайте посмотрим, как организовать документы по категориям.

Создание отдельного файла действий для организации важных документов

Вам следует создать файл действий, в котором вы можете хранить документы, которые должны быть обработаны, когда вы их получите . К ним относятся входящая почта, счета, напоминания о встречах, приглашения на предстоящие мероприятия, квитанции о недавно приобретенных товарах или те, которые вы ожидаете доставки.Вскоре вы переработаете или измельчите большую часть из них, но некоторые, например медицинские счета, придется хранить в течение более длительного периода. Такие файлы вы можете поместить в отдельную папку. В идеале файл действия должен быть как можно меньше.

Настроить отдельные архивные файлы

Ваши архивные файлы должны включать ваших личных записей . Они доказывают, что вы и члены вашей семьи существуете, платите налоги, имеете жилую площадь, окончили колледж и путешествуете по паспорту или визе. Если у вас есть несколько объектов недвижимости или бизнес, у вас, естественно, будет больше файлов.Ваша папка архива должна содержать:

• Свидетельства о рождении
• Паспорта
• Налоговые декларации
• Аренда
• Медицинские бумаги
• Академическая успеваемость
• Трудовой договор
• Досье на пенсию
• Документы по страхованию жизни.

Вы можете хранить все это в алфавитном порядке, с пометками и в несгораемых папках. Тем не менее, убедитесь, что хранит наиболее часто используемые вами документы, например, паспорта и свидетельства о рождении, в начале папки .

Настройка подшивки домашних файлов

Домашние папки должны содержать файлов, которые не требуют вашего немедленного внимания , но также не входят в состав архивных контейнеров. К ним относятся ваучеры, купоны, подарочные карты, карты лояльности, налоговые квитанции и страховые полисы. Отличный способ сохранить их в порядке — создать подшивку и распределить их по разным разделам.

Отбросьте документы, которые больше не нужны

Последний шаг в разборе важных документов — это измельчение просроченной документации .Ваши брошенные файлы попадут на завод по переработке или на свалку, но может легко случиться так, что ветер выбросит ваши счета или важную документацию. Кто-то может забрать его и доставить вам массу неприятностей с кражей личных данных. Вот почему вам следует уничтожить все документы, в которых есть конфиденциальная информация о вас.

Защитите информацию о себе и членах своей семьи, уничтожив документы с истекшим сроком действия.

Организованная документация, связанная с переездом

Как мы уже отмечали, эта статья пригодится всем, кто планирует переехать на новое место.Если это ваш случай, имейте в виду, что документация , связанная с переездом, должна быть оформлена под до того, как вы заказываете услуги по упаковке и переезду. Также имейте в виду, что некоторые из ваших файлов и документации, возможно, придется провести некоторое время в хранилище, пока вы не найдете для них подходящее место в новом доме. Среди ваших отсортированных файлов обязательно держите под рукой список домашнего инвентаря. Если вы путешествуете с кошками или любым другим домашним животным, обязательно храните записи ветеринара в одном месте. В число необходимых документов для переезда должны входить паспорт, необходимый для выезда за границу, водительские права, карточка социального страхования, свидетельство о рождении, страховые полисы и записи о регистрации транспортных средств.

Если вы не пользуетесь услугами службы доставки автомобилей при переезде на большие расстояния, эти файлы должны путешествовать с вами в вашем автомобиле.

При переезде держите паспорт и другие документы, связанные с переездом.

Сделайте копии своего бумажника. Документация

Существует множество важных документов, которые нам нужны каждый день, поэтому мы обычно храним их в наших кошельках. К сожалению, это не совсем безопасно, поскольку всегда существует риск потери или кражи этой документации.Когда это происходит, наша личная информация оказывается под угрозой — не говоря уже о денежных потерях, которые мы терпим, и о проблемах , которые нам приходится преодолевать, чтобы получить новые документы .

Неплохая идея — сделать копии своей карты медицинского страхования, членских карт, карт программ лояльности, водительских прав, библиотечных карт и кредитных / дебетовых карт (копии лицевой и оборотной сторон). Вы должны хранить эти копии вместе с другой соответствующей бумажной документацией.

На всякий случай сделайте копии документации кошелька.

Идеи по систематизации важных документов дома

Хотите знать, где хранить важные документы? Мы собрали несколько идей, чтобы упростить доступ к вашей статье и другой документации.

Получите лоток для писем для организации рабочего места

Любые важные документы, скопившиеся у вас на столе, можно легко разобрать. Вы можете приобрести лоток для бумаги, который будет использоваться для хранения всех файлов на столе. Благодаря плавному перемещению уровней, вы сможете легко получить доступ ко всему, что вам может понадобиться, в любой момент.

Легко отслеживать файлы с помощью разделителей лотков

Если у вас скопились документы в ящиках стола, подумайте о приобретении разделителей для лотков. Этой цели могут служить противни на четверть листа. Вы можете получить несколько меньших и выбрать каждый для определенной цели.

Рассмотрите возможность использования файлового ящика Snap-N-Store Letter-Size

Этот тип ящика предназначен для хранения подвесных папок . Каждая папка должна быть отнесена к разным категориям.Поэтому, когда вам нужно подготовить конкретные документы, вы легко найдете тот, который ищете. Эти коробки бывают разных размеров, и вы можете выбрать тот, который соответствует масштабу вашей документации. Боковые стороны такой коробки можно расстегнуть и сложить, когда вы ею не пользуетесь. Крышка контейнера достаточно глубокая, чтобы вместить ярлыки и ярлыки.

Цветные подвесные папки — отличный способ отслеживать ваши файлы

Упорядочивайте важные документы с помощью цветных папок.Они сэкономят вам время и сэкономят нервы. Этот тип системы хранения позволяет вам идентифицировать ваши файлы по категориям визуально . Выберите от четырех до шести категорий документов и назначьте для каждой разные цвета. Затем определите, как вы будете маркировать свои папки. Кто-то предпочитает писать прямо на ярлычке, а кто-то предпочитает самоклеющиеся этикетки. Поиск файлов с помощью этого метода — отличный способ сохранить все в порядке и быстрее просматривать файлы.

Найдите складные держатели для журналов

Держатели для журналов довольно универсальны и предлагают возможности для вертикальных систем хранения.Вы можете разместить пару из них в коридоре и распределить их по категориям. Например, у вас могут быть отдельные для почты, счетов, детских домашних заданий, офисных документов и т. Д. Любые документы, поступающие в дом, могут быть помещены в эти держатели журналов. Их хорошо то, что они не громоздкие, но легко вмещает много вещей . Когда вы заметите, что предметы накапливаются, вы поймете, что пора их просмотреть. В идеале вы должны делать это один раз в месяц.

Лучший способ сэкономить место: настенный органайзер

Если вы живете в небольшом доме, рассмотрите возможность использования настенных органайзеров .Ваши важные документы и другие файлы будут храниться у вас на стене, и вы сможете легко получить к ним доступ. Настенные органайзеры очень неброские и функциональные. Они бывают разных размеров, и карманов будет достаточно для разных категорий файлов. Однако, если вы хотите сэкономить и насладиться поделками своими руками, вы можете сделать настенный органайзер самостоятельно.

Следуйте стилю подвесных буферов обмена

Установите несколько подвесных планшетов на кухне или на стене гостиной для напоминаний.Подвесные планшеты для планшетов очень рентабельны и могут быть легко изготовлены. Вы можете использовать его для прикрепления важных счетов, которые еще предстоит оплатить, а также других заметок и напоминаний о бумажной работе.

Уменьшите количество бумажной почты и создайте учетную запись в Интернете в Evernote

Нам всем нужны идеи о том, как хранить важные документы, но большая часть ваших записей может быть в электронной форме. Избегайте бумажных документов со своими выписками и счетами. То же самое и с подпиской на ваш журнал и каталоги. Переключитесь на цифровые формы, и у вас дома будет больше места для хранения.Вы также можете открыть учетную запись на таких платформах, как Evernote, приложение, предназначенное для организации, архивирования и создания заметок.