Как правильно дома хранить документы: Хранение документов дома: как хранить в порядке и где, в чем удобнее — на столе, в файлах для бумаг, идеи организации с фото, способы удобно и правильно систематизировать и организовать

Хранение документов дома: как хранить в порядке и где, в чем удобнее — на столе, в файлах для бумаг, идеи организации с фото, способы удобно и правильно систематизировать и организовать

1. Почему порядок так важен
2. Как организовать хранение документов дома
3. Наводим порядок – осуществляем сортировку
4. Систематизация
5. Системы хранения документов дома
6. Ящики для бумаг
7. Папки для документов
8. Коробки
9. Органайзеры
10. Сейфы
11. Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи
12. Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото
13. Как лучше хранить документы дома: фото и видео
14. Заключение

Со временем у нас накапливается все больше бумаг, деловых и личных, и рано или поздно, но возникает вопрос о том, где же их держать. Поэтому ниже мы всесторонне рассмотрим хранение документов дома: как его организовать, что при этом использовать, чему отдать предпочтение и так далее.

Почему порядок так важен

Даже сегодня, в век всеобщей компьютеризации, далеко не все данные содержатся в электронном виде. Паспорт – наиболее яркий пример физического носителя информации, а ведь есть еще заверенные подписями контракты, дарственные, сертификаты, завещания.

Для вышеперечисленного нужно найти место, причем максимально подходящее. Зачем? Сразу по нескольким причинам:

• Чтобы бумаги не торчали из каждого ящика многострадального комода и, уж тем более, не захламляли комнату, в которой и так зачастую не хватает свободного пространства.

• Чтобы точно знать, где что лежит, и не тратить драгоценное время на поиски понадобившегося файла.

• Чтобы защитить договоры со свидетельствами от порчи, ведь восстановление столь важных вещей либо долго длится, либо вовсе невозможно.

• Чтобы уберечь информацию от любопытных взглядов (чтобы посторонний человек не мог случайно или намеренно ознакомиться с содержанием проекта или личного письма).

• Чтобы успеть быстро забрать бумаги вместе с другими ценностями при экстренном покидании жилья, допустим, в случае утечки газа или пожара.

Причин хватает, и они весомые, но порядок не возникнет сам по себе, только из-за желания его создать, поэтому рассмотрим, как же его добиться.

Как организовать хранение документов дома

Есть сразу несколько эффективных решений: так, можно расставить папки по полкам, сложить их во вместительные короба или спрятать в запираемых на замки ящиках. Но в первую очередь следует разобраться, а все ли из накопившегося вам так уж необходимо, то есть:

1. Тщательно перебрать архив.

2. Без особенных сожалений выбросить то, что уже стало неактуальным.

3. Каталогизировать то, что осталось.

Вот увидите, уже после второго шага вы серьезно облегчите себе задачу. Потому что обнаружите, как то, что имело важное значение 10 лет назад, к сегодняшнему дню превратилось, грубо говоря, в мусор.

Обычно, при организации хранения документов дома, можно смело отправлять в корзину:

• Чеки на те покупки, срок возврата которых уже давно истек.

• Квитанции «старше» 3 лет – это их предельный возраст.

• Уведомления от налоговых органов, сообщающие, что пора предоставлять отчетность.

• Потерявшие актуальность инструкции или гарантийные талоны.

Хотя такие вещи, как контракты, могут сохранять свою юридическую силу на протяжении лет или послужить доказательством правоты в будущем, как письмо от приставов, с подтверждением неуплаты алиментов. Так что важно подойти к вопросу со всей ответственностью и внимательно просмотреть то, от чего собрались избавляться.

Наводим порядок – осуществляем сортировку

Она действительно необходима, чтобы обеспечить удобное хранение документов дома, способы ее выполнения могут быть разными, но все они основываются на выявлении и выбрасывании ненужного.

Эта процедура будет особенно полезна для излишне запасливых людей – для тех, кто когда-то взял за привычку откладывать буквально каждый чек, оказавшийся в их руках, не говоря уже о чем-то более серьезном. И в итоге накопил такой архив, что на поиск чего-то действительно важного, например, договора с провайдером или справки из ЖКХ, потребуются даже не минуты, а часы времени. Помните, бережливость не должна граничить с абсурдом.

Итак, что же делать? Выше мы уже определились, что нужно просмотреть все имеющиеся бумаги, буквально по одной, и безжалостно выбросить те из них, которые уже неактуальны. С другой стороны, необходимы идеи хранения документов, не имеющих срока давности, а есть и такие:

• Свидетельства о рождении или вступлении в брак, завещания и прочее, связанное с семейными делами.

• Подтверждения права владения машиной или недвижимостью.

• Дипломы и аттестаты об образовании, трудовые книжки, пенсионные удостоверения.

• Выписки и справки из больницы, заключения об обследовании; сюда же можно добавить и квитанции из частных медучреждений, но учтите, что их используют для оформления страховых выплат лишь в течение 2 лет с момента их получения.

• Все, что заверено нотариально и имеет юридическую силу.

Гарантийные талоны даже на самые дорогие покупки обычно действительны 12 месяцев (если в них не указан более долгий срок), после чего от них стоит смело избавляться. С чеками на коммунальные услуги, а также помощь врача, адвоката, преподавателя немного другая история: они актуальны от 3 до 5 лет, но по истечении этого времени все равно должны отправляться в корзину.

Систематизация

Основа для хранения бумаг дома, согласно которой все документы нужно упорядочить, то есть разделить по категориям. И вот тут есть 3 подхода.

1. Сортировка осуществляется по сфере применения. То есть паспорт и права держат в одной папке, медицинские справки – в другой, квитанции – в третьей. Это просто и эффективно, уже не запутаешься.

2. У каждого члена семьи есть свой персональный ящик, в который человек может сложить все необходимое. Здесь каталогизация обычно выполняется для родителей, детей и даже домашних животных. Опять же, упрощает жизнь, но стоит учитывать, что в таком варианте у мамы с папой со временем может накопиться гораздо больше свидетельств и справок, чем у Шарика.

3. Проводится классификация бумаг по частоте их использования. Они делятся на архивные «вечные» (фото, техпаспорт на квартиру), базовые, необходимость в которых возникает периодически (водительское удостоверение, медкарта, диплом), и текущие активные, воспользоваться ими придется в ближайшее время (квитанции, чеки).

Все перечисленные способы хранения документов могут подвергаться индивидуальным «доработкам» – в зависимости от конкретной ситуации. Но даже в своем базовом виде каждый из них полезен, так как существенно экономит время на поиск срочно понадобившейся справки или не дает свидетельству о рождении затеряться на антресолях.

Какому бы методу вы ни отдали предпочтение, необходимо помнить, что рабочие и личные бумаги стоит держать отдельно или как-то разделять между собой. В принципе, чем больше параметров сортировки, тем лучше, но в разумных пределах – важно не переборщить и рационально использовать имеющееся место, чтобы не было так, что в большом ящике лежит всего лишь одна маленькая выписка.

Системы хранения документов дома

Определяясь, куда сложить все необходимое, люди обычно выбирают банальные варианты: один человек остановится на верхних полках шкафа, другой – на выдвижном отделении комода.

Есть и более оригинальные решения вроде отцовского чемодана-дипломата, антресоли или бабушкиной коробки из-под обуви.

И все они недостаточно хороши, ведь нет никакой классификации: медкарта соседствует с фотографиями детских лет, листы многостраничного договора смешиваются с личными письмами, и даже паспорт легко теряется под ворохом деловых заметок. В итоге, когда что-то понадобится, придется потратить минимум несколько драгоценных минут на поиски.

Путаница недопустима, поэтому мы расскажем, в чем хранить документы так, чтобы они не портились, так, чтобы это было действительно удобно. Популярных вариантов 5, и мы не только их перечислим, но и рассмотрим особенности, преимущества, недостатки каждого.

Ящики для бумаг

Существует огромное их разнообразие, и классифицируются они по целому ряду параметров:

• По расположению – отдельностоящие и встроенные в мебель.

• По исполнению – открытые или с крышкой, выдвижные, запираемые на замок.

• По материалу изготовления – из металла, дерева, пластика, картона.

И это не считая богатства размеров – встречаются как миниатюрные, так и очень габаритные модели, – и даже широты дизайна.

По сути, это универсальная и даже классическая идея, как хранить документы, которую можно дополнить и улучшить. Ее плюс в том, что не составит труда подобрать вариант под любой бюджет. При этом листы, корешки, файлы будут неплохо защищены от внешних воздействий. Также можно установить в боксе разделители и не бояться того, что договоры смешаются с проектами, а водительское удостоверение попадет к снимкам прошлых лет. Минус в том, что пространство не всегда используется с максимальной рациональностью, ведь и сам ящик тоже нужно где-то размещать – либо встраивать в шкаф или стеллаж, либо складировать в личном кабинете, спальне или другом подходящем помещении.

Папки для документов

Это ответ на вопрос о том, как хранить файлы: для бумаги предусмотрены максимально простые варианты. И они же самые дешевые и, внимание, удобные с точки зрения каталогизации – сразу по нескольким причинам:

• Занимают мало места сами по себе.

• Бывают самых разных цветов, что дополнительно упрощает сортировку.

• Без труда прячутся в бюро и шкафы, в кейсы и боксы.

• Не дают листам мяться и растрепываться.

Есть сравнительно объемные их варианты, с твердыми обложками и солидным дизайном, и даже похожие на портфели модели. Выбор широк, но минус в том, что степень защиты от внешних воздействий у папок минимальная, да и любая из них все равно проигрывает ящику или другим конкурентам по вместительности.

Коробки

Вот еще один способ того, как удобно хранить документы дома в порядке: идеи в данном случае сводятся к тому, из какого материала бокс купить — из пластика или картона. Первый дороже стоит и тяжелее, но гораздо долговечнее и выдерживает больший вес, поэтому мы советуем остановиться именно на нем.

Дизайн может быть самым разным – как с уже предусмотренными разделителями, разбивающими свободное пространство на несколько отделов, так и без них (чтобы вы потом могли размещать их там, где хотите).

После этого можно будет рассортировать папки по выбранным коробкам, причем их нужно будет именно ставить, а не класть – сразу по двум причинам:

• Вертикально их войдет больше (полезный объем используется рациональнее).

• Стопка не очень практична, потому что верхние ее предметы будут давить на нижние.

Органайзеры

А вот ответ на вопрос о том, как систематизировать документы дома, по крайней мере, те из них, которыми вы будете пользоваться регулярно, допустим, работая вечерами в своем кабинете.

Популярных вариантов его исполнения сразу несколько:

• Доска, с ящичками, ячейками, кармашками, крючками – удобная для стикеров, чеков, снимков и вообще для множества разных мелочей. Сама она может быть магнитной (что делает ее еще практичнее, но дороже) или обычной пробковой. Единственный недостаток – может занимать много места на стене.

• Подвесная модель типа корзины, снабженная несколькими отделениями: в первое вы сможете вставить папки с архивными делами, во втором – оставить тот договор, над которым трудитесь прямо сейчас, в третьем – сертификаты и так далее. Хороша с точки зрения сортировки, но компактность является ее относительным минусом.

• Ящик, но уже декоративно оформленный и уже имеющий несколько встроенных разделителей – делает возможным хранение документов на столе, естественно, не всех, а только тех, что у вас в работе. Степлеры, печати и другие небольшие предметы в нем вы тоже расположите без труда, но размеры такого вместилища серьезно ограничены – это вариант для самого нужного.

Какой бы модели вы ни отдали предпочтение, на первое место всегда выйдет комфорт. Это решение для регулярно используемых деловых бумаг, которые важно не смешивать между собой. При правильном подходе найти любую из них на доске, в подвесной корзине или боксе можно будет за считаные секунды, быстрее всего. Правда, при этом они сравнительно плохо защищены от внешних воздействий и посторонних взглядов.

Сейфы

А это уже ответ на то, как правильно хранить документы дома, если они обладают практической ценностью или являются предметами коммерческой тайны. Несгораемые ящики или шкафы с хорошими замками будут самыми надежными решениями. Их преимущества очевидны – они:

• Уберегают файлы от огня или влаги.

• Не дают злоумышленникам завладеть дорогим (или просто важным) имуществом.

• Позволяют спрятать проекты и контракты от любопытных глаз.

При этом они традиционно объемны – в них не проблема уместить большое количество папок или даже портфелей. Минусом же является их большой вес и дороговизна, хотя последний недостаток относительный: за годы использования любой отличный сейф стократ себя окупит – хотя бы тем спокойствием, которое он подарит своему владельцу.

Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи

Отсканируйте паспорта всех членов семьи, а также свидетельства о рождении или о вступлении в брак. Тогда, в случае утери или порчи чего-то из этого списка, потерю можно будет сравнительно быстро восстановить по существующей копии. А после добавьте их в облачное хранилище Гугла или Яндекса и отдельно сбросьте на флешку – чтобы у вас было сразу два источника для восстановления.

Сложите в один из органайзеров гарантийные талоны и инструкции ко всей бытовой технике. Если какими-то из них вы не пользуетесь, отсканируйте их, спрячьте физические носители подальше и смело выбрасывайте, когда пройдет 12 месяцев с момента их выдачи.

А как вы храните документы дома? Наверняка некоторые из них можно перевести в электронный вид, и это будет сразу в нескольких смыслах практичное решение:

• Какие угодно брошюры и листы достаточно комфортно читать с монитора, тем более что их в любой момент можно увеличить или уменьшить по желанию;

• Маленький файл MS Word или Excel успешно заменяет собой целый ворох каталогов с теми же строительными или декоративными материалами, и необходимую информацию в нем вы найдете гораздо быстрее.

Кстати, большинство инструкций на все модели бытовой техники и так уже лежат в интернете – на сайтах ее производителей – остается лишь скачать нужную, даже сканировать ничего не потребуется.

Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото

Помимо уже рассмотренных вариантов, для упорядочивания бумаг можно приобрести:

• Сортер.

• Канцелярские конверты.

• Вертикальные лотки.

• Стойки.

• Портфели.

• Запираемые на замки кейсы.

Для своего же комфорта стоит соблюдать следующие правила:

1. Чем реже пользуетесь бумагами, тем дальше их ставьте.

2. Основные группы должны быть собраны по самым крупным папкам (боксам и так далее).

3. Помните о размерах и экономии пространства – мелкие вещи держите вместе по несколько штук.

4. Чем больше файлов переведете в электронный вид, тем лучше.

5. Регулярно проводите ревизию своего архива и убирайте оттуда то, что потеряло актуальность.

Как лучше хранить документы дома: фото и видео

Надеемся, что запечатленные на снимках решения и познавательные тематические ролики помогут вам определиться.

Заключение

Деловые и личные бумаги имеют свойство накапливаться: кажется, что нужна каждая из них, выбрасывать жалко, вот их количество и растет. Поэтому рано или поздно их потребуется упорядочить и начать содержать в подходящих для этого условиях – так, чтобы они не портились, и на поиски срочно понадобившегося паспорта, контракта, дела уходило минимум времени и сил. Предлагаем сделать это сейчас, и уже постарались облегчить вам сортировку.

Мы подробно рассказали, как и где можно хранить домашние документы, а теперь предлагаем самые надежные решения для них – сейфы. Огромный выбор несгораемых шкафов и ящиков – современных, надежных, вместительных – вы найдете в каталоге Хардсейф, обращайтесь.

Как правильно хранить домашние документы

С каждым годом папка с документами в доме становится все более пухлой. Многие бумаги мы храним, не задумываясь, есть ли в них хоть какая-то необходимость. Другие документы необходимы нам на протяжении всей жизни. Но как же сложно порой найти нужное  в этой груде бумаг! Нужно срочно придумать, как искоренить этот хаос и навести порядок.

Где хранить документы дома

Разумеется, не на виду. Не подойдут для этого и старая супница или треснутая ваза, которую жалко выбрасывать. Почему бы не хранить в ней свернутые в трубочку платежки или договоры по кредитам? Потому что это неудобно и непрактично. Самое подходящее место для хранения документов – шкаф с дверкой или секретер. Последний, кстати, для этого и предназначен. Если в доме есть вездесущие дети, лучше закрывать места хранения на замок.

Важно, чтобы в шкафу было сухо, иначе бумага станет преть и однажды развалится в руках. В магазинах сегодня можно найти множество разных папок, файлов, скоросшивателей, органайзеров для них и оригинальных пластиковых контейнеров разной глубины и ширины. Все это можно использовать для сортировки документов и размещения в шкафу.

Как рассортировать документы

Для начала нужно взять всю пухлую стопку или мешок с бумагами и вывалить все это посреди комнаты на пол. Для такого ответственного мероприятия лучше выбрать выходной день. Совет, желательно  детей и домашних животных  на это время отправить на прогулку или к бабушкам.

• Каждую бумажку нужно тщательно проверить на предмет нужности. Все документы, утратившие со временем актуальность, сложить в отдельную стопку. Позже все, на которых есть ваша фамилия, желательно сжечь где-нибудь на пустыре или на даче, а остальное выбросить или сдать в макулатуру.
• Все нужное рассортировать по папкам или коробкам. В папки с файлами удобно поместить бумаги размера А4. Первым в папку вложить файл с описью документов. Это поможет быстро находить каждый из них.
• Все папки и скоросшиватели с документами поставить вертикально в пластиковый органайзер, а его на полку шкафа.
• Для паспортов, свидетельств о рождении и браке, военных билетов, медицинских полисов, СНИЛС можно использовать небольшой пластиковый контейнер с крышкой. Сверху положить опись содержимого. Коробка не должна быть громоздкой, чтобы в чрезвычайной ситуации ее легко было взять одной рукой. Хорошо, если крышка плотно прилегает к контейнеру или защелкивается, а сверху у нее имеется ручка.

Все важные документы желательно отсканировать и разместить файлы на нескольких электронных носителях. Это поможет восстановить их, если документы будут утеряны. ругой вариант сортировки: документы каждого члена семьи положить в отдельную папку и подписать их яркими маркерами. Чеки об оплате коммунальных услуг и на крупные покупки больше года хранить бессмысленно. Столько же времени хранятся гарантийные талоны на бытовую технику. Чтобы они не копились, их нужно раз в год перебирать и выбрасывать то, что уже неактуально. Если в органайзеры с документами заглядывать хотя бы один раз в полгода и перебирать их, порядок будет всегда. А в магазинах каждый раз присматривайте новые гаджеты для хранения бумаг, которые существенно облегчают быт.

Отличная статья 0

Как хранить важные документы и семейные архивы — Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве

Эксперты утверждают, что при правильном хранении документы смогут не только выручить вас в случае судебного разбирательства, но и буквально спасти вашу жизнь. О том, где, сколько и для каких целей хранить важную документацию и семейные архивы.

Эксперты утверждают, что при правильном хранении документы смогут не только выручить вас в случае судебного разбирательства, но и буквально спасти вашу жизнь. О том, где, сколько и для каких целей хранить важную документацию и семейные архивы.

Как хранить документы: общие советы

Ежедневно мы сталкиваемся с большим количеством документов: чеками, медицинскими справками и картами, выписками, доверенностями и прочей бюрократической макулатурой, которую и выкинуть нельзя, и разобрать некогда. Как правильно хранить документы? Существует один простой совет: будьте последовательными. Не пытайтесь сразу упорядочить все бумаги. Разделите этот процесс на несколько этапов и разбирайте документы по мере их появления.

Цифры из разных платежек рекомендуется сразу записывать в журнал учета для ведения семейной бухгалтерии (до 10 минут в день). Следуйте этому совету и в конце месяца вам не нужно будет складывать длинные столбики цифр, копаясь в куче чеков. Это поможет избежать накопления ненужного мусора.

Купите в магазине канцтоваров папки и скоросшиватели. В них удобно раскладывать документацию, разбитую на разные категории. Не сваливайте все в одну папку. Забудьте про коробки, так как, глядя на коробку, у вас останется соблазн свалить в них все документы без разбора.

Старайтесь держать все бумаги в одном месте, чтобы они не потерялись и были всегда под рукой. К примеру, можно завести отдельный ящик, который закрывается на ключ. Хорошо, если поблизости будут лежать карандаш, ручка, ластик, скотч, дырокол, конверты, скрепки, степлер и калькулятор.

Как хранить жилищную документацию

Все документы, относящиеся к жилищным вопросам, положите в непромокаемую пластиковую папку. С особым вниманием отнеситесь к актам купли-продажи, подтверждающим право собственности на квартиру или дом. К ним также относится договор аренды, в том случае если вы снимаете помещение. В эту же папку можно положить справки о приватизации жилья и домовую книгу.

Как хранить чеки и квитанции

Общее правило: чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного год, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне. Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя.

Как хранить коммунальные документы

В обязательном порядке сохраняйте договоры подключения всех коммунальных служб: электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение 5 лет. По истечении этого срока от них можно избавиться.

Как хранить медицинские документы

Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.

Как хранить паспорт, права и свидетельство о рождении

Сделайте ксерокопии загранпаспорта, внутреннего паспорта, техпаспорта на автомобиль, водительских прав и свидетельств о рождении. Они вам пригодятся в случае кражи или утери оригиналов. По закону оригинал техпаспорта нужно иметь при себе во время вождения автомобиля и предъявлять по требованию дорожного инспектора. Совет: не оставляйте права и технический паспорт в машине в свое отсутствие. В случае угона или уничтожения автомобиля, это отодвинет сроки выплаты страховки.

Где хранить семейные архивы и прочие ценности

Большинство людей хранят важные документы, ценности и семейные архивы дома. Кто-то для этих целей держит сейф, но многие просто складывают бумаги в одно место, забывая о том, что ни железная дверь, ни сигнализация не смогут гарантировать сохранность ценных бумаг в случае кражи, пожара, затопления и пр. На восстановление бумаг может уйти уйма времени, а некоторые семейные архивы реставрации вообще не подлежат.

Самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности, – это банковская ячейка или депозитарий. Эту услугу, которую предоставляют многие банки. Если вас устраивают условия аренды ячейки, а сам банк находится неподалеку, не раздумывайте. Банковская ячейка – удобный и, главное, безопасный способ позаботиться о документах, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии.

Как организовать архивное хранение документов бухгалтерии?

Действующее законодательство содержит требования об обеспечении сохранности бухгалтерских документов в течение определенных сроков, а также устанавливает ответственность за их несоблюдение. О том, как правильно организовать архивное хранение данных документов, расскажет эта статья.

Требования законов и подзаконных актов

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность и иные документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, подлежат хранению в течение не менее пяти лет после истечения периода, к которому они относятся, или после последнего периода использования данных документов для составления отчетности. Конкретные сроки хранения, в частности, устанавливаются нормативными актами в области организации государственного архивного дела.

При этом ответственность за отсутствие документов в целях ведения бухгалтерского учета предусмотрена ст. 15.11 КоАП РФ (при условии, что в результате их отсутствия имеет место искажение любой строки формы бухгалтерской отчетности или занижение суммы налога (сбора) не менее чем на 10%).

Для целей налогообложения обязанность налогоплательщиков по обеспечению сохранности документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, установлена пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Отсутствие нужных документов для целей исчисления и уплаты налогов может повлечь за собой привлечение организации к ответственности по п. 1 или 2 ст. 120 НК РФ, а в случае занижения налоговой базы – по п. 3 ст. 120, ст. 122 или 123 НК РФ.

При этом о необходимости документов, подтверждающих нарушение прав организации, для целей их отстаивания, например, в суде и говорить не приходится.

Также стоит отметить, что в настоящее время, помимо обязанности обеспечить хранение документов в течение установленных сроков, для организаций, кроме государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек, организаций РАН, на федеральном уровне не определены требования к порядку хранения документов. То есть вопрос организации хранения документов решается в каждом учреждении самостоятельно.

Варианты организации хранения документов

Возможны три основных варианта организации хранения документов:

1. Передать все документы на хранение в специализированную организацию-архив по договору хранения (ст. 886 ГК РФ). Но данные услуги могут стоить недешево. Кроме того, в таком случае имеется риск утраты документов, если контрагента недобросовестен.

2. Организовать хранение всех документов внутри организации. Но в организации далеко не всегда имеются свободные площади, и не все организации могут обеспечить подходящие условия хранения документов.

3. Часть документов передать по договору хранения в надежный архив (особенно документы с длительными сроками хранения), а часть – хранить самостоятельно.

Если с вопросом передачи документов на хранение в специализированную организацию все более или менее понятно, то порядок организации безопасного хранения документов внутри компании вызывает много вопросов. Можно создать внутренний архив, удовлетворяющий всем нормативным требованиям, установленным для специализированных архивов. Но можно пойти другим путем и определить минимальные требования к условиям хранения документов с целью нахождения оптимального соотношения рисков утраты документов и затрат на организацию их хранения.

В результате анализа нормативных требований к условиям хранения документов можно, в случае если учреждение не является архивом, выделить некоторые рекомендации к организации их хранения, систематизированные следующим образом.

Требования к условиям хранения. В качестве основных источников опасности для документов выделяются огонь, вода, прочие физические и химические воздействия.

Нейтрализовать данные воздействия можно путем установления следующих требований к условиям хранения:

1)    в местах хранения должна быть оборудована противопожарная сигнализация;

2)    стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в местах хранения таким образом, чтобы расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) было более высоты нижнего уровня двери входа в архивохранилище, что необходимо для снижения вероятности порчи документов при его подтоплении. Хранить документы на полу или подоконниках не допускается;

3)    в местах хранения должна присутствовать естественная или искусственная вентиляция с целью обеспечения нормального уровня влажности воздуха, а также снижения концентрации вредных веществ;

4)    хранение архивных документов должно осуществляться в темноте с целью исключения их выгорания. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, стеллажах закрытого типа;

5)    в местах хранения не реже одного раза в год должны проводиться влажная уборка и обеспыливание пылесосами или влажными материалами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок) без использования химических средств, агрессивных в отношении бумаги;

6)    в местах хранения запрещаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение;

7)    в местах хранения не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла с целью исключения тепло- и влагообмена с документами.

Организация учета архивных документов. Обеспечить безопасное хранение документов – хорошо, конечно. Но это не ведет ни к какой практической пользе, если в определенный момент времени вы не сможете найти нужный документ. Таким образом, встает вопрос о том, как обеспечить учет документов в месте их хранения минимальными средствами, чтобы иметь возможность отыскать необходимый документ в любой момент времени.

С этой целью нужно обозначить отдельные площади хранения документов определенными кодами, а также обеспечить ведение журналов регистрации документов и посещений архива.

Если планируется хранить документы в отдельных помещениях, то стеллажи и шкафы нумеруются слева направо от входа, а если они располагаются параллельно стене с входом в несколько рядов, то нумерация осуществляется сначала по каждому ряду в направлении от входа (рис. 1, позиция I). Полки в стеллажах и шкафах нумеруются сверху вниз. Отсеки в стеллажах и шкафах нумеруются по направлению удаленности от входа (рис. 1, позиция II) (см. рис. на стр. ).

Нумерация стеллажей (шкафов) производится буквами русского алфавита. При достижении буквы Я нумерация продолжается таким образом: АА, АБ и т. д.

Нумерация полок осуществляется латинскими цифрами: I, II и т. д.

Рис. 1. I – схема нумерации стеллажей (шкафов) в месте хранения, II – схема нумерации полок и отсеков для хранения в стеллаже (шкафу).

Хранение электронных документов: где и как

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

Все, что мы писали в предыдущих главах, так или иначе, касалось операций с электронными документами. Мы разобрались, как организовано подключение к оператору электронного документооборот (ЭДО), как применяется электронная подпись, что представляет собой работа с электронными бухгалтерскими документами и как выглядит процедура проведения камеральной и выездной налоговой проверок при ЭДО. Но помимо задач обработки документов перед нами стоит задача как-то их хранить. К бумажным архивам мы все давно привыкли, но когда речь заходит о том, как хранить электронный документ, то возникает множество вопросов. Именно этим вопросам посвящена новая глава нашего виртуального учебника.

Важные моменты

На самом деле, хранение электронных документов (ЭД) по законодательству не значительно отличается от хранения бумаги. Оно регламентируется аналогичными нормативными актами. Общие положения содержит закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а требования конкретно по бухгалтерским документам вы найдете в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эти законы не делают принципиальных различий между бумажным и электронным документом, тем не менее, следует учитывать важные нюансы.

Где хранить? Хранение ЭД потребует от вас содержания определенной технической инфраструктуры. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носителях, локально или в облаке. Также придется учитывать, что современные физические носители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире. Оптические и полупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются. Посмотрите, на чем мы переносили файлы каких-то 10 лет назад? Большинство из нас еще пользовались 3,5-дюймовыми дискетами. А сейчас уже сложно найти в компьютере дисковод, который смог бы их прочитать.

Как воспроизвести? Просто сохранить ЭД – недостаточно. Нужно еще иметь возможность адекватно воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи (ЭП). Трудность заключается в том, что форматы электронных документов имеют свойство меняться. Например, основной формат текстовых документов совсем недавно был .doc (расширение файлов, созданных в Word), а теперь уже .docx. Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные, сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра.

Ответственность за хранение и воспроизведение ЭД, согласно букве закона, лежит на налогоплательщике. Например, касаемо бухгалтерских документов, такое требование прописано в  п. п. 1 и 2 ст. 29 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Как обеспечить длительное хранение? Существует достаточно серьезная проблема с документами длительного или постоянного срока хранения. Как хранить электронный документ 50 или 75 лет? Как обеспечить его читаемость в течение всего срока хранения? Какая инфраструктура для этого потребуется? Как обеспечить юридическую силу таких документов?

На вопрос «как хранить ЭД 50 или более лет с обеспечением их юридической силы?» сегодня существуют только теоретические ответы. Все-таки, история электронного документооборота в России пока не может похвастаться многолетней практикой, поэтому мы попросту еще не дожили до того дня, когда мы можем фактически проверить существующие решения. Поэтому на текущий момент мы рекомендуем всем абонентам переводить в электронный вид только те документы, чей срок хранения не превышает 15-20 лет. В этом случае их хранение будет прогнозируемым и гарантированным.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Способы хранения документов

Не важно, много ли у вас электронных документов и как бурно идет обмен, в любом случае вы столкнетесь с необходимостью организации хранения. Рассмотрим несколько вариантов того, как вы можете создать собственный электронный архив.

Локальный архив. Это довольно доступный способ хранения. Не имеет значения, с помощью чего вы проводите обмен – через электронную почту или через оператора ЭДО –  вы просто складываете все электронные документы к себе в папку компьютера. Если у вас в компании есть локальная сеть, то вы можете попросить администратора создать для ЭД специальную сетевую папку и даже настроить права доступа к ней.

Большой минус этого типа хранения ЭД в том, что вы не можете гарантировать его безопасность (к вашим локальным дискам не так уж и сложно получить доступ) и надежность, вам придется самим контролировать сроки хранения, обеспечивать средства воспроизведения (держать под рукой редактор, в котором документ создан) и проверки электронной подписи (ваш криптопровайдер). И как только ваш архив разрастется, вы столкнетесь с серьезными трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Специальный электронный архив. И тут к вам на помощь могут прийти специализированные решения – системы электронного документооборота (СЭД, ECM) или электронные архивы. Изначально они создавались для нужд внутреннего обмена, что никак не мешает использовать такие программы для хранения внешних документов. СЭД представляет собой полноценное решение для управления документами, хранит их в базе данных (или файловом хранилище), обеспечивает оперативный доступ к ним, сохраняет связи, позволяет управлять доступом и безопасностью.

Фактически, данный вид хранения полностью решает все возможные проблемы содержания электронного архива: все документы хранятся на ваших серверах, многие СЭД обеспечивают вам средство просмотра, контролируют сроки хранения, позволяют получить данные об электронной подписи. Выгружать и загружать документы в СЭД не составляет никаких трудностей. Некоторые решения уже интегрированы со средствами обмена – электронной почтой или операторами ЭДО. Например, документы, полученные в сервисе Synerdocs, могут быть автоматически загружены для хранения в СЭД DIRECTUM.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Если у вас нет практики внутреннего электронного документооборота, то такие решения могут быть для вас избыточными. Они стоят своих денег, но не каждая небольшая компания готова эти деньги платить. Для многих лучше подходит хранение в облаке.

Хранение в облаке. Это наиболее перспективный и потенциально популярный способ хранения документов. Если вы уже пользуетесь услугами оператора ЭДО, то все переданные с его помощью документы могут храниться прямо в сервисе. Вы всегда сможете к ним обратиться, сервис обеспечит  просмотр и предоставит данные о сертификате ЭП – был бы только доступ в интернет.

Некоторые операторы хранят переданные документы по умолчанию. Например, в Synerdocs вы всегда сможете найти переданные акты и счета-фактуры в течение всего срока их хранения – оператор просто обеспечивает для вас дополнительную функциональность в качестве бонуса. Если же требуется более четко обозначить политику хранения, разграничить права доступа, ключевые гарантии – то с оператором просто заключается отдельное соглашение, в котором все положения по хранению прописываются отдельно. В этом случае оператор полноценно берет на себя обязанности электронного архива.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Для законодательства в принципе не важно, какой способ хранения вы выбрали. Контролирующие органы не будут обязывать вас использовать то или иное решение, для них важнее то, как соблюдаются регламенты передачи документов, выдерживаются ли требования к формату и какой сертификат ЭП используется для подписания.

Сроки хранения и проверка юридической силы

Сроки хранения описаны бухгалтерским и налоговым законодательством России. Вам отлично известно, что, согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерские первичные учетные документы следует хранить в течение пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Данные нормативы распространяются одинаково на бумажные и электронные документы.

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Каким бы ни был срок хранения электронного документа, на всем его протяжении необходимо иметь возможность четко определить его юридическую силу, центральным гарантом которой выступает электронная подпись. Тут возникает вопрос: как проверить легитимность документа после того, как срок действия сертификата ЭП истек.

Действительно, сертификат ЭП действует всего год, а большинство бухгалтерских документов, как видно на иллюстрации, хранятся минимум 5 лет. Фактически, получается, что ЭП спустя год уже будет невалидна, следовательно, легитимность документа оказывается под вопросом. Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.

Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности ЭП (OCSP-ответы или списки отзывов сертификатов – CRL-списки). Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами. Фактически, мы делаем из квалифицированной ЭП – усовершенствованную подпись (расширенный формат ЭП), которая поможет снять все существующие на сегодняшний день опасения об обеспечении легитимности ЭД.

Большинство вопросов легитимности снимается существующими реквизитами квалифицированной ЭП, просто стоит перечитать одну из наших предыдущих глав.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

У многих компаний, которые приступают к организации архивов, также возникают опасения по поводу того, что делать с ЭП от удостоверяющего центра, прекратившего свое существование. Ответ на этот вопрос найдется в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Если аккредитованный удостоверяющий центр, который выдавал квалифицированные сертификаты, прекращает свое существование в определенный момент, то все данные по сертификатам, в частности списки отзывов и выпусков сертификатов, передаются в головной удостоверяющий центр. Вся эта информация сохраняется, плюс необходимые данные уже содержатся в самом формате подписи. Этого достаточно, чтобы решить вопросы с юридической силой документов с длительными сроками хранения.

Разумеется, все эти достаточно сложные процессы не будут ложиться на плечи простых пользователей электронных архивов или сервисов ЭДО.

Вместо заключения

Конечно, сегодня в России тема хранения юридически сильных электронных документов все еще находится в стадии разработки. У нас есть целый набор нормативных актов, в которых содержатся отрывочные и разрозненные рекомендации по хранению ЭД, но нет центрального документа. Закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» сильно устарел, он создавался еще до того, как получил свое развитие ЭДО.

Однако это совершенно не мешает бизнесу уже строить свою практику. Законы содержат достаточно общих указаний, а создание конкретных требований, регламентов, отражение их в соответствующих локальных нормативных актах, вы можете спокойно брать на себя. Сейчас для бизнеса нет никаких ограничений, государству не принципиально, как вы храните документы – в облаке или нет – важно лишь обеспечивать те моменты, о которых мы говорили выше. Чем шире будет распространяться эта практика, тем больше мы будем знать о различных нюансах хранения, тем меньше будет нерешенных вопросов.

В следующей главе

В следующей части нашего учебника мы расскажем вам о том, что такое роуминг операторов ЭДО, в чем его особенности, стоит ли его ждать и какие другие решения взаимодействия существуют сегодня.

Разбираем как правильно сохранить семейный архив

 

                            Семейный архив – это то, чем дорожит каждая семья

Дорогая, Анна …..», –  так начиналось письмо. Привет, моя дорогая женушка! Я начну с того, что скажу : «Я скучаю по тебе больше, чем я мог себе представить». Это строки из письма,которое я нашла и храню в семейном архиве.

Маленькая пачка рукописных писем, которые писал мой прадед наполнены тоской по дому и его возлюбленной, – это семейное сокровище, которое я бережно храню. Через семейный архив писем  я «наблюдаю» за повседневной жизнью предков: как они жили, с кем делили трапезу, как они столкнулись с одиночеством , неуверенностью, как  они растили детей, мечтали, трудились.

Для большинства из нас, кто знает о жизни своих бабушек и дедушек, только как о пожилых людях, такие письменные семейные архивы  открывают многие события  из их молодой жизни. Личные письма из семейного архива открывают их человеческие качества, черты характера, мечтания, надежды, и мы понимаем что в чем-то очень похожи на них.  В старых письмах своего прадеда, я нашла рецепт домашнего лекарства от ревматизма, стихи о доме, анекдот про паровоз.

Когда вы изучаете переписку, вы можете найти семейные новости о младенцах, браках и смерти, а также новое понимание того, кого вы называли «Бабушка».

Если вы унаследовали пачку старых письменных источников, обязательно отсканируйте страницы,и  извлеките информацию для реконструкции своего генеалогического древа. Но прежде чем вы начнете, найдите время, чтобы прочитать эти советы от практикующего архивиста.

Советы по сохранению семейного архива

Не навреди

Тщательно мойте руки, чтобы не переносить «масло» с пальцев на хрупкую старую бумагу. Работайте на чистой, ровной поверхности.

Храните письма в плоском виде

Удалите старые резиновые ленты. перетягивающие письма.  Страницы храните в плоском виде. Осторожно удалите со  страниц и  с конвертов любые скрепки, скобки, которые могут ржаветь и окрашивать страницы.

Обращайтесь с бумагой осторожно.Иногда воздействие естественной влажности в комнате поможет спровоцировать размножение грибка и плесени на старой бумаге.

Архивирование

Лучшее место для хранения семейных документов там, где температура и влажность относительно постоянны. Избегайте света, влаги, тепла, дыма и пыли. Архивные коробки и металлические шкафы обеспечивают хорошую защиту от вредных элементов. Избегайте открытого хранения, где пыль и свет могут повредить старую бумагу.

Оцифруйте и расшифруйте

Создавать цифровые копии ваших писем можно, сканируя их планшетным сканером с разрешением 300 dpi в полноцветном режиме. Этот параметр позволяет корректировать выцветший почерк, улучшать видимость текста и печатать полноразмерные копии. Если страницы особенно хрупкие, попробуйте оцифровку с помощью приложения для смартфона.  Вот здесь мы писали про отличное приложение. Проиндексируйте  буквы, которые стерлись от времени, и пропишите их ручкой или карандашом.

Категоричное нет ламинированию

Одна вещь, которую вы должны избегать, это попытка сохранить любой важный ценный документ, путем его ламинирования. Сначала это выглядит неплохо, но в долгосрочной перспективе документ будет уничтожен по мере ухудшения ламинирования. Недавно я читала, что ряд архивов ведут большую борьбу против ламинирования, так как эта  техника портит документы.

Выбираем формат pdf, чтобы было удобнее работать

После сканирования сохраните файлы в универсальном формате, например pdf. Мой двоюродный брат обнаружил несколько десятков писем, собранных нашим общим предком, которые хранились в сарае. Письма оказались очень старыми, бумага пожелтела, отсырела, стала очень хрупкой. Мы осторожно отсканировали  их,  затем с помощью программного приложения перевели в формат pdf., и теперь работаем над их расшифровкой онлайн. Я уверена, что таким образом мы и информацию извлечем и оригинал сохраним.

Еще одно приложение для сканирования семейного архива

JoyFlip – новое бесплатное приложение iPhone для сканирования, на которое я обратила внимание, но пока еще не изучала его детально.  Оно имеет функцию флип-бока, которая позволяет сканировать заднюю сторону фотографий, и других документов. Камера автоматически создает снимки каждый раз, когда вы фокусируетесь на новом изображении.

Потерянные и найденные вещи

Недавно, при очередной поездке в село Ивановской области, мы обнаружили старинную коробку для писем. Ящичек находится в очень хорошем состоянии для своего возраста, хотя у него нет латунного крючка, бархатная обшивка изрядно истрепалась, обломились кусочки внешней обшивки, кусочек шпона откололся от замка.Мы предположили,что коробка принадлежала пра(5)деду моего заказчика. А это примерно 1820 – й год. Я считаю, что не все надо выбрасывать,чтобы освободить место новому. И этому мнению предшествовал мой опыт и знание тех случаев, когда люди торопились с решением выбросить старье, не разобравшись в его истории, а потом жалели. Мы поняли, что лучше потратить время, чтобы понять историю артефакта, историю его происхождения, прежде чем решить, выбросить его или восстановить.

                                          Старинный ящик для писем

Надеюсь, после реставрации ящика, современный владелец будет с гордостью показывать его другим, и просто наслаждаться тем, что это вещь принадлежала его далеким предкам.

А вот у  моего супруга в семейном архиве от мамы остались старые «развалившиеся»                   записные книжки… А что осталось у вас? И как вы храните семейные реликвии?

Поделиться ссылкой:

Вставить оглавление

Создать оглавление

1. Поместите курсор в то место, куда вы хотите добавить оглавление.

2. Перейти к Ссылки > Содержание . и выберите автоматический стиль.

3. Если вы вносите в документ изменения, которые влияют на оглавление, обновите оглавление, щелкнув правой кнопкой мыши оглавление и выбрав Обновить поле .

Чтобы обновить оглавление вручную, см. Обновление оглавления.

Если у вас отсутствуют записи

Отсутствующие записи часто возникают из-за того, что заголовки не отформатированы как заголовки.

1. Для каждого заголовка, который вы хотите в оглавлении, выберите текст заголовка.

2. Перейдите на страницу Home > Styles , а затем выберите Heading 1 .

3. Обновите оглавление.

Чтобы обновить оглавление вручную, см. Обновление оглавления.

Создать оглавление

Word использует заголовки в документе для создания автоматического оглавления, которое может обновляться при изменении текста заголовка, последовательности или уровня.

1. Щелкните в том месте, куда вы хотите вставить оглавление — обычно в начале документа.

2. Щелкните Ссылки > Оглавление , а затем выберите стиль Автоматическое оглавление из списка.

   Примечание: Если вы используете стиль «Ручное оглавление », Word не будет использовать ваши заголовки для создания оглавления и не сможет обновлять его автоматически.Вместо этого Word будет использовать текст-заполнитель для создания внешнего вида оглавления, чтобы вы могли вручную вводить каждую запись в оглавление. Чтобы обновить оглавление вручную, см. Обновление оглавления.

Если вы хотите отформатировать или настроить оглавление, вы можете это сделать. Например, вы можете изменить шрифт, количество уровней заголовков и необходимость показа пунктирных линий между записями и номерами страниц.

Если у вас отсутствуют записи

Отсутствующие записи часто возникают из-за того, что заголовки не отформатированы как заголовки.

1. Для каждого заголовка, который вы хотите в оглавлении, выберите текст заголовка.

2. Перейдите на страницу Home > Styles , а затем выберите Heading 1 .

3. Обновите оглавление.

Чтобы обновить оглавление вручную, см. Обновление оглавления.

В настоящее время нельзя вставить оглавление в Веб-приложение Word. Если вы хотите вставить в документ оглавление, вам нужно будет сделать это в настольном приложении. Однако вы можете обновить оглавление в Word в Интернете.

Если вы вносите в документ изменения, влияющие на оглавление, сделайте следующее:

1. Щелкните или коснитесь оглавления,

2. Перейдите к Ссылки > Оглавление и выберите Обновить оглавление .

Для более подробных способов обновления оглавления или создания оглавления используйте команду Открыть в Word , чтобы открыть документ в настольной версии Word (Windows или Mac).

Чтобы узнать больше, см. Шаги по созданию оглавления в Word для Windows или Mac.

25 лучших онлайн-вакансий для работы на дому в 2020 году

9. Писатель-фрилансер

Следующая работа на дому, которую вы можете попробовать, — это писать внештатный писатель.Я писатель-фрилансер и действительно не могу жаловаться. Я не могу сказать вам, сколько писателей-фрилансеров существует в мире, но могу сказать, что спрос исключительно высок и редко снижается — таким образом, написание текстов-фрилансеров становится все более популярным.

Сейчас более чем когда-либо нанимают писателей-фрилансеров для создания разнообразного контента для онлайн и офлайн использования. Некоторые из вещей, которые вы можете написать, включают новостные статьи, страницы веб-сайтов, материалы по продажам, отчеты об исследованиях, электронные письма клиентов, , написание резюме, , книги и множество других интересных вещей.

Несмотря на то, что у многих крупных веб-сайтов и предприятий есть собственные писатели, растет число сайтов, постоянно ищущих возможность нанять писателей-фрилансеров.

Прежде чем испытать удачу, убедитесь, что у вас есть портфолио работ, чтобы работодатели могли видеть ваше качество письма.

Письмо-фрилансер — одна из лучших онлайн-вакансий для мам, которые сидят дома, потому что вы можете работать в те часы, которые вам подходят, вместо того, чтобы указывать время.

Гонорары внештатных писателей сильно различаются, писатели начального уровня должны зарабатывать не менее 50 долларов за статью изначально , а опытные писатели могут зарабатывать до 1500 долларов за статью .Большинство писателей-фрилансеров в Интернете оплачивают за слово, поэтому чем больше вы пишете, тем больше вам платят.

Прежде чем вы начнете работать внештатным писателем, я рекомендую взглянуть на курсы (у них также есть бесплатные курсы) на Earnmorewriting.com.

10. Корректура

Как корректор, вы можете получить дополнительные деньги в Интернете, корректируя книги, статьи, контент веб-сайтов и многое другое.

В прошлом я уже делал некоторые корректуры, и это простая и удобная работа.

Кроме того, если вы относитесь к тому типу людей, которые могут очень быстро обнаруживать опечатки и грамматические ошибки, у вас все хорошо.

Кроме того, вам не нужна сертификация, чтобы сделать карьеру в области корректуры. В связи с огромным ростом количества веб-контента эта онлайн-работа пользуется большим спросом. Это означает, что вы можете сразу найти много клиентов. Что касается зарплаты, вы можете зарабатывать в среднем от 17,50 до 25 долларов в час .

ProofreadingServices — отличное место для поиска онлайн-вакансий по корректуре онлайн, и я настоятельно рекомендую бесплатный семинар от Кейтлин Пайл о том, как стать успешным корректором .

11. Ввод данных

Многие предприятия нуждаются в сотрудниках для выполнения задач ввода данных. Разумеется, онлайн-вакансии по вводу данных могут быть очень разнообразными и, возможно, связаны с инвентаризацией, журналами отгрузки, бизнес-планами, ведомостями посещаемости и всего остальным, о чем вы можете подумать.

Какие бы разные данные компания ни хотела хранить, они платят людям за то, чтобы они вводили эти данные в компьютеры. Все, что вам нужно, это компьютер и некоторые необходимые навыки работы с Microsoft Office для этого.

Как правило, специалисты по вводу данных в режиме онлайн получают зарплатуu00a0 от 30 000 до 45 000 долларов в год , в зависимости от их уровня знаний. Самое лучшее в заданиях по вводу данных онлайн — это то, что они никогда не заканчиваются. Если вам нравится такая работа, вы, вероятно, сможете найти много компаний, которые будут нуждаться в этом на долгие годы.

Clickworker — это рекомендуемое нами место, чтобы начать работу с онлайн-вводом данных.

Работа на дому (Исправленное эссе)

Некоторые говорят, что было бы лучше, если бы большинство сотрудников работали из дома, а не ездили на работу каждый день.Как вы думаете, преимущества работы на дому перевешивают недостатки?

Офис больше не был единственным местом работы, так как многие люди думают о работе из дома. Некоторые могут утверждать, что большинству сотрудников следует сменить место работы с офиса на дом. На мой взгляд, преимущества работы на дому могут наверняка превзойти недостатки по следующим причинам:

Многим людям намного удобнее работать из дома.Сотрудники могут сэкономить много времени и денег, поскольку им не нужно так часто путешествовать, а это означает, что у людей будет больше времени для работы и для себя. Сокращение количества поездок также поможет уменьшить пробки и загрязнение окружающей среды. Кроме того, работать дома не означает оставаться дома весь день, люди могут работать в своем саду или на заднем дворе, где им удобно работать. Более того, сотрудники испытывают меньший стресс, поскольку они сами решают, когда им работать, а когда отдыхать.Эти вещи помогут повысить производительность задач.
Работа на дому по-прежнему имеет некоторые недостатки. Например, работа из личного пространства уменьшит прямое взаимодействие между коллегами. Но проблема решается благодаря Интернету. На данный момент люди со всего мира могут легко общаться и работать с другими на расстоянии. Еще один недостаток — некоторые люди могут отвлекаться от работы из-за внешних факторов. Это требует, чтобы сотрудники были в высшей степени осведомлены о том, что они должны и не должны делать на своей оплачиваемой работе.

В заключение следует поощрять работу на дому, потому что преимущества перевешивают недостатки.

Исправленное эссе

Офис больше не был единственным местом работы, так как многие люди думают о работе из дома. Некоторые могут утверждать, что большинству сотрудников следует сменить место работы с офиса на дом. На мой взгляд, преимущества работы на дому могут наверняка превзойти недостатки по следующим причинам: различные причины.

• Первое предложение неточно. Это означает, что в прошлом люди не работали из дома; Однако на протяжении всей истории многие люди работали из дома, например классические романисты и художники.

• «Могу, конечно» — неформальное выражение, которое никак не влияет на точность вашего письма.

• Правильный глагол после слова «выгода» — это не «превосходить», а скорее «компенсировать», «перевешивать» или «превосходить».

Многим людям намного удобнее работать на дому. Сотрудники могут сэкономить много времени и денег, поскольку им не нужно так часто путешествовать, а это означает, что у людей будет больше времени для работы и для себя. Меньшее количество поездок также поможет уменьшить заторы на дорогах и уменьшить загрязнение окружающей среды. Кроме того, работать дома не означает оставаться дома весь день, люди могут работать в своем саду или на заднем дворе, где им удобно работать.Более того, сотрудники испытывают меньший стрессовый стресс, поскольку они могут решать, когда работать, а когда отдыхать, благодаря гибкому графику работы. Эти вещи помогут повысить производительность задач.

• Такие слова, как «удобный» или «удобный» слишком общие для использования в контексте написания IELTS. Как правило, лучше использовать другие слова.

• Длинные фразы, такие как «много времени и денег» (7 слов), считаются неформальными и двусмысленными.Попробуйте использовать более короткие выражения, например «экономия времени и рентабельность» (всего 3 слова).

• В формальном контексте «заторы» предпочтительнее «пробок». Находясь в одиночестве, слово «джем» можно понимать как вид еды. Всегда лучше использовать слово, которое имеет только одно значение, независимо от контекста.

• Третье предложение в этом основном абзаце — пример плохой сплоченности.«Пробки» — это не параллель с «загрязнителями окружающей среды». «Пробка» — это состояние (абстрактное), а не физический материал (доступный человеку), как «загрязняющие вещества». Следовательно, вам необходимо использовать другое условие, параллельное «пробке» («загрязнению окружающей среды»)

  .

• Четвертое предложение («Кроме того, работая в…») поместить во второй основной абзац. Автор адаптирует свои идеи, описывая преимущества работы из дома в первом основном абзаце, а затем перечисляя недостатки во втором основном абзаце, одновременно атакуя понятие этих недостатков.Такая идея («сыграть адвоката дьявола») хороша, но исполнение — нет. Подобная недостаточная согласованность затруднит вашу оценку по критерию согласованности и сплоченности.

• «Стресс» как «психологический стресс» — неисчислимое существительное.

• Постарайтесь сделать свое эссе более лаконичным, переписав часть предложения (S + V) в именную фразу. Например, «поскольку они сами решают, когда работать, а когда отдыхать» можно сократить до «с гибким рабочим графиком».

• Последнее предложение является избыточным и грамматическим.

Честно говоря, надомная работа по-прежнему имеет некоторые недостатки. Например, работа из личного пространства уменьшит прямое личное общение между коллегами. Однако проблема решается благодаря Интернету. На данный момент люди со всего мира могут легко общаться и работать с другими на расстоянии. Еще один недостаток — некоторые люди могут отвлекаться от работы из-за внешних факторов.Эта ситуация требует, чтобы сотрудники были высоко оценены за то, что они должны и не должны делать на своей оплачиваемой работе.

• Точнее описать работу из дома не «надомная работа», а «удаленная работа» или «удаленная работа». Автор упустил свой шанс улучшить оценку лексических ресурсов.

• Как правило, в контексте письма не начинайте предложение с короткого подчиненного союза («и», «или», «но», «для»).

• Третье предложение в этом абзаце очень нечеткое, особенно если следующее предложение не дает хорошего объяснения. Автор должен подробнее остановиться на достоинствах Интернета (социальное программное обеспечение, такое как «обмен мгновенными сообщениями», «программное обеспечение для совместной работы» и т. Д.).

• Автор не привел контраргументов в пользу понятия «люди могут отвлекаться от работы из-за внешних факторов». Чтобы не упомянуть, он не уточняет, что такое «внешние факторы».Опять же слабая сплоченность.

• Не следует просто указывать «это» в качестве подлежащего. Этот тип грамматической ошибки называется «нечеткое антецедент» или «нечеткое афорическое существительное», и ее следует избегать, расширяя подлежащее такими словами, как «условие», «ситуация», «проблема» и т. Д.

В заключение, следует поощрять работу на дому, потому что преимущества перевешивают недостатки.

Как сесть за компьютер

Мы видим слишком много травм на рабочем месте, которых можно было бы избежать.А профилактика лучше лечения. Вот контрольный список из четырех шагов, который вы можете выполнить на своем рабочем месте, чтобы убедиться, что вам комфортно, безопасно и продуктивно в офисе.

ШАГ 1. Ваше кресло

• Отведите бедра назад, насколько это возможно в кресле.
• Отрегулируйте высоту сиденья так, чтобы ступни стояли на полу, а колени были на уровне бедер или немного ниже их.
• Отрегулируйте спинку стула под углом наклона 100 ° -110 °.Убедитесь, что ваша верхняя и нижняя части спины поддерживаются. При необходимости используйте надувные подушки или небольшие подушки. Если у вас есть активный механизм спинки на стуле, используйте его для частой смены положения.
• Отрегулируйте подлокотники (если есть) так, чтобы ваши плечи были расслаблены. Если вам мешают подлокотники, снимите их.

ШАГ 2. Ваша клавиатура

Шарнирный лоток для клавиатуры может обеспечить оптимальное расположение устройств ввода. Однако он должен вмещать мышь, обеспечивать свободное пространство для ног и иметь механизм регулировки высоты и наклона.Лоток не должен слишком сильно отталкивать вас от других рабочих материалов, например от телефона.

• Поднимитесь ближе к клавиатуре.
• Расположите клавиатуру прямо перед собой.
• Определите, какой раздел клавиатуры вы используете чаще всего, и отрегулируйте клавиатуру так, чтобы часть клавиатуры находилась по центру вашего тела.
• Отрегулируйте высоту клавиатуры так, чтобы плечи были расслаблены, локти были слегка приоткрыты (от 100 ° до 110 °), а запястья и руки были прямыми.
• Наклон клавиатуры зависит от вашего положения сидя. Для регулировки наклона используйте механизм лотка клавиатуры или ножки клавиатуры. Если вы сидите в прямом или прямом положении, попробуйте наклонить клавиатуру от себя под отрицательным углом. Если вы откинулись назад, небольшой положительный наклон поможет сохранить прямое положение запястья.
• Упоры для запястий помогают сохранять нейтральную позу и накрывать твердые поверхности. Однако подставку для запястий следует использовать только для отдыха ладонями рук между нажатиями клавиш.Во время набора текста не рекомендуется опираться на подлокотник. Избегайте использования слишком широких упоров для рук или упоров для рук, которые выше, чем пробел на клавиатуре.
• Поместите указатель как можно ближе к клавиатуре. Поместите его на слегка наклонную поверхность или используйте на мостике для мыши, расположенном над 10-клавишной панелью, может помочь приблизить его.

Если у вас нет полностью регулируемого поддона для клавиатуры, вам может потребоваться отрегулировать высоту рабочей станции, высоту вашего стула или использовать подушку сиденья, чтобы занять удобное положение.Не забудьте использовать подставку для ног, если у вас болтаются ноги.

ШАГ 3. Экран, документ и телефон

Неправильное расположение экрана и исходных документов может привести к неудобной позе. Отрегулируйте экран и исходные документы так, чтобы ваша шея находилась в нейтральном расслабленном положении.

• Расположите экран по центру прямо перед собой над клавиатурой.
• Расположите верхнюю часть экрана примерно на 2-3 дюйма выше уровня глаз сидящего. (Если вы носите бифокальные очки, опустите экран до уровня, удобного для чтения.)
• Сядьте как минимум на расстоянии вытянутой руки от экрана, а затем отрегулируйте расстояние в соответствии с вашим видением.
• Уменьшите блики, осторожно расположив экран. Расположите исходные документы прямо перед собой, между экраном и клавиатурой, с помощью встроенной стойки для копирования. Если места недостаточно, поместите исходные документы на держатель документов, расположенный рядом с экраном.
  • Поместите экран под прямым углом к ​​окнам
  • При необходимости отрегулируйте шторы или жалюзи
  • Отрегулируйте вертикальный угол экрана и элементы управления экраном для минимизации бликов от верхнего света
  • Другие методы уменьшения бликов включают использование бликов из оптического стекла, светофильтров или вспомогательных фонарей
• Разместите телефон под рукой.Телефонные стойки или подлокотники могут помочь.
• Используйте гарнитуры и громкоговоритель, чтобы не переносить трубку.

ШАГ 4: Паузы и перерывы

После того, как вы правильно настроили компьютерное рабочее место, используйте хорошие рабочие привычки. Независимо от того, насколько идеальной является окружающая среда, длительные статические позы препятствуют кровообращению и негативно влияют на ваше тело.

• Делайте короткие 1-2-минутные перерывы на растяжку каждые 20-30 минут. После каждого часа работы делайте перерыв или меняйте задачи хотя бы на 5-10 минут.Во время обеденных перерывов всегда старайтесь отойти от компьютера.
• Чтобы избежать утомления глаз, периодически отдыхайте и меняйте фокусировку глаз. Отведите взгляд от монитора и сфокусируйтесь на чем-то вдалеке.
• Дайте отдых глазам, прикрыв их ладонями на 10-15 секунд.
• При работе соблюдайте правильную осанку. Продолжайте двигаться как можно дольше.